045. 担当者を変更する Thông báo thay đổi người phụ trách

件名：担当者変更のご連絡

Chủ đề: Thông báo thay đổi người phụ trách

平素は弊社業務にご支援、ご協力を賜りありがとうございます。
Xin chân thành cảm ơn quý vị đã hỗ trợ và hợp tác với công ty chúng tôi trong thời gian qua.

さて、このたび人事異動に伴い、御社担当の者が交代することとなりましたので、お知らせ申し上げます。
Vì lý do luân chuyển nhân sự, chúng tôi xin thông báo rằng người phụ trách công việc của quý công ty sẽ được thay đổi.

これまで御社を担当させていただいておりました当課の岩崎孝明は、3月31日付きをもちましてその任を終えることとなりました。
Ông Iwasaki Takaaki, người đã phụ trách công việc với quý công ty, sẽ kết thúc nhiệm vụ vào ngày 31 tháng 3.

岩崎が大変お世話になりましたこと、改めてお礼申し上げます。
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý vị đối với ông Iwasaki.

翌4月1日より、新たに谷川正信が担当させていただきます。
Từ ngày 1 tháng 4, ông Tanigawa Masanobu sẽ đảm nhận vai trò mới.

谷川からは着任後にあらためてご連絡を差し上げ、ご挨拶にお伺いしますが、まずはとりいそぎメールにてお知らせ申し上げます。
Ông Tanigawa sẽ liên hệ lại với quý vị sau khi nhận nhiệm vụ và sẽ đến chào hỏi, nhưng trước tiên xin thông báo qua email.

岩崎が担当させていただきました間、何かと至らぬ点もあったかとは存じますが、それにもかかわらず引き立て下さい、ありがとうございました。
Trong thời gian ông Iwasaki phụ trách, có thể đã có những thiếu sót, xin cảm ơn quý vị đã thông cảm và ủng hộ.

今後とも倍旧のご愛顧をよろしくお願い申し上げます。
Rất mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ của quý vị trong tương lai.

Point

Điểm lưu ý

前任者への感謝を述べつつ後任を紹介

Bày tỏ lòng cảm ơn đối với người tiền nhiệm và giới thiệu người kế nhiệm

担当者が交代する際の、事前の連絡メールです。こうした際に連絡が不十分だと、相手に不安や不満を与えることがあります。前任者が引き立ててくれたことへの感謝を丁寧に述べて、会社としての貢献に感謝を伝え、後任者も信頼してもらえるようにしましょう。
Đây là email thông báo trước về việc thay đổi người phụ trách. Nếu thông báo không đầy đủ, có thể gây ra sự lo lắng hoặc không hài lòng cho đối tác. Hãy bày tỏ lòng cảm ơn đối với sự hỗ trợ của người tiền nhiệm một cách chân thành, thể hiện sự đánh giá cao của công ty, và đảm bảo rằng người kế nhiệm cũng sẽ nhận được sự tin tưởng từ phía đối tác.

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1 担当者の交代を伝えるフレーズ

Ví dụ 1: Cụm từ thông báo thay đổi người phụ trách

「御社担当の者を交代させていただきたく、ご連絡申し上げます。」
“Chúng tôi xin thông báo về việc thay đổi người phụ trách quý công ty.”

「～させていただく」と相手の許可を受ける形にした婉曲な表現です。自社側の一方的な決定ですが、ひとつ遠慮を含めた場合のフレーズです。
Đây là cách diễn đạt lịch sự, yêu cầu sự chấp thuận từ phía đối tác mặc dù quyết định được đưa ra từ phía công ty bạn.

その2 前任者の異動を伝えるフレーズ

Ví dụ 2: Cụm từ thông báo sự thay đổi vị trí của người phụ trách trước

「岩崎は、4月1日付で札幌支店長として赴任することになりました。」
“Ông Iwasaki sẽ nhận nhiệm vụ mới làm Trưởng chi nhánh Sapporo từ ngày 1 tháng 4.”

前任者が退職や降格の場合には、本文のように異動後に触れない表現を選びます。昇進、栄転などで今後も相手との付き合いがある場合には、異動後の担当業務や職位を伝えます。
Trong trường hợp người phụ trách trước nghỉ việc hoặc bị giáng chức, hãy sử dụng cách diễn đạt không đề cập đến vị trí mới. Nếu là thăng chức hoặc chuyển công tác mà vẫn tiếp tục làm việc với đối tác, hãy thông báo về công việc và chức vụ mới.

その3 前任者の仕事ぶりを反省し感謝するフレーズ

Ví dụ 3: Cụm từ bày tỏ sự cảm ơn và xin lỗi về công việc của người phụ trách trước

「何かと行き届かずご迷惑をおかけしたこともありましたが、」
“Chúng tôi xin lỗi vì những thiếu sót và phiền hà trong thời gian qua,”

前任者の仕事ぶりについて反省や謝罪の気持ちを表すフレーズで、こう述べてから感謝につなげばよば。特に、実際にミスなどがあった場合には、改めて上司として謝罪の気持ちを述べましょう。
Đây là cụm từ thể hiện sự xin lỗi và phản ánh về công việc của người phụ trách trước, sau đó chuyển sang lời cảm ơn. Đặc biệt, nếu có sai sót thực sự, hãy bày tỏ lời xin lỗi với tư cách là cấp trên.

その4 今後の取引、支援を頼むフレーズ

Ví dụ 4: Cụm từ yêu cầu sự hỗ trợ và hợp tác trong tương lai

「新任の谷川につきましても、引き続きご指導くださいますようお願い申し上げます。」
“Xin quý công ty tiếp tục hướng dẫn và hỗ trợ ông Tanigawa, người sẽ đảm nhận vai trò mới.”

新任者の氏名を挙げて、前任者同様に引き立ててほしいと伝えるフレーズです。不慣れな新人であれば「指導してほしい」とより婉曲に述べます。
Đây là cụm từ yêu cầu sự hỗ trợ cho người mới, như đã hỗ trợ người trước. Nếu là người mới chưa quen việc, hãy diễn đạt một cách khéo léo hơn rằng cần sự “hướng dẫn”.

NG例

Ví dụ không nên sử dụng

「今後とも一層のご尽力をいただければ幸いと存じます。」
“Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác nhiều hơn nữa từ quý vị.”

「ご尽力」は相手のために尽くすことですので、社外の人に「尽力してください」と頼むことはできません。力を貸して欲しい場合は「ご支援」「お力添え」などを用います。
“ご尽力” có nghĩa là nỗ lực vì người khác, vì vậy không thể yêu cầu người ngoài “hãy nỗ lực”. Nếu muốn nhờ sự giúp đỡ, hãy dùng các từ như “ご支援” hoặc “お力添え”.