件名：営業報告書記載について
Chủ đề: Về việc ghi chép trong báo cáo kinh doanh

さきほど、今西さんが昨日提出した、東海社の営業報告書を読みました。
Tôi vừa đọc báo cáo kinh doanh của công ty Tokai mà anh Imanishi đã nộp hôm qua.

報告書に記載されていた、相手側から提示された金額について、ひとつ気がついた点がありますのでお知らせします。
Tôi phát hiện ra một điểm về số tiền do phía đối tác đề xuất được ghi trong báo cáo, muốn thông báo để anh biết.

あの時は、私も同行していましたが、先方の資料には年間で100万円程度の予算で考えていると記載されています。しかし、報告書には半年で100万円と記載されていましたので、再度、確認してもらえますか？
Lúc đó tôi cũng có mặt, tài liệu của phía đối tác ghi rằng họ dự kiến ngân sách khoảng 1 triệu yên một năm. Tuy nhiên, trong báo cáo lại ghi là 1 triệu yên trong nửa năm, nên nhờ anh kiểm tra lại.

今後の見積書作成にも影響する重要な部分であり、正しい数字を残しておきたいので、よろしくお願いします。
Đây là phần quan trọng ảnh hưởng đến việc lập dự toán sau này, nên tôi muốn đảm bảo rằng số liệu là chính xác.

その他の部分は、簡潔にまとまっていて良いと思います。
Các phần khác tôi thấy đã được viết gọn gàng.

修正次第、再送してください。よろしくお願いします。
Sau khi chỉnh sửa, vui lòng gửi lại cho tôi. Cảm ơn anh.

Point: ミスの指摘は支援する姿勢で
Điểm chính: Chỉ ra lỗi sai với thái độ hỗ trợ

部下の仕事に不注意があり、それを注意しやり直させるケースです。上司としては、ミスを指摘するだけでなく、部下のやる気を引き出すためのコミュニケーションのきっかけともしたいところです。誉めるべきところは誉め、支援、協力する気持ちも しっかりと伝えましょう。
Đây là tình huống cần nhắc nhở và yêu cầu nhân viên sửa lại khi có sự thiếu chú ý trong công việc. Là cấp trên, không chỉ đơn thuần chỉ ra lỗi sai mà còn muốn tạo động lực cho nhân viên thông qua giao tiếp. Hãy khen ngợi những điểm đáng khen và truyền đạt rõ ràng ý muốn hỗ trợ và hợp tác.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 部下をねぎらうフレーズ
Cụm từ khen ngợi nhân viên

「東海社の営業報告書の作成、ありがとうございました。」
“Cảm ơn anh đã hoàn thành báo cáo kinh doanh của công ty Tokai.”

仕事をしてくれたことについてのねぎらいの言葉です。迅速な提出があった際には、「早々に作成してくれてありがとう」などの表現も工夫しましょう。
Đây là lời cảm ơn vì đã hoàn thành công việc. Nếu có sự nộp bài nhanh chóng, có thể thêm các biểu hiện như “Cảm ơn anh đã hoàn thành sớm.”

その2: 協力を伝えるフレーズ
Cụm từ thể hiện sự hỗ trợ

「私も先日の先方の資料は持っているので、必要であれば声をかけてください。」
“Tôi cũng có tài liệu của đối tác từ hôm trước, nếu cần hãy liên hệ với tôi.”

この他に、「先方の会社のHPを確認してみてください」や、「主任が、詳細を知っています」など、部下が修正をするための情報源について、協力できることがあれば伝えます。
Ngoài ra, có thể sử dụng các cụm từ như “Hãy kiểm tra trang web của công ty đối tác” hoặc “Trưởng phòng biết chi tiết” để cung cấp nguồn thông tin hỗ trợ cho nhân viên khi sửa chữa.

その3: 業務の必要性を伝えるフレーズ
Cụm từ truyền đạt tầm quan trọng của công việc

「この部分は、経営企画室の方でも最新の状況を知りたがっているので。」
“Phần này, phòng kế hoạch kinh doanh cũng muốn biết tình hình mới nhất.”

なぜその仕事が大切なのか、を伝えると、部下も前向きに取り組むことができます。単に「直せ」と言うだけでなく、理由と必要性を伝えましょう。
Truyền đạt lý do tại sao công việc này quan trọng sẽ giúp nhân viên tích cực thực hiện. Đừng chỉ nói “sửa lại” mà hãy giải thích lý do và tầm quan trọng.

その4: 仕事ぶりを評価するフレーズ
Cụm từ đánh giá công việc

「この部分のみ直してもらえれば、あとは問題ありません。」
“Nếu chỉ sửa phần này, còn lại không có vấn đề gì.”

やり直しを命じられると、「ミスしてしまった」と落ち込む部下もいるでしょう。できている部分についてはきちんと評価をし、自信を持たせる配慮も忘れないようにしたいものです。
Khi bị yêu cầu sửa lại, nhân viên có thể cảm thấy thất vọng vì “đã mắc lỗi”. Hãy đảm bảo đánh giá đúng những phần đã làm tốt để khuyến khích và tạo sự tự tin cho họ.

NG例
Ví dụ không nên sử dụng

「数字が間違っています。きちんと確認してから提出してください。」
“Các con số bị sai. Hãy xác minh kỹ trước khi nộp.”

こうした文章は、メールでは書いた人の意図以上に読み手には冷たく感じられるものです。上司は軽い注意のつもりでも、部下は深刻に受け止めることもありますから配慮が必要です。
Những câu như thế này khi viết email có thể khiến người nhận cảm thấy lạnh lùng hơn ý định của người viết. Cấp trên có thể chỉ muốn nhắc nhở nhẹ nhàng, nhưng nhân viên có thể cảm thấy nghiêm trọng, vì vậy cần phải cẩn thận khi dùng từ ngữ.