件名: 出張費精算遅れに関するお詫び（桜田）
Chủ đề: Xin lỗi về việc chậm trễ nộp bảng quyết toán chi phí công tác (Sakurada)

お疲れ様です。
Chào anh/chị.

総務課の桜田です。
Tôi là Sakurada thuộc phòng hành chính.

さて、このたび、先月末までに出張費精算書を提出すべきところ、昨日になってしまったことを深くお詫びします。
Về việc lẽ ra phải nộp bảng quyết toán chi phí công tác trước cuối tháng trước, nhưng lại để đến hôm qua mới nộp, tôi thành thật xin lỗi.

経理部の皆さんが、期日までに処理するにあたり、大変お困りになったことと思います。
Tôi nghĩ rằng điều này đã gây khó khăn rất nhiều cho các anh chị bên phòng kế toán trong việc xử lý đúng hạn.

総務課長からも注意され、反省しております。
Tôi đã bị trưởng phòng hành chính nhắc nhở và đang nghiêm túc kiểm điểm.

今後は、出張の翌日には提出するよう致しますので、今回はお許しいただきますようお願いします。
Từ nay, tôi sẽ nộp bảng quyết toán vào ngày hôm sau khi kết thúc công tác, mong anh/chị thông cảm lần này.

取り急ぎお詫びまで。
Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này.

Point: 社員同士でも、落ち度には節度ある謝罪を
Point: Dù là giữa các đồng nghiệp cũng cần xin lỗi nghiêm túc khi có sai sót

社内の部署間での謝罪メールです。同じ社員同士ですので、言葉づかいや表現は簡素になりますが、謝罪の仕方は社外向けと大きな変わりはありません。率直に謝罪し、相手の迷惑を思いやり、今後の反省と改善への決意を伝えます。
Đây là email xin lỗi giữa các bộ phận trong công ty. Dù là đồng nghiệp cùng công ty nên cách dùng từ và biểu đạt sẽ đơn giản hơn, nhưng cách xin lỗi không khác nhiều so với đối ngoại. Hãy xin lỗi thẳng thắn, thể hiện sự đồng cảm với sự bất tiện của đối phương và truyền đạt quyết tâm cải thiện trong tương lai.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 冒頭の挨拶フレーズ
Ví dụ 1: Cụm từ chào hỏi đầu thư

「いつもお世話になっております。」
“Xin cảm ơn quý anh/chị đã luôn hỗ trợ.”

社内メールでの挨拶は、一般的には「お疲れ様です」ですが、相手や用件によって、また本社と支社など距離がある場合には「お世話になっております」も用いられます。
Trong email nội bộ, lời chào thông thường là “お疲れ様です” (Cảm ơn sự vất vả của anh/chị), nhưng tùy thuộc vào đối tượng và nội dung, hoặc khi có khoảng cách giữa trụ sở chính và chi nhánh, có thể dùng “お世話になっております” (Xin cảm ơn sự hỗ trợ).

その2: 相手の迷惑について述べるフレーズ
Ví dụ 2: Cụm từ nêu rõ sự bất tiện gây ra cho đối phương

「私の出張費精算書提出が遅れたために、多大なご迷惑をおかけしたと聞いております。」
“Tôi được biết rằng việc nộp bảng quyết toán chi phí công tác của tôi bị trễ đã gây nhiều phiền hà cho anh/chị.”

周囲の人から、担当部署が迷惑に思っていると注意を受けた際のフレーズです。「多大な迷惑」は、「その後の業務手続でかなりご迷惑をおかけした」など、具体的に伝えてもよいでしょう。
Đây là cụm từ sử dụng khi nhận được phản hồi từ những người xung quanh rằng bộ phận phụ trách cảm thấy phiền phức. “多大な迷惑” (phiền hà rất nhiều) có thể cụ thể hơn như “その後の業務手続でかなりご迷惑をおかけした” (đã gây nhiều phiền hà trong các thủ tục công việc sau đó).

その3: 上司からの注意を伝えるフレーズ
Ví dụ 3: Cụm từ truyền đạt sự nhắc nhở từ cấp trên

「課長からも『精算まで完了して初めて仕事が終わったと言える』と叱られました。」
“Tôi đã bị trưởng phòng khiển trách rằng ‘chỉ khi hoàn thành quyết toán mới có thể nói là công việc đã xong’.”

上司から叱責があったことを具体的に伝えると、「上司が指導してくれたなら」と相手も納得しやすくなります。
Khi cụ thể hóa việc bị cấp trên khiển trách, đối phương sẽ dễ dàng chấp nhận hơn khi biết rằng “cấp trên đã hướng dẫn”.

その4: 反省と今後の決意を示すフレーズ
Ví dụ 4: Cụm từ thể hiện sự phản tỉnh và quyết tâm trong tương lai

「今後は、精算遅れが発生しないよう、提出締切日をしっかり手帳にメモしますので。」
“Trong tương lai, để không xảy ra tình trạng chậm trễ quyết toán, tôi sẽ ghi chú rõ ràng hạn chót vào sổ tay.”

サポート部門は、ルールを守らない社員からは色々と迷惑をこうむっているものです。反省と思いやりを伝えるために、具体的な改善策を宣言すると好感が持たれます。
Bộ phận hỗ trợ thường gặp nhiều phiền hà từ những nhân viên không tuân thủ quy định. Để truyền đạt sự phản tỉnh và đồng cảm, việc tuyên bố các biện pháp cải thiện cụ thể sẽ được đánh giá cao.