件名 (Tiêu đề):

ミーティング場所のご確認

Xác nhận địa điểm của cuộc họp

内容 (Nội dung):

この度は、エコプロジェクトでお世話になります。秀和株式会社建設部の渡辺和也です。

Chúng tôi rất mong được hợp tác với quý công ty trong Dự án Eco. Tôi là Kazuya Watanabe từ Phòng Xây dựng của Công ty Showa.

さて、来る8月10日（木）、御社会議室にて行われる「エコプロジェクト第一回ミーティング」にお声をかけていただきありがとうございます。

Cảm ơn quý công ty đã mời chúng tôi tham gia cuộc họp đầu tiên của “Dự án Eco” tại phòng họp của quý công ty vào ngày 10 tháng 8 (Thứ Năm).

初めて御社をお訪ねするにあたり、HPを拝見いたしました。

Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi đến thăm quý công ty, tôi đã xem qua trang web của quý công ty.

御社には本社ビルの他、別館、新館もあるとのことですが、ミーティングはどちらの建物で行われますでしょうか？

Tôi thấy rằng quý công ty có trụ sở chính, tòa nhà phụ và tòa nhà mới. Cuộc họp sẽ được tổ chức tại tòa nhà nào?

先日の電話では、「3階会議室にて」としか伺っておらず、おそらく私の不注意で詳しいご案内を聞きもらしたものかと思います。

Trong cuộc gọi trước, tôi chỉ nghe rằng cuộc họp sẽ diễn ra tại “phòng họp tầng 3”. Có lẽ tôi đã không chú ý và bỏ lỡ thông tin chi tiết.

お手数をおかけいたしますが、ご教示のほどよろしくお願いいたします。

Xin lỗi vì sự bất tiện này, mong quý công ty chỉ dẫn thêm cho chúng tôi.

当日、皆様にお目にかかれますことを楽しみにいたしております。

Chúng tôi mong được gặp quý công ty vào ngày hôm đó.

ポイント (Điểm quan trọng):

• 情報不足は自分の落ち度、とのスタンスで
  Giả định rằng thiếu thông tin là do lỗi của mình

相手を訪問するのに詳しいことが分からない、という場合の問い合わせメールです。相手の説明が不足もしくは不明の場合でも「自分が聞き落としたのではないか」という姿勢で婉曲に尋ねましょう。相手を尊重する姿勢で尋ねれば、相手も「自分の伝え方が悪かった」と素直に思えるものです。
Đây là email hỏi khi bạn không biết chi tiết về nơi sẽ đến thăm. Ngay cả khi thông tin của đối phương không rõ ràng hoặc thiếu, hãy giả định rằng “có lẽ mình đã bỏ lỡ” và hỏi một cách khéo léo. Nếu bạn hỏi với thái độ tôn trọng, đối phương cũng sẽ dễ dàng nhận ra rằng “có lẽ cách mình truyền đạt chưa tốt”.

---

言い換えフレーズ例｜Ví dụ về các cách diễn đạt thay thế

その1. ホームページ閲覧を伝えるフレーズ｜Cụm từ thông báo đã xem trang web

「行き方は、御社HPご掲載の地図にて、詳しく知ることができました。」
“Tôi đã tìm hiểu chi tiết về cách đến qua bản đồ trên trang web của quý công ty.”

• 説明 (Giải thích):
  HPから情報を得たことを伝えるフレーズです。相手への敬意を、「御社HPご掲載」と敬語を用いて示します。また「詳しく分かった」と言えば、HPの良さを伝えることにもなります。
  Đây là cụm từ để truyền đạt rằng bạn đã lấy thông tin từ trang web. Sử dụng kính ngữ như “御社HPご掲載” thể hiện sự tôn trọng đối với đối phương. Ngoài ra, nói rằng “đã hiểu chi tiết” cũng là cách khen ngợi trang web của họ.

その2. 詳細な場所を尋ねるフレーズ｜Cụm từ hỏi về địa điểm chi tiết

「中央ビルには御社のフロアーが複数階あるようですが、何階に伺えばよいか、念のためお伺いいたします。」
“Tòa nhà trung tâm có nhiều tầng thuộc công ty quý vị, xin vui lòng cho biết chúng tôi nên đến tầng nào.”

• 説明 (Giải thích):
  訪問先の詳細に疑問がある場合の尋ね方のフレーズです。「行けば分かるだろう」ということで、思わぬところで迷って遅刻する恐れもあります。「念のため」と、その点への配慮を含めた尋ね方です。
  Đây là cụm từ hỏi khi có nghi ngờ về chi tiết nơi đến. Nếu bạn nghĩ “đến đó sẽ biết”, có thể sẽ bị lạc và đến muộn. Sử dụng “念のため” để bao gồm cả sự cẩn thận trong cách hỏi.

その3. 相手を立てながら質問するフレーズ｜Cụm từ hỏi lại một cách lịch sự

「ご案内くださいったとは思いますが、再度確認させていただければ幸いです。」
“Tôi nghĩ rằng quý công ty đã hướng dẫn, nhưng xin vui lòng xác nhận lại.”

• 説明 (Giải thích):
  相手が詳細を伝え忘れたかもしれない場合の尋ね方です。「教えてもらっていない」と言うと、相手を非難するように受け取られます。「自分が忘れたかもしれない」とのスタンスで尋ねて、謙虚な姿勢を示します。
  Đây là cách hỏi khi có thể đối phương đã quên cung cấp chi tiết. Nói “chưa được hướng dẫn” có thể bị hiểu là chỉ trích đối phương. Hãy hỏi với tư thế “có thể tôi đã quên” để thể hiện sự khiêm tốn.

その4. 返答を願うフレーズ｜Cụm từ mong nhận được phản hồi

「ご多忙のところこのようなお願いで大変恐縮ではございますが、宜しくお願い致します。」
“Tôi rất xin lỗi vì đã làm phiền quý công ty trong lúc bận rộn, nhưng xin vui lòng giúp đỡ.”

• 説明 (Giải thích):
  「つまらないことを聞いて申し訳ないが」との謙虚な気持ちを伝えるフレーズです。
  Đây là cụm từ để truyền đạt sự khiêm tốn như “tôi xin lỗi vì đã hỏi điều không quan trọng”.

Check｜Kiểm tra

ファイルを添付する際には、必ず「添付した」と文中に明記しましょう。添付したつもりがうっかり忘れていたとか、添付したのに相手に届いていなかったというケースもあります。
Khi gửi file đính kèm, hãy chắc chắn ghi rõ “đã đính kèm” trong văn bản. Đôi khi bạn có thể quên đính kèm hoặc file đính kèm không đến được đối phương.