件名：【注意】出荷前点検について
Tiêu đề: [Chú ý] Về việc kiểm tra trước khi xuất hàng

担当者各位
Kính gửi các nhân viên phụ trách,

お疲れ様です。品質管理部、配送担当の山下です。
Cảm ơn mọi người đã vất vả. Tôi là Yamashita, phụ trách quản lý chất lượng và vận chuyển.

さて、先週、中央営業所において商品番号の取り違えによる出荷ミスが発生いたしました。
Vừa qua, tại văn phòng kinh doanh trung tâm đã xảy ra lỗi xuất hàng do nhầm lẫn mã sản phẩm.

具体的には、商品番号「AB-112」との注文内容にも関わらず、「AB-122」を出荷したというものです。
Cụ thể là, mặc dù đơn hàng yêu cầu mã sản phẩm “AB-112”, nhưng đã xuất nhầm mã “AB-122”.

本件は、出荷前点検での不備が原因と考えられます。
Chúng tôi cho rằng nguyên nhân là do thiếu sót trong việc kiểm tra trước khi xuất hàng.

単純な数字の読み違いですが、このミスにかかるコストは決して小さくありません。またお客様にもご迷惑をおかけすることとなり、厳しいお叱りがありました。
Mặc dù chỉ là lỗi đơn giản khi đọc nhầm số, nhưng chi phí liên quan đến lỗi này không hề nhỏ. Hơn nữa, chúng tôi đã gây phiền hà cho khách hàng và nhận được lời khiển trách nghiêm khắc.

今後は以下の通り、手順の徹底をお願いいたします。
Từ nay về sau, xin mọi người tuân thủ chặt chẽ các quy trình sau đây:

• 出荷前にはピッキングを行った者とは別の者が、必ず注文書と商品の内容、個数の確認を行うこと。
  Trước khi xuất hàng, một người khác với người đã thực hiện việc lấy hàng, phải kiểm tra đơn hàng và xác nhận nội dung, số lượng của sản phẩm.

以上よろしくお願いします。
Xin cảm ơn sự hợp tác của mọi người.

Point
Điểm lưu ý

すべきことを具体的に伝える
Truyền đạt cụ thể những việc cần làm

職場でのミスを全員に注意するメールです。具体的な事例、原因、そして防止策を、具体的に整理して書きます。読み手がすぐに実行しやすいように書くこと、そして「絶対に守らなければと思うような厳しさも伝える文章にしましょう。
Đây là email nhắc nhở toàn bộ nhân viên về lỗi nghiệp vụ. Viết cụ thể các ví dụ, nguyên nhân và biện pháp phòng ngừa. Viết sao cho người đọc dễ dàng thực hiện ngay, và nên thể hiện sự nghiêm khắc để họ cảm thấy “nhất định phải tuân thủ”.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その１ ミスの発生を伝えるフレーズ
Trường hợp 1: Cụm từ thông báo về việc phát sinh lỗi

『今年度になって、10件の誤配送のクレームが発生しています。』
“Từ đầu năm nay, đã có 10 khiếu nại về việc giao hàng sai.”

クレームが多発している場合には、具体的な件数をあげて、ことの重大さを伝えます。
Khi có nhiều khiếu nại, hãy nêu số lượng cụ thể để truyền đạt mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

その２ ミスの原因を伝えるフレーズ
Trường hợp 2: Cụm từ thông báo nguyên nhân gây ra lỗi

『調査したところ、ミスのほとんどは点検不十分によるものです。』
“Theo điều tra, hầu hết các lỗi đều do kiểm tra không kỹ.”

ミスの原因を伝えることは、注意を促すだけでなく、ミスについて管理者が真剣に取り組む姿勢を示すことにもつながります。
Việc thông báo nguyên nhân gây ra lỗi không chỉ nhắc nhở mà còn cho thấy người quản lý đang nghiêm túc xử lý vấn đề.

その３ ミスに対する注意を喚起するフレーズ
Trường hợp 3: Cụm từ nhắc nhở về việc chú ý đến lỗi

『忙しい時期だけに、より一層、細心の注意を払う必要があります。』
“Chính vì đang trong thời kỳ bận rộn, cần phải chú ý kỹ lưỡng hơn nữa.”

ミスについて、現場では「忙しいから仕方がない」と考える人も少なくはありません。小さな不注意にも厳しい姿勢で臨むよう促します。
Về lỗi, không ít người tại hiện trường sẽ nghĩ rằng “bận rộn nên không tránh khỏi”. Hãy nhắc nhở họ phải nghiêm túc hơn ngay cả với những sơ suất nhỏ.

その４ 具体的な防止手順を伝えるフレーズ
Trường hợp 4: Cụm từ thông báo các biện pháp phòng ngừa cụ thể

『チェック方法を一部改訂します。以下の通りですので、全員、確認の上、確実に実行してください。』
“Chúng tôi sẽ sửa đổi một phần quy trình kiểm tra. Vui lòng xác nhận và thực hiện chính xác theo hướng dẫn dưới đây.”

ミス防止のために何をするかを、具体的に伝えます。「気をつけるように」とう注意だけでは改善されません。すべきことを分かりやすく、実行しやすいように伝えます。
Thông báo cụ thể những việc cần làm để phòng tránh lỗi. Chỉ nhắc nhở “hãy chú ý” là không đủ. Truyền đạt rõ ràng và dễ thực hiện những điều cần làm.

NG例！
Ví dụ NG!

『忙しい時期で仕方ないですが、できるだけ注意してください。』
“Vì đang trong thời kỳ bận rộn nên không tránh khỏi, nhưng hãy cố gắng chú ý.”

相手に配慮したつもりでも、このような書き方だと読み手に緊張感や注意力を持たせることはできません。いたわりや思いやりと、ビジネス上の厳粛な指示を混同させないようにしましょう。
Mặc dù có ý định quan tâm đến đối phương, nhưng cách viết này không tạo được cảm giác nghiêm túc và chú ý cho người đọc. Đừng nhầm lẫn giữa sự quan tâm và chỉ thị nghiêm túc trong công việc.