件名 (Tiêu đề):

「キラリ」在庫状況についてのお知らせ

Thông báo về tình trạng hàng tồn kho của “Kirari”

内容 (Nội dung):

秀和株式会社販売部主任の高田美智子です。平素より大変お世話になっております。

Tôi là Michiko Takada, Trưởng phòng Kinh doanh của Công ty Showa. Xin cảm ơn sự hỗ trợ của quý công ty.

さて、このたびは商品「キラリ」30セットのご購入をお考えとのこと、お問い合わせいただきましてありがとうございます。

Cảm ơn quý công ty đã liên hệ về việc mua 30 bộ sản phẩm “Kirari”.

さっそく在庫を調べましたところ、「キラリ」は20セットについては、ご指定の期日9月16日（木）までに納品することが可能です。

Chúng tôi đã kiểm tra kho và thấy rằng có thể giao 20 bộ “Kirari” trước ngày 16 tháng 9 (Thứ Năm) như yêu cầu.

しかし残り10セットは、現在のところ在庫がなく、9月22日（水）までお待ちいただければお納めできる見込みでございます。

Tuy nhiên, hiện tại chúng tôi không còn 10 bộ còn lại, và dự kiến sẽ có thể giao chúng trước ngày 22 tháng 9 (Thứ Tư).

以上のような状況でございますので、ご検討のほどお願いいたします。

Đây là tình hình hiện tại, xin quý công ty xem xét.

取り急ぎ、在庫状況についてご連絡いたします。

Chúng tôi xin thông báo nhanh về tình trạng hàng tồn kho.

すぐにご要望に添えず申し訳ありませんが、またのご連絡、ご注文を心よりお待ち申し上げます。

Chúng tôi xin lỗi vì không thể đáp ứng ngay yêu cầu của quý công ty và mong nhận được sự liên hệ và đặt hàng của quý công ty trong tương lai.

ポイント (Điểm quan trọng):

• 状況を簡潔に、前向きに伝える
  Trình bày tình hình một cách ngắn gọn và tích cực

顧客からの問い合わせに回答するメールです。要望通りの在庫がない場合には、できるだけ相手の要望に添えるような代案を提示します。「在庫がない」で終わらせず入荷予定を伝えたり、納期変更の可能性を尋ねるなど相手に働きかけ、回答後もコミュニケーションをとり続けられるような文面にします。
Đây là email trả lời câu hỏi từ khách hàng. Khi không có đủ hàng tồn kho theo yêu cầu, hãy đưa ra phương án thay thế phù hợp nhất có thể. Đừng chỉ dừng lại ở việc “không có hàng”, mà hãy thông báo về kế hoạch nhập hàng hoặc hỏi về khả năng thay đổi ngày giao hàng để duy trì giao tiếp với khách hàng sau khi trả lời.

---

言い換えフレーズ例｜Ví dụ về các cách diễn đạt thay thế

その1. 問い合わせのお礼を伝えるフレーズ｜Cụm từ cảm ơn khi nhận được liên hệ

「このたびは弊社商品についてご検討くださるとのこと、ありがとうございます。」
“Cảm ơn quý công ty đã xem xét sản phẩm của chúng tôi.”

• 説明 (Giải thích):
  在庫状況を聞かれた場合に使用するフレーズです。この段階では注文に至るかどうか分からないので、検討対象としてくれたことに感謝を示します。
  Đây là cụm từ sử dụng khi khách hàng hỏi về tình trạng hàng tồn kho. Ở giai đoạn này, vì chưa biết liệu khách hàng có đặt hàng hay không, hãy bày tỏ lòng biết ơn vì họ đã xem xét sản phẩm.

その2. 今後の見込みを伝えるフレーズ｜Cụm từ thông báo về dự kiến tương lai

「キラリは今後の入荷が未定となっております。来週月曜日には入荷予定がわかりますので、ご返答をお待ちいただくことは可能でしょうか？」
“Hiện tại, chúng tôi chưa xác định được thời gian nhập hàng tiếp theo của Kirari. Đến thứ Hai tuần sau chúng tôi sẽ biết thời gian dự kiến nhập hàng, quý công ty có thể chờ phản hồi từ chúng tôi được không?”

• 説明 (Giải thích):
  入荷が未定の場合のフレーズです。その場合も、単に「未定」と伝えるだけでなく、できるだけ情報提供し、相手の要望を聞う姿勢を示します。
  Đây là cụm từ sử dụng khi thời gian nhập hàng chưa xác định. Thay vì chỉ nói “chưa xác định”, hãy cung cấp thông tin cụ thể nhất có thể và thể hiện thái độ sẵn sàng lắng nghe yêu cầu của khách hàng.

その3. 代案を示すフレーズ｜Cụm từ đề xuất phương án thay thế

「あいにくキラリは在庫がございませんが、太陽メーカーの『ヒカット』でしたら、期日までに30セットご用意できます。」
“Rất tiếc chúng tôi không còn hàng Kirari, nhưng nếu là sản phẩm ‘Hikattu’ của nhà sản xuất Taiyo, chúng tôi có thể chuẩn bị 30 bộ trước thời hạn.”

• 説明 (Giải thích):
  代替品を提案することにより、相手は「親切な対応をしてもらった」と感じます。また「金額は1セットあたり650円と、キラリよりもお安くなっております」などと情報提供できると、なお良いでしょう。
  Đề xuất sản phẩm thay thế sẽ giúp khách hàng cảm thấy bạn đã có sự phục vụ chu đáo. Ngoài ra, nếu có thể cung cấp thêm thông tin như “sản phẩm này có giá 650 yên mỗi bộ, rẻ hơn Kirari”, sẽ càng tốt hơn.

その4. 返信を促すフレーズ｜Cụm từ khuyến khích phản hồi

「折り返しのご連絡をいただきたく、お待ち申し上げております。」
“Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ quý công ty.”

• 説明 (Giải thích):
  先方の要望に添えない返答をした場合は、相手がそのまま連絡しないで終了してしまう場合もあります。なんらかの返答をもらい今後も接触を保てるよう、促す言葉を添えましょう。
  Khi bạn không thể đáp ứng yêu cầu của đối phương, họ có thể không liên lạc lại và việc trao đổi kết thúc. Hãy thêm lời khuyến khích để nhận được phản hồi và duy trì liên hệ trong tương lai.