件名：会合ご欠席の件
Chủ đề: Về việc vắng mặt tại cuộc họp

九州株式会社営業部の佐久間晃平でございます。いつも弊社事業にご協力いただきありがとうございます。
Tôi là Kohei Sakuma, thuộc bộ phận kinh doanh của Công ty Kyushu. Xin cảm ơn vì đã luôn hợp tác với công ty chúng tôi.

さて、先日ご案内をいたしました会合の件につきまして、早々にご返事をいただき、ありがとうございました。
Về việc cuộc họp mà tôi đã thông báo trước đây, cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng.

ご出張中で今回、お目にかかれないのはとても残念ですが、次回には、ぜひご参加いただきたく思っております。
Rất tiếc vì bạn đang đi công tác và không thể gặp mặt lần này, nhưng tôi rất mong bạn sẽ tham gia vào lần sau.

なお、今回会合につきましての配布資料、および当日の議事録を、後日ご送付申し上げます。
Ngoài ra, tôi sẽ gửi tài liệu phát tại cuộc họp và biên bản cuộc họp vào một ngày sau đó.

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
Mong tiếp tục nhận được sự hợp tác của bạn trong tương lai.

Point
Điểm cần chú ý

シンプルに次回への期待を込めて
Đơn giản hóa và chứa đựng mong đợi cho lần sau

欠席の返信には、相手の不参加を惜しむお気持ちと次回への期待、および会合後の手配についての内容を含めます。相手も欠席について申し訳なく思っているわけですから、必要以上に欠席理由に触れたりせず、シンプルな返信にしましょう。
Trong phản hồi về việc vắng mặt, hãy bao gồm cảm giác tiếc nuối vì sự vắng mặt của đối phương và mong đợi cho lần sau, cùng với các sắp xếp sau cuộc họp. Vì đối phương cũng cảm thấy áy náy về việc vắng mặt, nên hãy tránh đi sâu vào lý do vắng mặt và giữ cho phản hồi đơn giản.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về câu thay thế

その1 返信への感謝を伝えるフレーズ
Ví dụ về câu cảm ơn khi nhận được phản hồi

「ご多忙な中、お返事くださいまして感謝申し上げます。」
“Cảm ơn bạn đã phản hồi trong lúc bận rộn.”

ぎりぎりに欠席を伝えてきたケースにも使える例です。直前の連絡を「多忙のため」ととらえ、そんな中でも返事をくれた感謝の意を表します。
Đây là ví dụ có thể sử dụng khi đối phương thông báo vắng mặt vào phút chót. Hiểu rằng đối phương bận rộn nên đã phản hồi, và thể hiện lòng biết ơn vì điều đó.

その2 相手の欠席を惜しむフレーズ (1)
Ví dụ về câu tiếc nuối khi đối phương vắng mặt (1)

「田村様にご参加されないのは残念ですが、今回は参加された方のみでお話を進めさせていただきます。」
“Rất tiếc vì ông Tamura không thể tham gia, nhưng lần này chúng tôi sẽ tiến hành cuộc họp với những người có mặt.”

相手の欠席を惜しみつつ、「参加できる人だけで進めます」という点に了解を求めます。
Thể hiện sự tiếc nuối vì sự vắng mặt của đối phương, đồng thời yêu cầu sự hiểu biết rằng cuộc họp sẽ diễn ra với những người có mặt.

その3 相手の欠席を惜しむフレーズ (2)
Ví dụ về câu tiếc nuối khi đối phương vắng mặt (2)

「今回、ご意見を伺えないのは残念ですが、また別のテーマでお集まりいただく機会もあるかと存じます。」
“Rất tiếc vì không thể nghe ý kiến của bạn lần này, nhưng tôi nghĩ sẽ có cơ hội gặp lại trong một chủ đề khác.”

本文では、次の会合があると想定していますが、ない場合にはこのように「あるかもしれない」というスタンスで、次に期待する気持ちを述べてもよいでしょう。
Trong văn bản chính, giả định rằng sẽ có cuộc họp tiếp theo, nhưng nếu không có, bạn có thể diễn đạt theo cách này để thể hiện sự mong đợi cho lần sau.

その4 会合実施後の手配を伝えるフレーズ
Ví dụ về câu thông báo các sắp xếp sau cuộc họp

「当日の参加者アンケートの集計、および議事録は、1週間以内に皆様にメールでお送りする予定です。」
“Dự kiến chúng tôi sẽ gửi kết quả khảo sát của người tham gia và biên bản cuộc họp qua email trong vòng một tuần.”

会合終了後の手配についても忘れずに伝えておきましょう。参加した人にできるだけ同じ情報が入手できるよう、気を配ってお先ください。
Đừng quên thông báo về các sắp xếp sau khi cuộc họp kết thúc. Hãy chú ý cung cấp thông tin tương tự cho những người đã tham gia.

Check
Kiểm tra

大勢が参加する会合では、出欠の連絡に対して返信しないケースもありますが、社外の人を招く場合には必ず参加・不参加のいずれでも返信を出しましょう。礼儀正しさをアピールできますし、連絡不達のトラブルを防ぐことにもなります。
Trong các cuộc họp có nhiều người tham gia, có trường hợp không phản hồi về việc tham gia hay không, nhưng khi mời người ngoài công ty, hãy chắc chắn phản hồi dù tham gia hay không. Điều này không chỉ thể hiện sự lịch sự mà còn ngăn ngừa các vấn đề về việc không nhận được thông báo.