件名：「秀和写真集」返却のお願い
Chủ đề: Xin vui lòng trả lại “Album ảnh Shuwa”

秀和株式会社経営企画部の山根陽介です。いつも大変お世話になっております。
Tôi là Yamane Yosuke, thuộc phòng kế hoạch kinh doanh của Công ty TNHH Shuwa. Chúng tôi luôn nhận được sự giúp đỡ từ quý vị, xin cảm ơn rất nhiều.

先月お貸しした「秀和創業写真集」についてご連絡させていただきます。
Tôi viết thư này để liên hệ về “Album ảnh khởi nghiệp Shuwa” mà chúng tôi đã cho quý vị mượn vào tháng trước.

こちらの資料ですが、お約束の期日9月30日（金）から1週間過ぎましたが、まだお返しいただいておりません。
Tài liệu này đã quá hạn trả từ ngày 30 tháng 9 (thứ Sáu) một tuần, nhưng chúng tôi vẫn chưa nhận được.

「秀和創業写真集」は弊社にとっての重要資料であり、貸し出した際に返却期限をお守りいただくようお願いしておりました。
“Album ảnh khởi nghiệp Shuwa” là tài liệu quan trọng đối với công ty chúng tôi, và khi cho mượn, chúng tôi đã yêu cầu quý vị tuân thủ thời hạn trả lại.

至急、お返しくださいますようお願いいたします。
Xin vui lòng trả lại ngay lập tức.

なお、行き違いでご返却いただいている場合は、失礼をお許しの上、お手数ですがその旨ご連絡をお願いします。
Nếu đã trả lại mà chúng tôi không nhận được do nhầm lẫn, xin quý vị vui lòng thông báo cho chúng tôi biết.

取り急ぎ、ご連絡とお願いまで申し上げます。
Xin gửi lời nhắc nhở và yêu cầu khẩn cấp này.

Point: 相手に配慮しつつも、はっきりと返却を要求する
Điểm chính: Quan tâm đến đối tác, nhưng yêu cầu trả lại rõ ràng

貸したものが約束に反して返ってこない、という状況でのメールですが、先方とビジネス上の関係があれば、すぐに返却を要求するのも居丈高な印象でよくありません。配達上の紛失や、こちらで誰かが受け取っていながら失念しているなどの可能性を踏まえた上で、返却を要求します。
Email này nhắc nhở về việc tài liệu đã mượn không được trả lại đúng hẹn. Nếu có mối quan hệ kinh doanh với đối tác, việc yêu cầu trả lại ngay lập tức có thể tạo ấn tượng không tốt. Cần xem xét các khả năng như mất mát trong quá trình vận chuyển hoặc ai đó trong công ty đã nhận mà quên, rồi mới yêu cầu trả lại.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 遅れの状態を伝えるフレーズ
Cụm từ thông báo tình trạng trễ hạn

「9月30日に返却をお願いしておりました『大正期調査レポート』ですが、まだこちらで受け取っておりません。」
“Chúng tôi đã yêu cầu trả lại ‘Báo cáo điều tra thời kỳ Taisho’ vào ngày 30 tháng 9, nhưng chúng tôi vẫn chưa nhận được.”

「返却がない」を避け「受け取っていない」とすることで、「配達上のトラブルかもしれない」との含みを持たせた、婉曲なフレーズです。相手に配慮しながら催促したい際に使えます。
Tránh nói “chưa trả lại” mà thay bằng “chưa nhận được” để ngụ ý rằng có thể có sự cố trong quá trình vận chuyển. Đây là cụm từ lịch sự, phù hợp khi muốn nhắc nhở đối tác một cách tinh tế.

その2: 返却期限を伝えるフレーズ
Cụm từ thông báo thời hạn trả lại

「返却は9月30日とのお約束をいただいております。」
“Chúng tôi đã thỏa thuận rằng thời hạn trả lại là ngày 30 tháng 9.”

日付を明示し、遅れを意識させるフレーズです。期限について相手が同意し約束しているはず、という貸し出しの経緯を伝えて対応を求めます。
Đưa ra ngày cụ thể để nhắc nhở đối tác về sự trễ hạn. Truyền đạt rằng đối tác đã đồng ý và cam kết về thời hạn, yêu cầu họ thực hiện đúng như đã thỏa thuận.

その3: こちらの状況を伝えるフレーズ
Cụm từ thông báo tình hình của chúng ta

「社内でも必要があり、業務に支障をきたしております。」
“Tài liệu này cần thiết trong công ty chúng tôi và việc không nhận được đang gây trở ngại cho công việc.”

こちらが困っていることを伝えるフレーズで、他に「対応に苦慮しております」「困惑しております」などの表現も使えます。場合によって使い分けましょう。
Đây là cụm từ thông báo rằng tình trạng không nhận được tài liệu gây khó khăn cho chúng ta. Có thể dùng các cụm từ như “対応に苦慮しております” (chúng tôi rất khó xử) hay “困惑しております” (chúng tôi bối rối) tùy theo tình huống.

その4: 連絡、対応を求めるフレーズ
Cụm từ yêu cầu liên lạc và phản hồi

「至急ご連絡の上、ご対応くださいますようお願いいたします。」
“Xin vui lòng liên hệ và phản hồi ngay lập tức.”

返却もですが、まず状況の説明や謝罪を求めるときのフレーズです。「返却」と直接的に要求せず、相手の自発的な対応を促す意図も伝わります。
Đây là cụm từ yêu cầu giải thích tình hình và xin lỗi, không chỉ đơn thuần là yêu cầu trả lại. Tránh yêu cầu trực tiếp “返却” (trả lại) mà khuyến khích đối tác tự giác phản hồi.

NG例
Ví dụ không nên sử dụng

「返却期限を守らないのはいかがなものでしょうか？」
“Không tuân thủ thời hạn trả lại là không đúng, phải không?”

本文の「返却期限を守るようお願いしていた」というのは事実の指摘ですが、これでは相手を非難していることになります。行き違いや誤解の可能性を考えられるうちは、相手を非難するような言葉は避けます。
“Yêu cầu tuân thủ thời hạn trả lại” là chỉ ra sự thật, nhưng trong trường hợp này, sẽ làm đối tác cảm thấy bị chỉ trích. Khi còn có khả năng hiểu lầm hoặc nhầm lẫn, tránh sử dụng lời lẽ chỉ trích đối tác.