件名：資料の件
Tiêu đề: Về việc tài liệu

渋谷株式会社営業部の中谷智弘です。平素はお世話になっております。
Tôi là Tomohiro Nakaya từ bộ phận Kinh doanh của công ty TNHH Shibuya. Xin cảm ơn sự hỗ trợ của quý công ty.

さて、先日お願いしました資料の件につきまして、お忙しい中ご検討くださり、ありがとうございました。
Về việc tài liệu mà chúng tôi đã yêu cầu quý công ty gần đây, chúng tôi cảm ơn quý công ty đã xem xét trong thời gian bận rộn.

現在、開発中の製品に関するデータも含まれているとのことであれば、社外に出すことができないとのお話は、ごもっともなことと存じます。
Nếu tài liệu bao gồm cả dữ liệu về sản phẩm đang phát triển, thì việc không thể cung cấp ra ngoài là điều hoàn toàn hợp lý.

貴社のご事情は、よくわかりました。お忙しいところ、勝手を申し、大変失礼いたしました。
Chúng tôi đã hiểu rõ tình huống của quý công ty. Rất xin lỗi vì đã đưa ra yêu cầu trong lúc quý công ty bận rộn.

この度の件はお許しの上、今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
Xin quý công ty bỏ qua cho chúng tôi về việc này và mong tiếp tục nhận được sự hợp tác trong tương lai.

Point
Điểm lưu ý

相手の決定を尊重し、詫びる姿勢を見せる
Tôn trọng quyết định của đối phương và thể hiện sự xin lỗi

依頼を断られたケースです。「簡単に承知してくれるとは思えないが」という気持ちで頼んでみたケースであれば、「無理な依頼をした」という点を詫びるとともに「検討だけでもしてくれた」「丁寧な返信をもらった」など感謝できる点にはしっかりと謝意を示しましょう。そうけなく断られた際にも、こちらからは丁寧な返信をしておくことで、今後の関係も良好に保たれます。
Đây là trường hợp bị từ chối yêu cầu. Nếu bạn đã yêu cầu với cảm giác “không mong đợi họ sẽ dễ dàng chấp nhận”, hãy xin lỗi vì “đã đưa ra yêu cầu không hợp lý” và thể hiện lòng biết ơn đối với “việc họ đã xem xét” và “đã trả lời một cách lịch sự”. Ngay cả khi bị từ chối, việc gửi lại một lời hồi đáp lịch sự sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その１ 対応に感謝するフレーズ (1)
Trường hợp 1: Cụm từ cảm ơn về phản hồi (1)

『ご多忙の中、ご丁寧なご返信をいただき恐縮いたしております。』
“Chúng tôi rất cảm kích khi nhận được phản hồi chu đáo của quý công ty trong thời gian bận rộn.”

相手が断りに際して、丁寧に事情を説明し謝罪した連絡をくれた際のお礼のフレーズです。たとえ不本意な返答であっても、相手が配慮してくれたことには感謝の意を表します。
Đây là cụm từ cảm ơn khi đối phương đã giải thích lý do từ chối một cách chu đáo và xin lỗi. Ngay cả khi câu trả lời không như mong muốn, hãy thể hiện lòng biết ơn đối với sự quan tâm của đối phương.

その２ 対応に感謝するフレーズ (2)
Trường hợp 2: Cụm từ cảm ơn về phản hồi (2)

『貴社の関連部署と協議を重ねて下さったとのこと、本当にありがとうございました。』
“Chúng tôi thực sự cảm ơn quý công ty đã thảo luận kỹ với các bộ phận liên quan.”

貸し出すことができないかについて、社内であれこれと調整をしたという経緯があったようであれば、そのことに対して感謝を伝えます。
Nếu có thông tin rằng quý công ty đã thảo luận và điều chỉnh nội bộ về việc có thể cho mượn hay không, hãy truyền đạt lòng biết ơn đối với điều đó.

その３ 相手に理解を示すフレーズ
Trường hợp 3: Cụm từ thể hiện sự thông cảm với đối phương

『御社のご方針ということであれば、当然、私どもも尊重すべきものと理解いたしております。』
“Nếu đó là chính sách của quý công ty, chúng tôi hoàn toàn hiểu và tôn trọng.”

相手を尊重する姿勢を示し、貸してもらえないことに不満はない、と伝えるフレーズです。
Đây là cụm từ thể hiện sự tôn trọng đối phương và truyền đạt rằng không có sự bất mãn vì không được cho mượn.

その４ 無理な依頼を詫びるフレーズ
Trường hợp 4: Cụm từ xin lỗi vì yêu cầu không hợp lý

『考えが及ばず不躾なお願いをして、大変、申し訳ありませんでした。』
“Chúng tôi rất xin lỗi vì đã đưa ra yêu cầu không hợp lý mà không suy xét kỹ.”

勝手な思いで無遠慮な依頼をしたことを詫びるフレーズです。「無理なお願いをいたしましたことをお許しください」と表現することもできます。
Đây là cụm từ xin lỗi vì đã đưa ra yêu cầu không hợp lý mà không suy nghĩ kỹ. Bạn cũng có thể diễn đạt bằng cách nói “無理なお願いをいたしましたことをお許しください”.