件名：社内報原稿の件
Chủ đề: Về bản thảo cho báo nội bộ

秀和株式会社広報部の正木美和子です。常日頃、大変お世話になっており、感謝申し上げます。
Tôi là Masaki Miwako, thuộc phòng quan hệ công chúng của Công ty TNHH Shuwa. Chúng tôi luôn nhận được sự giúp đỡ từ quý vị, xin cảm ơn rất nhiều.

さて、先日ご連絡をいたしました弊社社内報への原稿のお願いにつきまして、早々に返信くださりありがとうございました。
Về yêu cầu viết bản thảo cho báo nội bộ của công ty chúng tôi mà chúng tôi đã liên lạc gần đây, cảm ơn quý vị đã phản hồi sớm.

大規模なプロジェクトに関わっていらっしゃるとのことで、お忙しいことと存じます。
Tôi hiểu rằng quý vị đang rất bận rộn với dự án lớn.

今回は誠に残念ですが、他の方へのご依頼を検討いたしますのでご放念ください。
Lần này thật tiếc, nhưng chúng tôi sẽ xem xét nhờ người khác, xin quý vị không bận tâm.

またの機会に、ぜひご協力をお願いしたく存じます。
Chúng tôi mong muốn nhận được sự hợp tác của quý vị vào dịp khác.

プロジェクトの成功を祈念いたします。
Chúc dự án của quý vị thành công.

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
Mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ của quý vị trong tương lai.

Point: 相手の心の負担に配慮して
Điểm chính: Quan tâm đến gánh nặng tâm lý của đối tác

断りのメールを受け取ってそのまま返信しないでおくと、相手に「断って気を悪くさせたのでは」との心配をかけることもあります。また相手が目上の人であれば、連絡をいただきながら放っておくのは失礼にあたります。相手の意思を尊重し、理解を示すメールを返しましょう。また、場合によっては次回に期待する言葉も添えます。
Nếu nhận được email từ chối mà không phản hồi, đối tác có thể lo lắng rằng “đã làm phật lòng khi từ chối”. Đặc biệt nếu đối tác là người cấp trên, việc không phản hồi khi đã nhận được liên lạc là thiếu tôn trọng. Hãy gửi email thể hiện sự tôn trọng và thông cảm với ý định của đối tác. Ngoài ra, tùy trường hợp, có thể thêm lời mong chờ vào lần sau.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 返信に感謝するフレーズ
Cụm từ cảm ơn phản hồi

「この度のご依頼につきましては、早速にご検討くださいましてありがとうございます。」
“Xin cảm ơn quý vị đã nhanh chóng xem xét yêu cầu lần này.”

本文は返信への感謝ですが、これは検討してくれたことに謝意を述べています。断られるという不本意な返信をもらっていますが、少しでも感謝できる点があれば、まずそれに触れましょう。
Đoạn văn chính là cảm ơn phản hồi, cụm từ này thể hiện sự biết ơn đối với việc đã xem xét yêu cầu. Dù nhận được phản hồi không như mong muốn, nếu có điểm gì có thể cảm ơn, hãy đề cập đến trước.

その2: 相手の事情に理解を示すフレーズ
Cụm từ thể hiện sự thông cảm với hoàn cảnh của đối tác

「決算時期ではご多忙のことと拝察いたします。そのような中、突然のお願いをして、誠に申し訳ありませんでした。」
“Tôi hiểu rằng thời điểm quyết toán này quý vị rất bận rộn. Trong hoàn cảnh đó, tôi xin lỗi vì đã đưa ra yêu cầu đột ngột.”

相手の状況を察することなく、ややむどもに依頼してしまったことに対してお詫びするフレーズです。理解と謝罪の姿勢が、断った相手の心の負担を軽減します。
Cụm từ này xin lỗi vì đã đưa ra yêu cầu mà không hiểu rõ hoàn cảnh của đối tác. Thể hiện sự thông cảm và xin lỗi sẽ giảm bớt gánh nặng tâm lý cho đối tác khi từ chối.

その3: 相手の負担に配慮するフレーズ
Cụm từ quan tâm đến gánh nặng của đối tác

「ご依頼の件につきましては、お気遣いなくお願いいたします。」
“Về yêu cầu này, xin quý vị đừng bận tâm.”

「断って悪かった」「困らせているのでは」と相手に心配させないようにするフレーズです。本文の「ご放念」も、「気にしないで」という意味の文章語です。
Cụm từ này giúp đối tác không phải lo lắng rằng “đã làm phiền” hay “gây rắc rối”. “ご放念” trong đoạn văn chính cũng có nghĩa là “đừng lo lắng”.

その4: 今後に期待するフレーズ
Cụm từ kỳ vọng vào tương lai

「いずれまた、改めてお願いしたいと思っておりますので、その節はどうぞよろしくお願いいたします。」
“Chúng tôi mong muốn sẽ nhờ quý vị vào dịp khác, xin quý vị vui lòng chấp nhận khi đó.”

相手が「時期的に難しい」と断ってきた場合の返信フレーズです。次回への期待を述べることは、相手の能力を高く評価していることにもつながります。
Đây là cụm từ phản hồi khi đối tác từ chối vì “thời điểm khó khăn”. Việc bày tỏ kỳ vọng vào lần sau cũng thể hiện sự đánh giá cao năng lực của đối tác.