件名：ミーティングの欠席について
秀和株式会社販売促進部の田丸聡史です。平素より大変お世話になっております。

Tiêu đề: Về việc vắng mặt cuộc họp
Tôi là Tōshi Tamura, phòng xúc tiến bán hàng của công ty Shūwa. Rất cảm ơn quý vị đã hỗ trợ chúng tôi trong suốt thời gian qua.

さて、11月22日のミーティングは、欠席によりご迷惑をおかけいたしまして、申し訳ありませんでした。

Về cuộc họp ngày 22 tháng 11, tôi xin lỗi vì đã gây phiền phức do vắng mặt.

昨日いただきましたメールによりますと、無断での欠席とお考えとのこと、大変残念に存じております。

Theo email nhận được ngày hôm qua, tôi rất tiếc khi biết rằng quý vị đã nghĩ rằng tôi vắng mặt không báo trước.

当日、私は朝9時に御社にお電話し、出られた方に急な私用が起こった旨を話し、欠席のご伝言をお願いいたしました。

Vào ngày hôm đó, tôi đã gọi điện đến công ty của quý vị lúc 9 giờ sáng, và thông báo với người nghe điện thoại rằng tôi có việc cá nhân đột xuất và nhờ truyền đạt lại việc tôi sẽ vắng mặt.

私といたしましては、その連絡で渡辺様にも状況はご理解いただいたもの考えておりました。

Tôi đã nghĩ rằng thông qua cuộc gọi đó, quý vị cũng đã hiểu được tình hình.

直接のご連絡、また十分なご確認ができずお詫び申し上げますが、そのようなことでご理解いただければ幸いです。

Tôi xin lỗi vì không thể liên lạc trực tiếp hoặc xác nhận đầy đủ, mong quý vị thông cảm.

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご説明を申し上げます。

Tôi xin lỗi vì phải gửi lời xin lỗi và giải thích qua email này.

Point:
相手を責めず、謙虚な反省の姿勢で
相手側に連絡ミスのケースですが、相手を責めずに事実を伝えます。ま
た、こちらの反省も示すと、相手の理解と謝罪も引き出しやすくなります。自
分の正しさばかりを主張すると、人間関係に支障をきたします。お互いの理
解を深める文章を工夫しましょう。

Điểm quan trọng:
Đừng trách móc đối phương, hãy thể hiện thái độ khiêm tốn và tự kiểm điểm
Trong trường hợp này là lỗi liên lạc từ phía đối phương, nhưng đừng trách cứ mà hãy truyền đạt sự thật. Nếu chúng ta cũng thể hiện sự kiểm điểm của mình, sẽ dễ dàng nhận được sự hiểu biết và lời xin lỗi từ đối phương. Nếu chỉ khăng khăng đúng của bản thân, sẽ gây trở ngại cho mối quan hệ. Hãy cố gắng viết những câu văn giúp tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế để giải thích tình huống và giải tỏa hiểu lầm của đối phương

その１ 誤解された心情を伝えるフレーズ
「無断欠席とお考えとのことで、大変困惑いたしております。」

Cụm từ để truyền đạt tâm trạng bị hiểu lầm
“Tôi rất bối rối khi biết rằng quý vị nghĩ rằng tôi vắng mặt không báo trước.”

相手の連絡を受けて、「そんなふうに誤解されているとは思わなかった！」との意外さを示すフレーズです。

Đây là cụm từ thể hiện sự bất ngờ khi nhận được liên lạc từ đối phương và nhận ra rằng họ đã hiểu lầm.

その２ 自分の状況判断を伝えるフレーズ
「すでにご連絡が伝わっているものと思い込んでおりました。」

Cụm từ để truyền đạt phán đoán tình huống của bản thân
“Tôi đã nghĩ rằng thông tin đã được truyền đạt.”

相手と自分との認識の違う点を、率直に説明するフレーズです。相手に「そうだったのか！」と共感してもらえるよう、素直に気持ちを述べます。

Đây là cụm từ để giải thích một cách thẳng thắn sự khác biệt trong nhận thức giữa bản thân và đối phương, nhằm nhận được sự đồng cảm từ họ.

その３ 謝罪しながら誤解をとくフレーズ
「誤解を招くような対応になり、失礼いたしました。」

Cụm từ xin lỗi trong khi giải tỏa hiểu lầm
“Tôi xin lỗi vì đã có cách xử lý gây ra hiểu lầm.”

誠意ある姿勢を示しつつ、「誤解である」とはっきりと伝えるフレーズです。誤解の原因を自分側にもあると認めることで、話をスムーズにします。誤解を招くような言動をいたしまして」などとも使えます。

Đây là cụm từ để thể hiện sự chân thành và truyền đạt rõ ràng rằng đó là hiểu lầm, giúp cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ hơn. Bạn cũng có thể nói rằng “Tôi xin lỗi vì đã có hành động gây ra hiểu lầm.”

その４ 相手の確認と理解を求めるフレーズ
「以上のようなことでですので、貴社におかれましてもご確認くださいますようお願いいたします。」

Cụm từ yêu cầu đối phương xác nhận và hiểu
“Vì những lý do trên, mong quý công ty xác nhận giúp tôi.”

相手の伝言ミスを婉曲に指摘し、社内で確認してほしいと述べるフレーズです。相手が送ったはずのメールを見ていない、などのケースでも使えます。

Đây là cụm từ để chỉ ra một cách tế nhị rằng có sai sót trong việc truyền đạt thông tin từ phía đối phương và yêu cầu họ xác nhận lại trong nội bộ công ty. Bạn cũng có thể sử dụng trong trường hợp không nhận được email mà đối phương đã gửi.

NG例！
• 「無断欠席のことですが、それは違います。」

Ví dụ NG!
• “Về việc vắng mặt không báo trước, điều đó là sai.”

→ 自己主張せず、相手の言い分を全面的に否定するのは避けます。相手には謝罪や反省の意図がない限り、「違う」「そちらの手違い」などといった文面は使いません。誤解を招かないような行動をとったのは自分にも多分にあるとも反省があった、の姿勢で書きましょう。

→ Tránh khẳng định bản thân và phủ nhận hoàn toàn quan điểm của đối phương. Trừ khi đối phương có ý định xin lỗi hoặc tự kiểm điểm, không sử dụng các cụm từ như “sai”, “đó là sai sót của quý vị”. Hãy viết với thái độ tự kiểm điểm rằng bản thân cũng đã có những hành động có thể gây ra hiểu lầm.