件名：打ち合わせ遅刻についてのお詫び

Tiêu đề: Xin lỗi về việc trễ hẹn cuộc họp

平素は大変お世話になっております。
秀和株式会社営業部の大西純一でございます。

Cảm ơn quý vị đã luôn hỗ trợ chúng tôi.
Tôi là Junichi Onishi, thuộc phòng kinh doanh của công ty Shūwa.

昨日は、お忙しい中お時間を割いていただいたにもかかわらず、お打ち合わせの時間に遅れてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

Hôm qua, mặc dù quý vị đã dành thời gian quý báu của mình, nhưng tôi đã đến muộn cuộc họp, thành thật xin lỗi quý vị.

電車の遅延とは言え、私がもう少し早く行動していれば防げた遅刻だったと反省いたしております。

Mặc dù có sự chậm trễ của tàu điện, nhưng tôi nhận thấy rằng nếu tôi hành động sớm hơn, việc trễ hẹn này có thể đã được tránh. Tôi thật sự hối hận về điều này.

武井様には、お許しをいただきありがたく存じておりますが、今後はこのようなことがないよう、よく注意いたします。

Tôi rất biết ơn vì ông Takei đã tha thứ cho tôi, nhưng từ nay tôi sẽ chú ý để tránh xảy ra việc tương tự.

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

Rất mong quý vị tiếp tục ủng hộ trong tương lai.

お詫びまで申し上げます。

Xin gửi lời xin lỗi này đến quý vị.

Point:
• 小さなミスでも丁寧な謝罪で好感度アップ
遅刻や連絡ミスなど、小さな失敗は誰にでもよくあることです。また、本文例のように、自分のせいではない理由でミスが起こることもあります。相手もちょっとしたことなら、「まあ仕方がない」と許してくれるでしょう。しかしだからと言って、それだけで済ませてしまうのはもったいないことです。小さなミスでも丁寧し、重ねて詫びることで相手の印象も大きく変わります。短いメールでもミスを自己アピールのチャンスにできる、という例です。

Điểm quan trọng:
• Ngay cả lỗi nhỏ cũng cần xin lỗi cẩn thận để cải thiện thiện cảm
Những lỗi nhỏ như trễ hẹn hay nhầm lẫn trong liên lạc là điều có thể xảy ra với bất kỳ ai. Ngoài ra, như trong ví dụ trên, đôi khi lỗi xảy ra không phải do mình. Đối phương có thể bỏ qua những lỗi nhỏ như vậy và nói rằng “không sao đâu”. Nhưng chỉ bỏ qua như vậy là lãng phí. Ngay cả lỗi nhỏ cũng cần xin lỗi cẩn thận và liên tục, điều này sẽ thay đổi lớn ấn tượng của đối phương. Đây là ví dụ về cách biến lỗi lầm thành cơ hội để tự giới thiệu trong email ngắn.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế để xin lỗi khách hàng về việc trễ hẹn

その１ 相手の迷惑を思いやるフレーズ
「ご多忙中のところ、面談の機会をいただいていたにもかかわらず。」

Cụm từ để quan tâm đến sự phiền phức của đối phương
“Mặc dù quý vị đã dành thời gian quý báu của mình để gặp gỡ chúng tôi.”

遅刻とは、忙しい相手の貴重な時間を奪い、ムダにする行為です。その点を自覚し、反省している気持ちを込めたフレーズです。このあとに謝罪の言葉を続けます。

Việc trễ hẹn là hành động lấy đi và lãng phí thời gian quý báu của đối phương. Cụm từ này thể hiện sự nhận thức và hối hận về điều đó. Sau cụm từ này, tiếp tục với lời xin lỗi.

その２ 理由と反省を伝えるフレーズ
「お約束時間を勘違いする、という社会人として恥ずべき理由でご迷惑をおかけし、深く反省いたしております。」

Cụm từ để truyền đạt lý do và sự hối hận
“Tôi rất hối hận vì đã gây phiền phức do lý do đáng xấu hổ như một người đi làm, là nhầm lẫn thời gian hẹn.”

本文は電車の遅延ですが、これは約束時間を間違えていたケースです。いずれも理由を述べたあと、その理由が通用するものではない、と打ち消して謝罪につなげています。理由を言い訳にしない表現のフレーズです。

Đoạn văn này đề cập đến việc trễ tàu, nhưng đây là trường hợp nhầm lẫn thời gian hẹn. Dù lý do là gì, sau khi nêu lý do, bạn phủ nhận rằng lý do đó không thể chấp nhận và kết nối đến lời xin lỗi. Đây là cụm từ không dùng lý do làm cái cớ.

その３ 相手の寛容に感謝するフレーズ
「気にしなくてもよいとのお言葉をいただき、感謝いたしておりますが。」

Cụm từ để cảm ơn sự khoan dung của đối phương
“Tôi rất biết ơn vì quý vị đã nói rằng không cần bận tâm.”

少々のミスであれば、相手もその場で許してくれるものです。しかし、その言葉に甘えてミスを忘れてしまっては、不信感を持たれます。相手の好意と寛容に、改めて感謝を伝えると好感を持たれます。

Nếu là lỗi nhỏ, đối phương có thể bỏ qua ngay tại chỗ. Tuy nhiên, nếu bạn bỏ qua lời nói đó và quên lỗi, sẽ gây ra sự thiếu tin tưởng. Việc cảm ơn sự khoan dung và thiện chí của đối phương một lần nữa sẽ tạo ấn tượng tốt.

その４ 今後の付き合いを願うフレーズ
「今後ともご指導いただきますよう、お願い申し上げます。」

Cụm từ để mong muốn duy trì mối quan hệ trong tương lai
“Mong quý vị tiếp tục chỉ dẫn trong tương lai.”

地位、年齢が高い相手に対して「遅刻するような未熟な自分を今後も指導してほしい」との気持ちをこめたフレーズです。注意や忠言を受けた場合にも使えます。

Đây là cụm từ thể hiện mong muốn tiếp tục nhận được sự chỉ dẫn từ đối phương có địa vị hoặc tuổi tác cao hơn, khi bạn xin lỗi vì sự thiếu chín chắn của mình. Có thể sử dụng khi nhận được sự nhắc nhở hoặc lời khuyên.

NG例！
•「払ってもらわないとうちも困ります。」

Ví dụ NG!
• “Nếu không nhận được thanh toán, chúng tôi cũng gặp rắc rối.”

→本文で述べている内容と同じ意味ですが、口語的な表現にすると公的な抗議文としての格がなくなります。まだ相手に軽い印象を与えますので、フォーマルな文体を工夫しましょう。

→ Mặc dù mang ý nghĩa tương tự như nội dung đã nêu trong văn bản, nhưng khi diễn đạt theo cách nói thông thường, nó sẽ làm mất đi tính trang trọng của văn bản phản đối chính thức. Nó cũng có thể khiến đối phương cảm thấy nhẹ nhàng hơn, vì vậy hãy chú ý sử dụng văn phong chính thức.