件名：勤怠管理システム変更のお知らせ

Chủ đề: Thông báo thay đổi hệ thống quản lý chấm công

社員各位
Kính gửi toàn thể nhân viên,

おはようございます。総務部部長の和田です。
Chào buổi sáng. Tôi là Wada, Trưởng phòng Hành chính.

来週6月1日（火）よりタイムカードを廃止し、オンライン勤怠管理システムに移行します。それに伴う作業についてご案内します。
Từ thứ Ba, ngày 1 tháng 6 tới, chúng ta sẽ bỏ thẻ chấm công và chuyển sang hệ thống quản lý chấm công trực tuyến. Xin thông báo về các công việc liên quan.

次の3つの作業を、各自必ず実施してください。
Mỗi người vui lòng thực hiện 3 công việc sau đây.

1つでも欠けると、出社時刻が記録されませんので注意してください。
Nếu thiếu một trong ba công việc này, thời gian vào làm sẽ không được ghi lại, xin chú ý.

1. パスワード設定：システムにログインしパスワードを設定します。
   Thiết lập mật khẩu: Đăng nhập vào hệ thống và thiết lập mật khẩu.
2. 打刻テスト：パスワードでシステムにログインし「退出」ボタンを押して、退出時刻が画面上に記録されることを確認します。
   Kiểm tra chấm công: Đăng nhập vào hệ thống bằng mật khẩu, nhấn nút “退出” và xác nhận thời gian ra khỏi được ghi lại trên màn hình.

＊上記の2点は必ず、5月31日（月）中に実施してください。
Hai điểm trên phải được thực hiện trước ngày thứ Hai, 31 tháng 5.

1. システムの始動。6月1日（火）出社時にログインし、画面右上の「始動」ボタンを押します。
   Bắt đầu sử dụng hệ thống: Đăng nhập vào hệ thống vào ngày thứ Ba, 1 tháng 6, và nhấn nút “始動” ở góc trên bên phải màn hình.

以上の作業について不明な点や、万一誤作動があった場合は、総務部までお知らせください。また、5月31日に出張等で不在予定の方もお申し出ください。担当者は私、和田と鈴木さんです。ご協力よろしくお願いします。
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về các công việc trên hoặc nếu xảy ra lỗi, vui lòng liên hệ với bộ phận Hành chính. Ngoài ra, những người không có mặt vào ngày 31 tháng 5 do đi công tác, vui lòng thông báo. Người phụ trách là tôi, Wada, và ông Suzuki. Rất mong sự hợp tác của các bạn.

---

Point

Điểm lưu ý

---

箇条書きで順番ごとに整理して伝える

Trình bày từng bước một cách rõ ràng

社員全員に作業の実施を通知、指示するメールです。読む人が順序よく作業できるよう、箇条書き形式を使うとよいでしょう。また、指示通りにできない事情のある人への配慮も忘れないようにします。
Đây là email thông báo và hướng dẫn công việc cho toàn thể nhân viên. Để người đọc có thể thực hiện công việc theo thứ tự, hãy sử dụng cách trình bày dạng gạch đầu dòng. Ngoài ra, đừng quên lưu ý đến những người không thể thực hiện theo hướng dẫn.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế

---

その1 要点を箇条書きに述べるフレーズ

Ví dụ 1: Cụm từ liệt kê các điểm chính

「実施していただく作業は、次の3点です。」
“Các công việc cần thực hiện gồm 3 điểm sau.”

詳細を伝える前に要点の数を上げたフレーズです。最初に数を示すことで読み手に心構えができ、要点が確実に伝わります。
Đây là cụm từ liệt kê số lượng điểm chính trước khi truyền đạt chi tiết. Bằng cách đưa ra con số trước, người đọc có thể chuẩn bị tâm lý và đảm bảo các điểm chính được truyền đạt rõ ràng.

---

その2 注意点を強調して伝えるフレーズ

Ví dụ 2: Cụm từ nhấn mạnh các điểm cần chú ý

「一部でも手順が前後しますと、正常に作動しませんので、」
“Nếu làm sai thứ tự, hệ thống sẽ không hoạt động bình thường.”

忙しい職場内では、メール文も読み飛ばしてしまう人がいないとも限りません。「だいたいでよいだろう」という気の緩みをなくしてもらうような文章に工夫します。
Trong môi trường làm việc bận rộn, không thể tránh khỏi việc có người đọc lướt qua email. Hãy viết sao cho loại bỏ được suy nghĩ “có lẽ làm đại khái cũng được”.

---

その3 注意点を補足して伝えるフレーズ

Ví dụ 3: Cụm từ bổ sung các điểm cần chú ý

「1）、2）を、31日中に必ず実施のこと。」
“Phải thực hiện các công việc 1) và 2) trước ngày 31.”

本文では「～ください」と丁寧に依頼していますが、これは依頼の形にせず要点だけを述べたフレーズです。こうした書き方でインパクトを与えることも、確実な実行を促す工夫です。
Trong phần chính, cụm từ “～ください” được sử dụng để yêu cầu một cách lịch sự, nhưng đây là cụm từ chỉ nêu điểm chính mà không có hình thức yêu cầu. Cách viết này tạo ra ấn tượng mạnh và thúc đẩy việc thực hiện chắc chắn.

---

その4 事情のある社員に配慮するフレーズ

Ví dụ 4: Cụm từ lưu ý đến nhân viên có hoàn cảnh đặc biệt

「31日に出張、休暇予定のある人はあらかじめ申し出てください。また、当日欠勤した人については別途対応を案内します。」
“Những người có kế hoạch công tác hoặc nghỉ phép vào ngày 31 vui lòng thông báo trước. Đối với những người nghỉ làm vào ngày đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn riêng.”

大勢の社員がいる場合、全員が通知通りの行動を取るのは難しいものです。通知に従えない可能性のある人には、先に情報提供しておくとスムーズに進みます。
Trong trường hợp có nhiều nhân viên, việc tất cả mọi người tuân thủ thông báo là khó. Đối với những người có khả năng không thể tuân thủ, hãy cung cấp thông tin trước để quá trình diễn ra suôn sẻ.

---

NG例

Ví dụ không nên sử dụng

「まずパスワードを設定して、それから打刻テストをし、その翌日に始動ボタンを押してください。」
“Đầu tiên, hãy thiết lập mật khẩu, sau đó kiểm tra chấm công, và nhấn nút bắt đầu vào ngày hôm sau.”

話し言葉のようにとつとつかんに書くと分かりにくく、また読む手が自分の行動にモレがないかチェックしにくくなります。
Viết như lời nói sẽ gây khó hiểu và làm cho người đọc khó kiểm tra xem có thiếu sót gì trong hành động của mình không.