件名: 商品の納期遅延について
Chủ đề: Về việc chậm trễ thời hạn giao hàng sản phẩm

秀和株式会社営業部の坂上啓です。平素はお世話になっております。
Tôi là Kei Sakagami, thuộc phòng kinh doanh của Shuho Co., Ltd. Xin cảm ơn quý khách đã luôn hỗ trợ chúng tôi.

さて、この度、商品の納期が契約書記載の期日よりも1ヶ月遅れたことにつきまして、御社より顛末書のご提出をいただきました。
Về việc thời hạn giao hàng sản phẩm trễ hơn 1 tháng so với ngày ghi trong hợp đồng, chúng tôi đã nhận được bản báo cáo từ quý công ty.

それによりご事情はわかりましたが、遅延となりますと、弊社としても相当の損害となります。
Chúng tôi đã hiểu rõ tình hình, nhưng việc chậm trễ này sẽ gây tổn thất đáng kể cho công ty chúng tôi.

今後は、この様なことのないよう、然るべき対策を講じていただきますようお願い申し上げます。
Mong quý công ty thực hiện các biện pháp thích hợp để tránh những sự việc tương tự trong tương lai.

なお、再度同様の事態となった場合は、残念ではございますが、お取引の停止も含めた対応を検討せざるをえませんので、よろしくご承知おきください。
Xin lưu ý rằng, trong trường hợp tương tự xảy ra một lần nữa, rất tiếc là chúng tôi sẽ phải xem xét việc dừng hợp tác.

Point: 節度ある言葉で強い対応を
Point: Phản ứng mạnh mẽ với ngôn từ có chừng mực

納期遅延のケースで、先方も顛末書を出し謝罪と反省の意を表している想定です。しかしながら、それまでも遅れが繰り返されているとか、損害が大きい場合などには、謝ったから許す、とは言えない場合もあります。例えば、「また同じことがあったら、次は許さない」と姿勢を具体的に伝えてはいますが、相手を必要以上に非難したりするのは避け、節度のある言葉づかいを保ち、冷静に通告しています。
Trong trường hợp chậm trễ thời hạn giao hàng, giả định rằng đối phương cũng đã nộp báo cáo sự việc và bày tỏ sự xin lỗi và hối lỗi. Tuy nhiên, nếu việc chậm trễ đã lặp lại nhiều lần hoặc gây ra tổn thất lớn, không thể chỉ vì xin lỗi mà bỏ qua. Ví dụ, cần truyền đạt rõ ràng rằng “nếu xảy ra lần nữa, chúng tôi sẽ không tha thứ”, nhưng tránh chỉ trích đối phương một cách quá mức cần thiết. Giữ ngôn từ có chừng mực và thông báo một cách bình tĩnh.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 相手の対応を受けてのフレーズ
Ví dụ 1: Cụm từ phản hồi với đối phương

「3日に、担当の宮坂様よりお電話にて状況をうかがいました。」
“Vào ngày 3, chúng tôi đã nhận được cuộc gọi từ ông Miyasaka để nắm rõ tình hình.”

遅延の発生原因、状況などを相手から伝えられてのフレーズです。「事情は理解した上での抗議である」ことをはっきり伝え、こちらの姿勢を示します。
Đây là cụm từ dùng khi đối phương đã giải thích nguyên nhân và tình hình chậm trễ. Thể hiện rõ ràng rằng “đây là sự phản đối sau khi đã hiểu rõ tình hình” và thể hiện lập trường của mình.

その2: 自社の損害を伝えるフレーズ
Ví dụ 2: Cụm từ thông báo về thiệt hại của công ty mình

「弊社といたしましては、遅れによる損害はおよそ通常時の売り上げの2倍強に当たると見積もっております。」
“Đối với công ty chúng tôi, thiệt hại do chậm trễ ước tính khoảng hơn gấp đôi doanh thu thông thường.”

謝罪だけでは済まされない損害があったことを具体的に伝えるフレーズです。賠償を求めるつもりがない場合でも、金銭的な損害があったとはっきりと伝えておくことで、相手に厳しく反省を促します。
Đây là cụm từ cụ thể hóa thiệt hại không thể giải quyết chỉ bằng lời xin lỗi. Ngay cả khi không có ý định yêu cầu bồi thường, hãy truyền đạt rõ ràng rằng đã có thiệt hại tài chính, để đối phương nghiêm túc xem xét.

その3: 対策を求めるフレーズ
Ví dụ 3: Cụm từ yêu cầu biện pháp đối phó

「再発防止策について、ご説明いただけますよう要望いたします。」
“Chúng tôi yêu cầu quý công ty giải thích về các biện pháp ngăn ngừa tái diễn.”

単に「防止策を考えてほしい」と言うだけでなく、「どのような防止策なのかをきちんと説明してほしい」との要望を伝えます。それをもとに今後の取引を考える、という強い姿勢を示します。
Không chỉ đơn giản là “muốn quý công ty suy nghĩ về biện pháp ngăn ngừa”, mà còn truyền đạt yêu cầu “muốn được giải thích rõ ràng về biện pháp ngăn ngừa”. Điều này thể hiện lập trường mạnh mẽ rằng sẽ xem xét dựa trên điều đó để quyết định các giao dịch trong tương lai.

その4: 再発の場合の対処を伝えるフレーズ
Ví dụ 4: Cụm từ thông báo về biện pháp xử lý trong trường hợp tái diễn

「もしまた契約不履行があった場合には、賠償請求も含めた対処を考えることになりますので。」
“Nếu lại xảy ra việc không tuân thủ hợp đồng, chúng tôi sẽ phải xem xét biện pháp xử lý, bao gồm cả yêu cầu bồi thường.”

法的な処置をとるつもりがあることを伝えるフレーズです。先方とのこれまでの関係にもよりますが、「すぐには訴えないが予告はしておく」ことが有効な場合もあります。
Đây là cụm từ thông báo rằng có ý định thực hiện các biện pháp pháp lý. Tùy thuộc vào mối quan hệ với đối phương, đôi khi việc “không khởi kiện ngay, nhưng cảnh báo trước” cũng có hiệu quả.