件名：お詫び（レストランライム駅前店）
Tiêu đề: Xin lỗi (Nhà hàng Lime trước ga)

毎度お引き立てを賜り、ありがとうございます。
Cảm ơn quý khách đã luôn ủng hộ.

レストランライム駅前店 店長の坂本太一でございます。
Tôi là Sakamoto Taichi, quản lý nhà hàng Lime trước ga.

さて、昨日山田様が当店にお越しになった際に、私どもの店員に注文の入力ミスがあったとのこと、大変ご迷惑をおかけいたしました。誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
Hôm qua, khi anh Yamada đến cửa hàng chúng tôi, nhân viên của chúng tôi đã nhập sai đơn hàng, gây ra phiền toái lớn cho anh. Chúng tôi thành thật xin lỗi và chân thành xin lỗi từ đáy lòng.

大変初歩的なミスで、本人には私から厳しく指導し、また全店員に注意を促しました。
Đây là một lỗi rất sơ đẳng, tôi đã nghiêm khắc chỉ đạo người đó và nhắc nhở tất cả các nhân viên.

本人も深く反省し、今後そのようなことのないよう復唱を徹底し、確実業務を遂行することを約束しております。
Người đó cũng đã tự kiểm điểm sâu sắc và hứa sẽ thực hiện nghiêm túc việc nhắc lại đơn hàng để không xảy ra sự việc tương tự trong tương lai.

そのようなことで、何卒ご寛恕賜りますようお願い申し上げます。
Vì vậy, chúng tôi mong quý khách thông cảm cho sự việc này.

この度の不手際につきまして、改めてお詫び申し上げますと共に、店舗の現状を知る上で貴重なご意見を頂きましたことに心よりお礼申し上げます。
Chúng tôi xin lỗi một lần nữa về sự cố lần này và chân thành cảm ơn những ý kiến quý báu của quý khách để hiểu rõ hơn tình hình của cửa hàng.

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
Mong quý khách tiếp tục ủng hộ chúng tôi trong tương lai.

Point
Điểm lưu ý

誠意が感じられる表現で納得を引き出す
Thể hiện sự thành ý để làm hài lòng khách hàng

お客様からミスに対するクレームメールをもらっての返信例です。単純ミスのケースですが、懇切な文章にする謝罪で相手の納得を引き出します。そのためには謝罪、反省だけでなく全体的な取組み姿勢を示し、また感謝の気持ちも伝えます。丁寧な言葉づかいに心がけるのは言うまでもありません。
Đây là mẫu phản hồi sau khi nhận được email khiếu nại từ khách hàng về lỗi. Mặc dù đây là lỗi đơn giản, nhưng lời xin lỗi bằng văn bản chu đáo sẽ làm hài lòng đối phương. Để làm được điều đó, không chỉ xin lỗi và kiểm điểm mà còn thể hiện thái độ chung của toàn bộ cửa hàng, và truyền đạt lòng biết ơn. Việc chú ý sử dụng ngôn từ lịch sự là điều đương nhiên.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その１ 謝罪のフレーズ
Trường hợp 1: Cụm từ xin lỗi

『大変ご迷惑をおかけし、誠に遺憾なことと深くお詫び申し上げます。』
“Chúng tôi rất xin lỗi vì đã gây ra phiền toái lớn và chân thành xin lỗi từ đáy lòng.”

「遺憾なこと」との漢語的な表現で、クレームの内容をより重く受け止めているとの印象を与えます。
Cụm từ “遺憾なこと” trong cách diễn đạt bằng Hán ngữ sẽ tạo ấn tượng rằng bạn đang nghiêm túc tiếp nhận nội dung khiếu nại.

その２ 反省のフレーズ
Trường hợp 2: Cụm từ tự kiểm điểm

『今後、より一層社員教育を徹底してまいる所存でございます。』
“Từ nay, chúng tôi sẽ tăng cường hơn nữa việc đào tạo nhân viên.”

ミスを一人の問題とせず、全体の問題として取り組む姿勢を示すフレーズです。真剣な対処を示し、誠意を伝えます。
Đây là cụm từ thể hiện thái độ xử lý vấn đề chung của toàn bộ tổ chức, không chỉ là lỗi của một cá nhân. Thể hiện sự xử lý nghiêm túc và truyền đạt thành ý.

その３ 許しを願うフレーズ
Trường hợp 3: Cụm từ mong được tha thứ

『お許しいただければありがたく、お願い申し上げます。』
“Nếu được quý khách tha thứ, chúng tôi sẽ rất biết ơn.”

本文よりもやや平易な表現でのフレーズです。相手が弁済など具体的な対処を要望していないケースでは、謝罪を受け入れてもらうことが解決になります。その点を踏まえ、丁寧にお願いを申し述べます。
Đây là cụm từ dễ hiểu hơn so với nội dung chính. Trong trường hợp đối phương không yêu cầu biện pháp xử lý cụ thể như bồi thường, việc chấp nhận lời xin lỗi sẽ là giải pháp. Dựa trên điều này, hãy xin lỗi một cách lịch sự.

その４ クレームに感謝するフレーズ
Trường hợp 4: Cụm từ cảm ơn về khiếu nại

『ご指摘により店舗の状況を改善することができ、心より感謝いたしております。』
“Nhờ sự chỉ ra của quý khách, chúng tôi đã có thể cải thiện tình hình cửa hàng và chân thành cảm ơn.”

クレームには、謝罪の言葉のほか感謝の言葉も添えましょう。改善すべき点を教えてくれてありがたい、という意味でのお礼です。これにより、お客様も自分のクレームが尊重された、と感じることができます。
Ngoài lời xin lỗi, hãy kèm theo lời cảm ơn trong phản hồi về khiếu nại. Cảm ơn vì đã chỉ ra những điểm cần cải thiện. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy khiếu nại của họ được tôn trọng.

NG例！
Ví dụ NG!

『この度はご迷惑をおかけしてすみませんでした。』
“Chúng tôi xin lỗi vì đã gây phiền toái lần này.”

➡フォーマルに謝罪する際には、「すみません」では口語的過ぎて丁寧さ不足です。少なくとも「申し訳ありません」とし、真剣に謝罪する姿勢を示しましょう。
➡ Khi xin lỗi một cách trang trọng, “すみません” quá thông tục và thiếu lịch sự. Ít nhất hãy sử dụng “申し訳ありません” để thể hiện thái độ xin lỗi nghiêm túc.