件名：9月8日会合欠席のお詫び
Chủ đề: Xin lỗi về việc vắng mặt trong cuộc họp ngày 8 tháng 9

秀和株式会社営業部の小池昌子でございます。平素よりお引き立てをいただきましてお礼申し上げます。
Tôi là Koike Masako, thuộc phòng kinh doanh của Công ty TNHH Shuwa. Chúng tôi luôn nhận được sự giúp đỡ từ quý vị, xin cảm ơn rất nhiều.

さて、昨日は御社にて会合が予定されていたにも関わらず、間際になって参加できず大変失礼をいたしました。
Về cuộc họp đã được lên lịch tại quý công ty hôm qua, tôi rất xin lỗi vì đã không thể tham gia vào phút chót.

参加の予定をしておりましたが、当日になってどうしてもはずせない急用ができ、欠席せざるを得ませんでした。
Tôi đã dự định tham gia, nhưng vào ngày hôm đó, có việc gấp không thể tránh được nên tôi buộc phải vắng mặt.

新しい商品開発するにあたっての第一回会合でしたので、本当に残念に存じます。
Đây là cuộc họp đầu tiên về việc phát triển sản phẩm mới, nên tôi thực sự rất tiếc.

会合での内容については、あらためて確認いたしますが、今回の不参加につきましては、どうぞお許しのほどお願い申し上げます。
Tôi sẽ xác nhận lại nội dung cuộc họp sau, nhưng xin quý vị vui lòng bỏ qua cho sự vắng mặt lần này của tôi.

取り急ぎ、お詫びまで申し上げます。
Xin gửi lời xin lỗi khẩn cấp này.

Point: 事前、事後とも謝罪を欠かさずに
Điểm chính: Không quên xin lỗi cả trước và sau

会合を直前で欠席したことについての、事後のお詫びです。欠席については会合前に必然連絡し、その際にも詫びているものですが、それだけで済ませてしまうのは誠意に欠けています。また「会合を重要視していない」と誤解されることもありますので、事後のお詫びも欠かさないようにしましょう。
Đây là lời xin lỗi sau khi vắng mặt vào phút chót trong cuộc họp. Mặc dù đã thông báo và xin lỗi trước khi vắng mặt, nhưng chỉ làm vậy thì thiếu sự chân thành. Cũng có thể bị hiểu lầm là “không coi trọng cuộc họp”, vì vậy hãy chắc chắn rằng không quên xin lỗi sau sự việc.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 急な欠席を詫びるフレーズ
Cụm từ xin lỗi vì vắng mặt đột xuất

「直前に不参加のご連絡をすることとなってしまい、申し訳ありませんでした。」
“Xin lỗi vì đã thông báo không thể tham gia vào phút chót.”

欠席自体よりも「欠席の連絡が直前になった」点を重視して詫びるフレーズです。連絡が直前になったために予定していた役割が混乱したり、事務局の人に迷惑をかけた場合に用います。
Cụm từ này nhấn mạnh việc thông báo vắng mặt vào phút chót hơn là việc vắng mặt. Sử dụng khi việc thông báo trễ gây xáo trộn cho các vai trò đã được dự kiến hoặc gây phiền hà cho ban tổ chức.

その2: 不参加の理由を述べるフレーズ
Cụm từ giải thích lý do không tham gia

「直前に急な業務ができ、やむをえず欠席となってしまいました。」
“Do có công việc đột xuất vào phút chót nên tôi buộc phải vắng mặt.”

ビジネスパーソンであれば、突発的に仕事ができることもよくあるもの。 “それなら仕方がない」と理解されやすい理由の述べ方です。具体的に業務内容まで述べる必要はありません。
Đối với người làm kinh doanh, việc phát sinh công việc đột xuất là điều thường xảy ra. Đây là cách giải thích lý do dễ được hiểu là “không còn cách nào khác”. Không cần nêu chi tiết nội dung công việc cụ thể.

その3: 不参加を惜しむ気持ちを伝えるフレーズ
Cụm từ thể hiện sự tiếc nuối vì không tham gia được

「貴重な機会に参加できず、かえすがえすも残念に存じます。」
“Tôi rất tiếc vì đã không thể tham gia vào cơ hội quý báu này.”

「かえすがえすも」とは、繰り返し強く思うことです。こう述べることで、強い参加意欲を持っていたこと、その会合を重要視していた気持ちが伝わります。
“かえすがえすも” có nghĩa là cảm giác mạnh mẽ lặp đi lặp lại. Nói như vậy sẽ truyền đạt rằng bạn rất muốn tham gia và coi trọng cuộc họp.

その4: 謝罪して締めくくるフレーズ
Cụm từ xin lỗi và kết thúc

「次回の会合には、ぜひとも出席いたしますので、何とぞご容赦のうえ、今後ともよろしくお願い申し上げます。」
“Tôi nhất định sẽ tham dự buổi họp lần sau, xin quý vị thông cảm và mong tiếp tục được hợp tác trong tương lai.”

最後に改めて欠席について詫び、会合がこの先も継続して続く場合には、「次回はぜひ」と参加意欲を表しながらメールを締めくくります。
Cuối cùng, xin lỗi một lần nữa về việc vắng mặt và nếu cuộc họp sẽ tiếp tục diễn ra, hãy kết thúc email bằng việc bày tỏ mong muốn tham gia “lần sau nhất định sẽ tham dự”.