件名：社内報の原稿の件
Chủ đề: Về bản thảo cho báo nội bộ

秀和株式会社企画部の野本みどりでございます。常日頃、弊社商品をご愛顧いただきありがとうございます。
Tôi là Nomoto Midori, thuộc phòng kế hoạch của Công ty TNHH Shuwa. Chân thành cảm ơn quý vị đã luôn ủng hộ sản phẩm của công ty chúng tôi.

さて、貴社社内報についてのご依頼のメール、拝読いたしました。私のような者にお声をかけていただき、光栄に存じます。
Tôi đã đọc email yêu cầu của quý vị về việc viết bản thảo cho báo nội bộ. Thật vinh dự khi được quý vị tin tưởng và nhờ giúp đỡ.

御社にはお世話になっておりますし、ぜひ、ご協力させていただくべきところではございますが、実は、私の部署では来月中旬に大がかりなビジネスショー出展を控えております。
Chúng tôi rất biết ơn sự hỗ trợ của quý công ty, và lẽ ra tôi nên nhận lời giúp đỡ, nhưng thực tế là bộ phận của tôi đang chuẩn bị cho một triển lãm kinh doanh lớn vào giữa tháng sau.

ちょうどその時期が、今回ご指定の原稿締め切り日と重なっており、日程的に難しい状況でございます。
Thời gian đó trùng với hạn chót mà quý vị đã yêu cầu cho bản thảo lần này, nên rất khó để sắp xếp lịch trình.

また、文章を書くのは日ごろから苦手なこともあり、安易な気持ちでお引き受けしては、かえってご迷惑をおかけするかとも思います。
Thêm vào đó, tôi thường không giỏi viết lách, nên nếu nhận lời một cách dễ dàng, có thể sẽ gây phiền hà cho quý vị.

せっかくのご依頼にお応えできず、誠に心苦しいのですが、どうかご了承の上、今後ともよろしくお願いいたします。
Thật lòng tôi rất tiếc vì không thể đáp ứng yêu cầu của quý vị, mong quý vị thông cảm và tiếp tục ủng hộ chúng tôi trong tương lai.

Point: 礼を尽くして理由を納得してもらう
Điểm chính: Trình bày lý do một cách lịch sự và thuyết phục

断る際にはその理由を伝え、納得してもらうことが大切ですが、このケースのように、業務外の用件をこちらの好意に頼って依頼してきた場合には、なお丁寧に応じる必要があります。相手との関係を尊重し、本来ならば引き受けるべきところで、自分としてできれば引き受けたいことをしっかりと伝えた上で、やむを得ない理由であることを理解してもらいましょう。
Khi từ chối, điều quan trọng là phải trình bày lý do và thuyết phục đối tác, nhưng trong trường hợp này, khi yêu cầu ngoài công việc được dựa trên sự thiện chí của chúng ta, cần phải đáp lại một cách cẩn thận hơn. Tôn trọng mối quan hệ với đối tác, đảm bảo rằng bạn muốn nhận lời nếu có thể, và trình bày rõ ràng rằng đây là lý do bất khả kháng để đối tác hiểu.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 依頼に感謝するフレーズ
Cụm từ cảm ơn lời yêu cầu

「身に余る光栄と思います。」
“Tôi cảm thấy vinh dự quá mức.”

その他に「誠に恐縮しております」など、依頼をしてくれたことについて感謝していることを加えることができます。
Ngoài ra, có thể thêm các cụm từ như “誠に恐縮しております” (tôi rất biết ơn) để thể hiện sự cảm kích đối với lời yêu cầu.

その2: 相手を尊重するフレーズ
Cụm từ tôn trọng đối tác

「佐藤様には何かとお力添えをいただいており、私もこの機会にお役に立ちたいとは存じますが。」
“Ông Sato đã giúp đỡ tôi rất nhiều, và tôi cũng muốn nhân cơ hội này để giúp đỡ lại, nhưng…”

依頼してきた相手との関係を尊重し、断りたくはない、という心情を表すフレーズです。断りの際には、相手との関係について特に配慮することが大切です。
Cụm từ này thể hiện sự tôn trọng mối quan hệ với đối tác đã yêu cầu và tỏ rõ rằng không muốn từ chối. Khi từ chối, đặc biệt cần chú ý đến mối quan hệ với đối tác.

その3: 理由を述べて断るフレーズ
Cụm từ từ chối với lý do

「現在、決算の時期で、2月末というご依頼の期日までに原稿をお送りすることは難しいと思われます。」
“Hiện tại là thời điểm quyết toán, nên tôi nghĩ rằng khó có thể gửi bản thảo trước hạn cuối tháng 2.”

断る理由をある程度具体的に伝えると、説得力が増し誠意が伝わります。「また、3月の中旬までお時間をいただけるのであれば、ご協力いたく思います」など、可能であれば代案を提示してもよいでしょう。
Nêu lý do từ chối một cách cụ thể sẽ tăng tính thuyết phục và truyền đạt được sự chân thành. Có thể đề xuất phương án thay thế nếu có thể, chẳng hạn “Nếu có thể cho đến giữa tháng 3, tôi rất sẵn lòng hợp tác”.

その4: 謝罪と今後につなげる気持ちを述べるフレーズ
Cụm từ xin lỗi và thể hiện mong muốn hợp tác trong tương lai

「この度はご期待に添えず、申し訳ありませんが、またの機会がありましたら、お声掛けくださいますようお願い申し上げます。」
“Lần này không thể đáp ứng mong đợi của quý vị, tôi xin lỗi, nhưng nếu có dịp khác, xin quý vị hãy liên hệ lại.”

断ることで、今後の付き合いに影響が出にくいように、願う気持ちを伝えるフレーズです。
Cụm từ này thể hiện mong muốn giữ gìn mối quan hệ để không ảnh hưởng đến sự hợp tác trong tương lai.

NG例
Ví dụ không nên sử dụng

「文章が下手な私では、とてもお引受けできません。」
“Tôi viết kém nên không thể nhận lời.”

このような書き方だと、相手が「謙遜、遠慮している」と受け取って、再度依頼してくることもあります。また、自分の能力不足だけを理由にするのは、社交人として頼りなく、評価を下げてしまいます。
Cách viết này có thể khiến đối tác nghĩ rằng bạn đang khiêm tốn và sẽ yêu cầu lại lần nữa. Ngoài ra, viện lý do là không đủ khả năng sẽ khiến bạn trông không đáng tin cậy và bị đánh giá thấp.