件名：「8月分出張費精算書」提出のお願い
Chủ đề: Yêu cầu nộp “Báo cáo chi phí công tác tháng 8”

経理部の大橋真奈美です。お疲れさまです。
Tôi là Manami Ohashi, thuộc phòng kế toán. Xin chào.

8月分の出張費精算についてご連絡いたします。
Tôi liên lạc về việc báo cáo chi phí công tác tháng 8.

8月分の出張費精算書の提出期限は、9月5日（水）までとなっておりますが、東郷さんの分（8月23日大阪出張分）が提出されていないようです。
Hạn nộp báo cáo chi phí công tác tháng 8 là ngày 5 tháng 9 (thứ Tư), nhưng hình như báo cáo của bạn Togo (công tác tại Osaka ngày 23 tháng 8) chưa được nộp.

経理事務処理ができずにおりますので、至急提出をお願いいたします。
Chúng tôi không thể xử lý công việc kế toán, vì vậy vui lòng nộp gấp.

すでに提出済みの場合は、恐れ入りますが大橋まで内線でご連絡ください。
Nếu bạn đã nộp rồi, xin lỗi và vui lòng liên lạc với tôi, Ohashi, qua số nội bộ.

以上、よろしくお願いいたします。
Xin cảm ơn.

Point
Điểm cần chú ý

簡潔に事務連絡するのが基本
Nguyên tắc cơ bản là liên lạc công việc một cách ngắn gọn

社内向けメールは、簡潔、迅速が大切です。相手と地位や年齢の差があっても外部に対してのような敬語は必要ありません。最低限の礼儀と丁寧さを保った文章で、簡潔に伝えます。
Email nội bộ cần ngắn gọn và nhanh chóng. Ngay cả khi có sự khác biệt về vị trí hoặc tuổi tác, không cần sử dụng ngôn ngữ tôn kính như đối với bên ngoài. Truyền đạt một cách ngắn gọn với sự lịch sự và lễ phép tối thiểu.

一言加えて気持ちがなごむメールに
Thêm một câu để làm email trở nên dễ chịu hơn

この文例には書いていませんが、どこかに一言加えて事務連絡に温かみを加えてもよいでしょう。「出張続きでは大変ですね」「なにかと忙しいとは思いますが」といった言葉がけをわすれずにみてください。
Mặc dù không có trong ví dụ này, nhưng bạn có thể thêm một câu để làm email trở nên ấm áp hơn. Chẳng hạn như “Công tác liên tục chắc hẳn rất vất vả” hoặc “Tôi biết bạn rất bận rộn” để làm cho email trở nên dễ chịu hơn.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về câu thay thế

その1 社内の規定を伝えるフレーズ
Ví dụ về câu thông báo quy định nội bộ

「精算書は、毎月5日（土日祝祭日の場合はその前日）までに提出することになっていますが、現在のところ8月分の提出がありません。」
“Theo quy định, báo cáo chi phí phải được nộp trước ngày 5 hàng tháng (hoặc ngày làm việc trước đó nếu trùng vào cuối tuần hoặc ngày lễ), nhưng hiện tại vẫn chưa nhận được báo cáo chi phí tháng 8.”

最初に提出期限のルールを伝え、提出が遅れていることを意識させるフレーズです。文例では、土日祝祭日にかかると提出日の期限が早まることも伝え、相手に誤解がないよう、あらかじめ情報提供しています。
Đây là câu đầu tiên để nhắc nhở về quy định hạn nộp báo cáo và làm cho đối phương nhận thức được việc nộp muộn. Trong ví dụ này, cũng thông báo rằng hạn nộp sẽ sớm hơn nếu trùng vào cuối tuần hoặc ngày lễ, để tránh hiểu lầm.

その2 状況を伝えるフレーズ(1)
Ví dụ về câu thông báo tình hình (1)

「提出が遅れますと、経理上支障がでますので、本日中に提出をお願いします。」
“Nếu nộp trễ, sẽ gây trở ngại cho công việc kế toán, nên vui lòng nộp trong ngày hôm nay.”

期限を本日中と指定したフレーズです。早急な場合は、本日13時までと時間を指定します。担当に迷惑がかかっていることも伝えます。
Đây là câu chỉ định hạn nộp là trong ngày hôm nay. Trong trường hợp khẩn cấp, có thể chỉ định thời gian cụ thể như 13 giờ hôm nay. Cũng thông báo rằng việc này gây phiền hà cho người phụ trách.

その3 状況を伝えるフレーズ(2)
Ví dụ về câu thông báo tình hình (2)

「提出が遅れますと、精算の支払いにも時間がかかります。」
“Nếu nộp trễ, việc thanh toán chi phí cũng sẽ bị chậm trễ.”

経理担当者の迷惑だけでなく、本人にも不便、不利益が及ぶことを伝えるフレーズです。このような相手の立場での伝え方も効果的です。
Đây là câu thông báo rằng việc nộp trễ không chỉ gây phiền hà cho người phụ trách kế toán mà còn gây bất tiện và bất lợi cho chính họ. Cách truyền đạt từ quan điểm của đối phương như vậy cũng rất hiệu quả.

その4 連絡を求めるフレーズ
Ví dụ về câu yêu cầu liên lạc

「精算の必要がない場合も、その旨、大橋までご連絡をお願いします。」
“Nếu không cần nộp báo cáo chi phí, xin vui lòng thông báo cho tôi, Ohashi.”

出張精算の必要がなく「連絡する必要もない」と思っていることが考えられる場合のフレーズです。なぜ遅れているのか、相手の立場になって考えると様々な言葉がけが工夫でき、コミュニケーションがスムーズになります。
Đây là câu trong trường hợp đối phương nghĩ rằng “không cần nộp báo cáo chi phí” và do đó không cần liên lạc. Hãy suy nghĩ từ quan điểm của đối phương về lý do chậm trễ, và có thể điều chỉnh cách diễn đạt để giao tiếp trở nên suôn sẻ hơn.