件名：貸し出し依頼の件
Tiêu đề: Về việc yêu cầu mượn tài liệu

秀和株式会社の広報部部長の中沢美穂でございます。
Tôi là Miho Nakazawa, trưởng phòng truyền thông của công ty TNHH Shuwa.

さてこの度の、弊社保管の資料につきまして貸し出しをご希望との件、弊社資料の価値を高くご評価いただき、恐縮に存じます。
Về việc quý công ty mong muốn mượn tài liệu do công ty chúng tôi lưu trữ, chúng tôi rất cảm kích khi quý công ty đánh giá cao giá trị của tài liệu của chúng tôi.

しかしながら、貸し出しにつきましてはご要望に添えません。申し訳ありませんが、ご了承いただけますようお願いいたします。
Tuy nhiên, chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu mượn tài liệu. Chúng tôi rất xin lỗi và mong quý công ty thông cảm.

当該の資料は「持ち出し不可」として扱っており、これまでもどちら様からの貸し出しご依頼にも応じたことはございません。弊社としては、今後ともこの方針を保持してまいりたいと考えております。
Tài liệu này được xem là “không được mang ra ngoài”, và từ trước đến nay chúng tôi chưa từng đáp ứng yêu cầu mượn tài liệu từ bất kỳ ai. Công ty chúng tôi có kế hoạch giữ vững chính sách này trong tương lai.

せっかくご依頼いただいたにもかかわらず、このようなご返事となり、誠に心苦しいのですが、なにとぞ、ご理解いただきたく存じます。
Chúng tôi rất tiếc phải trả lời như vậy mặc dù quý công ty đã gửi yêu cầu, nhưng mong quý công ty thông cảm.

なお、閲覧のみでしたら、担当者ご案内のもとでお受けすることはできます。ただしその場合は、複写やメモを取ることはご遠慮いただいております。
Ngoài ra, nếu chỉ xem tài liệu tại chỗ, chúng tôi có thể sắp xếp cho một người phụ trách hướng dẫn, nhưng xin quý công ty không sao chép hay ghi chú.

まずはお詫びかたがたお返事まで申し上げます。
Trước hết, chúng tôi xin lỗi và trả lời như vậy.

Point
Điểm lưu ý

会社の方針として断りを伝える
Truyền đạt sự từ chối theo chính sách của công ty

断りははっきりと伝え、理由を明確にし納得を引き出すことが大切です。この例では、理由を「会社の方針」という一点に絞っています。相手に交渉の余地を与えない書き方にします。
Việc từ chối nên được truyền đạt một cách rõ ràng và đưa ra lý do thuyết phục. Trong ví dụ này, lý do được tập trung vào “chính sách của công ty”. Viết theo cách không để đối phương có cơ hội thỏa thuận.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その１ 相手の要望に謝意を示すフレーズ
Trường hợp 1: Cụm từ thể hiện sự cảm kích đối với yêu cầu của đối phương

『私どもの調査にご注目くださいましたこと、ありがたく存じます。』
“Chúng tôi rất cảm kích khi quý công ty đã quan tâm đến nghiên cứu của chúng tôi.”

「借りたいほどいいものだと思ってくれたことは嬉しい」という気持ちを表すフレーズです。断りの前に、まず相手を立てた言い方をします。
Đây là cụm từ thể hiện cảm giác “rất vui vì quý công ty đánh giá cao đến mức muốn mượn”. Trước khi từ chối, hãy bắt đầu bằng cách tôn trọng đối phương.

その２ 断りのフレーズ
Trường hợp 2: Cụm từ từ chối

『誠に残念ながら、今回は、お断りせざるを得ない状況です。』
“Chúng tôi rất tiếc phải từ chối yêu cầu này.”

「本当は貸したいのだが、やむをえない状況があり、貸すことができない」という気持ちを込めたい時に使います。「残念ながら」のほかに、「不本意ながら」という表現も使えます。
Được sử dụng khi muốn truyền đạt cảm giác “thực sự muốn cho mượn nhưng có tình huống không thể tránh khỏi, nên không thể cho mượn”. Ngoài “残念ながら”, còn có thể sử dụng biểu hiện “不本意ながら”.

その３ 会社としての方針を伝えるフレーズ
Trường hợp 3: Cụm từ truyền đạt chính sách của công ty

『ご要望に応じるためには、社内規定の変更が必要となり、私の一存では決めかねます。』
“Để đáp ứng yêu cầu của quý công ty, cần phải thay đổi quy định nội bộ, và tôi không thể quyết định một mình.”

「規則なので曲げることはできない」ということを婉曲に述べるフレーズです。こう言えば、相手も「規則変更まで迫るつもりはない」と理解してくれるでしょう。
Đây là cụm từ nói một cách khéo léo rằng “vì là quy định nên không thể thay đổi”. Nói như vậy đối phương sẽ hiểu rằng “không định ép đến mức thay đổi quy định”.

その４ 理解を求めるフレーズ
Trường hợp 4: Cụm từ yêu cầu sự thông cảm

『事情をご賢察の上、ご理解いただきますようお願い申し上げます。』
“Mong quý công ty thông cảm cho tình huống của chúng tôi.”

こちらの事情を察してほしい、ということを伝える時のフレーズです。「事情をお察しいただき、あしからずご了承くださいませようお願い申し上げます」という表現も丁寧です。
Đây là cụm từ dùng khi muốn đối phương thông cảm cho tình huống của mình. Biểu hiện “事情をお察しいただき、あしからずご了承くださいませようお願い申し上げます” cũng rất lịch sự.

その５ 代案を示すフレーズ
Trường hợp 5: Cụm từ đề xuất giải pháp thay thế

『貸し出しはできないのですが、弊社までおいでいただければ、ご覧いただくことはできます。』
“Chúng tôi không thể cho mượn, nhưng nếu quý công ty có thể đến công ty chúng tôi, thì có thể xem tài liệu.”

断るだけでなく、可能であれば少しでも相手の希望をかなえるような方策を示しましょう。
Không chỉ từ chối, nếu có thể hãy đề xuất một giải pháp thay thế để phần nào đáp ứng mong muốn của đối phương.