件名 (Tiêu đề):

返品、交換のおたずね

Hỏi về việc trả hàng và đổi hàng

内容 (Nội dung):

お世話になっております。秀和株式会社資材部の斉藤一郎と申します。

Kính gửi quý công ty, tôi là Ichiro Saito từ Phòng Vật tư của Công ty Showa.

さてこの度、御社カタログの中からコーヒーメーカー（品番A-11）を15件発注し、本日納品していただきました。

Chúng tôi đã đặt hàng 15 máy pha cà phê mã số A-11 từ danh mục sản phẩm của quý công ty và đã nhận hàng hôm nay.

しかしながら、御社のカタログに表示してあるサイズより、現品の背丈が3cm高くなっています。

Tuy nhiên, kích thước của sản phẩm thực tế cao hơn 3cm so với kích thước được hiển thị trong danh mục của quý công ty.

そのため、設置予定の場所に納まりません。

Vì vậy, chúng tôi không thể đặt sản phẩm vào vị trí dự định.

至急、カタログに表示してあるサイズのものと交換していただけますようお願いいたします。

Chúng tôi xin đề nghị quý công ty đổi sản phẩm đúng kích thước như hiển thị trong danh mục.

弊社業務の都合上、6月10日までに15件全ての交換を希望いたします。

Do yêu cầu công việc, chúng tôi mong muốn đổi tất cả 15 sản phẩm trước ngày 10 tháng 6.

なお、弊社指定日までに全品の交換が不可能な場合は返品しますので、返金をお願いいたします。

Nếu không thể đổi toàn bộ sản phẩm trước ngày này, chúng tôi xin trả lại hàng và yêu cầu hoàn tiền.

交換の可否につきましては、明日までにご返答いただけますよう、よろしくお願いいたします。

Xin vui lòng phản hồi về khả năng đổi hàng trước ngày mai.

ポイント (Điểm quan trọng):

• 簡潔に期日を切って要望を伝える
  Truyền đạt yêu cầu một cách ngắn gọn và rõ ràng về thời hạn

注文品がカタログ記載のものとは違ったとのケースです。相手の落ち度ですが、その点を非難するよりも事務的な対処を迅速に求めたい場合の文例です。冷静に事実を述べ、自社側の要望を明確に期限をつけて伝えます。
Đây là trường hợp sản phẩm nhận được không giống với mô tả trong danh mục. Mặc dù lỗi thuộc về đối phương, nhưng thay vì chỉ trích, bạn nên yêu cầu giải quyết một cách nhanh chóng. Hãy nêu rõ sự thật một cách bình tĩnh và truyền đạt yêu cầu của mình kèm theo thời hạn cụ thể.

---

言い換えフレーズ例｜Ví dụ về các cách diễn đạt thay thế

その1. 商品についての事実を述べるフレーズ｜Cụm từ nêu rõ sự thật về sản phẩm

「現品を測定したところ、カタログ記載サイズとは3センチ以上の差があります。」
“Khi đo sản phẩm thực tế, chúng tôi thấy có sự chênh lệch hơn 3cm so với kích thước ghi trong danh mục.”

• 説明 (Giải thích):
  不満な点を伝えるフレーズですが、感情的にならず、事実のみを冷静に記述します。
  Đây là cụm từ để nêu rõ điểm không hài lòng, nhưng diễn đạt một cách bình tĩnh và chỉ trình bày sự thật.

その2. 自社側の要望を伝えるフレーズ｜Cụm từ truyền đạt yêu cầu của công ty mình

「弊社といたしましては、6月10日までに交換が完了しませんと業務に支障をきたします。」
“Nếu không hoàn tất việc đổi hàng trước ngày 10 tháng 6, công việc của chúng tôi sẽ bị ảnh hưởng.”

• 説明 (Giải thích):
  期日を上げ、それまでに対応してもらわないと困る状況を簡潔に伝えます。相手に配慮と迅速な対応を求めるフレーズです。
  Đưa ra thời hạn và truyền đạt một cách ngắn gọn rằng bạn sẽ gặp rắc rối nếu không được xử lý trước thời hạn này. Đây là cụm từ để yêu cầu đối phương quan tâm và giải quyết nhanh chóng.

その3. 状況に応じた対処を求めるフレーズ｜Cụm từ yêu cầu xử lý tùy theo tình huống

「交換ができない場合は、迅速に返品に応じていただけますようお願いいたします。」
“Nếu không thể đổi sản phẩm, xin vui lòng nhanh chóng xử lý việc trả hàng.”

• 説明 (Giải thích):
  状況により二通りの対処が考えられる場合のフレーズです。どのような場合にはどうしてほしい、と誤解のないように伝えます。
  Đây là cụm từ cho trường hợp có hai phương án xử lý tùy theo tình huống. Hãy truyền đạt rõ ràng bạn muốn họ làm gì trong mỗi trường hợp để tránh nhầm lẫn.

その4. 返答を求めるフレーズ｜Cụm từ yêu cầu phản hồi

「まずは交換が可能かどうか、至急ご連絡ください。」
“Xin vui lòng cho biết liệu có thể đổi hàng hay không càng sớm càng tốt.”

• 説明 (Giải thích):
  状況により複数の対処や手続きが生じるケースでは、それらすべてに対して返答や説明を求めると、対応が遅延することもあります。そこで場合によっては、「まずその部分だけ」と範囲を限定して返答を求めます。
  Trong trường hợp có nhiều phương án xử lý hoặc thủ tục, yêu cầu phản hồi hoặc giải thích cho tất cả có thể làm chậm trễ xử lý. Trong trường hợp này, hãy giới hạn phạm vi và yêu cầu phản hồi về phần cụ thể trước.

NG例｜Ví dụ không nên sử dụng

「交換か返品、どちらかにしていただきたいのですが。」
“Chúng tôi muốn quý công ty chọn giữa đổi hoặc trả hàng.”

• 説明 (Giải thích):
  自社側の希望をまず明確にしておかないと、相手も対処に困ります。また、先方に選択の余地を与えると、こちらに不都合な交渉になることもあります。
  Nếu không xác định rõ yêu cầu của mình trước, đối phương sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý. Ngoài ra, việc cho đối phương lựa chọn có thể dẫn đến các cuộc đàm phán bất lợi cho bạn.