件名：ミーティングご欠席の件
Chủ đề: Về việc vắng mặt trong buổi họp

秀和株式会社営業部の西丘敬子です。平素はお世話になっております。
Tôi là Keiko Nishioka, thuộc bộ phận kinh doanh của Công ty Showa. Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ.

さて先ほど、本日午後2時から弊社にて行うことになっておりましたミーティングの件で、ご連絡を頂戴いたしました。
Vừa rồi, tôi đã nhận được thông báo về việc vắng mặt trong buổi họp được tổ chức tại công ty chúng tôi vào lúc 2 giờ chiều nay.

いただきましたメールによりますと、このお約束について本日2日ではなく3日に実施とご記憶だったとのこと。急な事故や私ども連絡の手違いでないことはわかり安堵しましたが、私としましては大変遺憾に存じます。
Theo email bạn gửi, tôi được biết rằng bạn nhớ cuộc hẹn này là vào ngày 3 chứ không phải ngày hôm nay. Tôi nhẹ nhõm vì đây không phải là tai nạn đột ngột hay lỗi liên lạc của chúng tôi, nhưng tôi rất tiếc về sự việc này.

メールにて丁寧なお詫びをいただいてはおりますが、今後はこのようなことがないよう、重ねてお願い申し上げます。
Dù đã nhận được lời xin lỗi chân thành qua email, tôi rất mong rằng sự việc như thế này sẽ không tái diễn trong tương lai.

弊社といたしましては、貴社との信頼関係を第一に業務に取り組んでおります。
Chúng tôi luôn đặt mối quan hệ tin cậy với quý công ty lên hàng đầu trong công việc.

その点をご理解の上、今後ともよろしくお願い申し上げます。
Mong bạn hiểu điều này và tiếp tục hợp tác tốt trong tương lai.

Point
Điểm cần chú ý

丁寧な中にもはっきりと強い姿勢を打ち出す
Thể hiện rõ ràng lập trường mạnh mẽ trong sự lịch sự

ミーティングの約束を破られた場合の、抗議の文例です。先方からは謝罪があり、こちらもそれを受け入れはしたけれども、それだけでは済まさず、もう一言注意しておきたい、というケースを想定しています。相手の落ち度を責めるのではなく、この度のミスを妥当に考えてほしいというこちら側の姿勢、心情を伝えます。相手を大切に思い、信頼関係を壊したくないからこそ厳しく言う、との気持ちが伝われば、相手も素直に反省してくれることでしょう。
Đây là ví dụ về văn bản khiếu nại khi cuộc hẹn bị hủy bỏ mà không thông báo trước. Mặc dù đã nhận được lời xin lỗi từ phía đối phương và chấp nhận, nhưng không thể bỏ qua mà cần phải lưu ý thêm một điều nữa. Không phải để trách móc lỗi lầm của đối phương, mà để thể hiện lập trường và tâm tư của mình, mong đối phương suy nghĩ đúng đắn về sai lầm lần này. Truyền đạt rằng vì coi trọng đối phương và không muốn phá hỏng mối quan hệ tin cậy nên mới nghiêm khắc nói như vậy. Nếu đối phương hiểu được điều này, họ sẽ chân thành phản tỉnh.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về câu thay thế

その1 事情を述べるフレーズ
Ví dụ về câu trình bày tình huống

「このお約束について失念されていたとのこと。」
“Về cuộc hẹn này, có vẻ như đã bị quên mất.”

本文例は勘違いしていたケースですが、これは忘れていた場合です。「失念」という言葉を選んで、「記憶違い」「間違い」のような相手の落ち度をはっきり記すことを避ける工夫をしています。
Ví dụ này là trường hợp nhầm lẫn, nhưng nếu quên, hãy chọn từ “失念” (quên mất) để tránh chỉ rõ lỗi của đối phương như “記憶違い” (nhớ nhầm) hay “間違い” (sai sót).

その2 失望した心情を述べるフレーズ (1)
Ví dụ về câu bày tỏ sự thất vọng (1)

「私としましては誠に残念に存じます。」
“Tôi thực sự rất tiếc.”

「遺憾に思う」よりも、やや口語的な表現です。あまり硬くなくソフトに伝えたいときには、こちらの方がよいでしょう。
Câu này văn nói hơn so với “遺憾に思う” (rất tiếc). Khi muốn diễn đạt một cách nhẹ nhàng hơn, câu này sẽ phù hợp hơn.

その3 失望した心情を述べるフレーズ (2)
Ví dụ về câu bày tỏ sự thất vọng (2)

「私どもの落胆をお察しいただければと存じます。」
“Mong bạn có thể hiểu được sự thất vọng của chúng tôi.”

「こちらのがっかりした気持ちを察してください」との意味です。相手を責めるのではなく、こちらの感情を伝えることで間接的に反省を促します。
Câu này có nghĩa là “Mong bạn hiểu được sự thất vọng của chúng tôi”. Không phải để trách móc đối phương, mà truyền đạt cảm xúc của mình để gián tiếp thúc đẩy sự phản tỉnh.

その4 ミスが繰り返されないように念を押すフレーズ
Ví dụ về câu nhấn mạnh để tránh lặp lại lỗi

「今後は確認を怠らないとのお言葉をいただきましたので、ぜひよろしくお願いいたします。」
“Vì bạn đã hứa rằng sẽ không quên kiểm tra trong tương lai, mong bạn hãy thực hiện đúng lời hứa đó.”

相手の謝罪、反省の言葉をとらえ、実行を促すフレーズです。かなり強い言葉を感じさせる表現なので、年齢的に上の人には避けましょう。
Đây là câu nắm bắt lời xin lỗi và sự phản tỉnh của đối phương để thúc đẩy họ thực hiện. Vì diễn đạt khá mạnh mẽ, nên tránh sử dụng với người có tuổi cao hơn.

その5 関係を強調するフレーズ
Ví dụ về câu nhấn mạnh mối quan hệ

「御社とは長年にわたり信頼関係を築いており、今後ともそれを大切にしたいと願っております。」
“Công ty chúng tôi đã xây dựng mối quan hệ tin cậy với quý công ty suốt nhiều năm qua, và mong muốn tiếp tục duy trì mối quan hệ này.”

相手との関係を大切にしていることを伝えるとともに、「その信頼関係をそれならば損ねないように」と釘をさすフレーズです。
Câu này vừa truyền đạt rằng bạn coi trọng mối quan hệ với đối phương, vừa nhấn mạnh rằng “Hãy giữ gìn mối quan hệ tin cậy đó”.