件名：サポートB支払いに関する遅れについて

Tiêu đề: Xin lỗi về sự chậm trễ trong việc thanh toán cho Support B

日頃お世話になっており、ありがとうございます。
秀和株式会社経理部の中村典弘でございます。

Cảm ơn quý vị đã luôn hỗ trợ chúng tôi.
Tôi là Norihiro Nakamura, thuộc phòng kế toán của công ty Shūwa.

さて、貴社から5月30日付で発行されました「サポートB」の請求書に対するお支払いが、私どもの手違いから遅延しておりました。誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。

Về hóa đơn “Support B” do quý công ty phát hành ngày 30 tháng 5, chúng tôi xin lỗi vì sự chậm trễ trong việc thanh toán do lỗi của chúng tôi. Thành thật xin lỗi và gửi lời xin lỗi chân thành từ đáy lòng.

本日、遅ればせながらお振込みをいたしました。お手数ですが入金をご確認いただければ幸いです。

Hôm nay, dù muộn màng nhưng chúng tôi đã chuyển khoản. Chúng tôi rất mong quý vị kiểm tra việc nhận tiền.

また、弊社が確認すべきところ、貴社からご指摘を受けたことにもお詫びを申し上げます。

Chúng tôi cũng xin lỗi vì đã để quý công ty phải nhắc nhở về việc này.

今後は、お支払いの確認を一層厳密にいたし、二度と今回のようなことがないよう努めてまいります。何とぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。

Trong tương lai, chúng tôi sẽ kiểm tra kỹ lưỡng việc thanh toán hơn nữa và cố gắng không để xảy ra tình trạng tương tự. Mong quý vị thông cảm.

まずは、お詫びとご返事まで申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。

Trước hết, xin gửi lời xin lỗi và phản hồi này. Rất mong quý vị tiếp tục ủng hộ chúng tôi trong tương lai.

Point:
• 懇切に詫びて信頼を回復する
支払いの遅れは、ビジネスにとってもっとも信頼関係を損なう行為のひとつです。そのようなことになった際には、普段以上の丁寧さでメール文を書く必要があります。また、相手からミスを指摘されたり催促されたりした場合には、その点にも言及し、反省の気持ちを示しましょう。

Điểm quan trọng:
• Xin lỗi một cách chân thành để khôi phục niềm tin
Sự chậm trễ trong thanh toán là một trong những hành động gây tổn hại nhất đến mối quan hệ tin cậy trong kinh doanh. Khi gặp phải tình huống như vậy, cần viết email với sự cẩn trọng hơn bình thường. Ngoài ra, nếu bị đối phương chỉ ra sai sót hoặc nhắc nhở, hãy đề cập đến điểm đó và thể hiện sự hối lỗi.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế để xin lỗi về sự chậm trễ trong việc thanh toán

その１ 支払遅延を詫びるフレーズ
「お支払い期限を守れず、ご迷惑をおかけいたしました。」

Cụm từ để xin lỗi vì chậm thanh toán
“Chúng tôi xin lỗi vì đã không tuân thủ thời hạn thanh toán và đã gây phiền phức cho quý vị.”

単に「遅れた」というのではなく、「約束を守らなかった」「迷惑をかけた」という言葉を含むことで、より後悔と反省の意を伝えるフレーズです。

Thay vì chỉ nói “chậm trễ”, cụm từ này bao gồm các từ như “không tuân thủ cam kết” và “gây phiền phức”, nhằm truyền đạt sự hối tiếc và hối lỗi rõ ràng hơn.

その２ 不注意を詫びるフレーズ
「貴社からのご指摘で初めて気づきましたこと、重ねてお詫び申し上げます。」

Cụm từ để xin lỗi về sự thiếu cẩn trọng
“Chúng tôi xin lỗi vì chỉ khi nhận được nhắc nhở từ quý công ty, chúng tôi mới nhận ra điều đó.”

遅延だけでなく、自分で気づかなかったこともまた落ち度のひとつと考えられます。その点を合わせて詫びます。「お恥ずかしいことですが」と前置きつけてもよいでしょう。

Không chỉ chậm trễ, việc không tự nhận ra cũng là một sai sót. Cụm từ này bao gồm cả điểm đó để xin lỗi. Bạn cũng có thể thêm trước cụm từ “thật xấu hổ”.

その３ 反省と決意を伝えるフレーズ
「今回の件を踏まえ、今後は一層注意してまいります。」

Cụm từ để truyền đạt sự hối lỗi và quyết tâm
“Dựa trên sự việc lần này, chúng tôi sẽ cẩn trọng hơn trong tương lai.”

ミスを今後に生かす気持ちを表して、反省を伝えます。「確認を徹底してまいります」「再発防止に努めてまいります」などとも言えます。

Thể hiện ý định học hỏi từ sai lầm và truyền đạt sự hối lỗi. Bạn cũng có thể nói “Chúng tôi sẽ kiểm tra kỹ lưỡng hơn” hoặc “Chúng tôi sẽ cố gắng ngăn ngừa tái phát”.

その４ 謝罪と今後の付き合いを願って締めくくるフレーズ
「どうぞお許しの上、今後ともお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。」

Cụm từ để kết thúc bằng lời xin lỗi và mong muốn duy trì mối quan hệ trong tương lai
“Xin quý vị tha thứ và tiếp tục ủng hộ chúng tôi trong tương lai.”

許しを求め、今後を願う言葉で締めくくるとよいフレーズです。今後もビジネスを継続させるために、相手の不信感をできるだけ払拭できるような言葉かけを工夫しましょう。

Cụm từ này kết thúc bằng cách xin tha thứ và mong muốn tiếp tục mối quan hệ trong tương lai. Để tiếp tục kinh doanh trong tương lai, hãy cân nhắc sử dụng những lời nói có thể xóa bỏ sự thiếu tin tưởng của đối phương.

NG例！
「遅れてすみませんでしたが、今日、振り込みましたのでよろしくお願いします。」

Ví dụ NG!
“Xin lỗi vì đã chậm trễ, nhưng hôm nay chúng tôi đã chuyển khoản, mong quý vị thông cảm.”

→こうした書き方では、「深く反省していない」「払えばいいと思っている」と相手に手に不満、不快感を持たれます。謝罪は簡単な言葉で済ませないようにしましょう。

→ Cách viết như vậy sẽ khiến đối phương cảm thấy bạn “không hối hận sâu sắc” và “nghĩ rằng chỉ cần thanh toán là được”. Đừng để lời xin lỗi của bạn bị coi nhẹ bởi những lời nói đơn giản.