件名: 納品遅れについてのお詫び Chủ đề: Xin lỗi về việc giao hàng trễ

平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。 Xin chân thành cảm ơn sự ủng hộ đặc biệt của quý công ty.

秀和工房営業販売部の宮坂正也でございます。 Tôi là Miyazaka Masaya thuộc bộ phận Kinh doanh của Shuho Koubou.

このたびは、先月3日にご注文いただきました「折り畳み傘（A-660）」の配送が遅れまして、誠に申し訳ございません。 Chúng tôi thành thật xin lỗi vì việc giao hàng sản phẩm “Ô gập (A-660)” đặt vào ngày 3 tháng trước đã bị trễ.

すでにご連絡の通り、今年は例年になく雨が多く、予想外の需要増加となりまして、こちらのご注文先にも商品を十分にお届けすることが難しい状態でございました。 Như đã thông báo trước, năm nay mưa nhiều hơn bình thường và nhu cầu tăng đột biến, khiến chúng tôi không thể giao đủ hàng cho các đơn đặt hàng.

お待たせしご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。 Chúng tôi xin chân thành xin lỗi vì đã để quý công ty chờ đợi và gây phiền phức.

ただいま、追加分の製造も整いましたので、大至急、貴店への配送を致します。 Hiện tại, chúng tôi đã hoàn thành sản xuất bổ sung và sẽ chuyển hàng đến quý công ty ngay lập tức.

明日5月20日（木）には、必ず貴店に届くように取り計らいますので、なにとぞご了承下さい。 Chúng tôi sẽ đảm bảo hàng sẽ đến quý công ty vào ngày mai, 20 tháng 5 (thứ Năm). Mong quý công ty thông cảm.

取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡申し上げます。 Tôi xin gửi lời xin lỗi và thông báo khẩn cấp.

Point ポイント
理由を具体的に述べて納得を引き出す Nêu lý do cụ thể để thuyết phục
商品の製造、配送が遅れたケースでの文例です。こうしたケースでは、遅れの理由が天候不順や天災、設備や交通機関の支障などやむを得ないものになることも多いのです。その点を、誰もが納得できるように述べた上で謝罪をすることがポイントです。あわせて正確な納品日を示し、できるだけ早く通知しましょう。 Đây là ví dụ về trường hợp sản xuất và giao hàng bị trễ. Trong những trường hợp này, lý do chậm trễ thường là do thời tiết không thuận lợi hoặc thiên tai, sự cố thiết bị hoặc giao thông không thể tránh được. Điều quan trọng là nêu lý do mà ai cũng có thể hiểu được, sau đó xin lỗi. Đồng thời, cung cấp ngày giao hàng chính xác và thông báo sớm nhất có thể.

---

言い換えフレーズ例 Ví dụ về cách thay thế cụm từ

その1 納品先への書き出しのフレーズ Cụm từ mở đầu thư gửi khách hàng
「平素は弊社製品の拡販にご尽力賜り、厚くお礼申し上げます。」 “Chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã nỗ lực mở rộng việc phân phối sản phẩm của chúng tôi.”
納品先に対して、日頃からの販売お礼を込めて挨拶をするときのフレーズです。業種や双方の関係によって、決まり文句にひと工夫するとメールにも気持ちがこもります。 Đây là cụm từ mở đầu thư cảm ơn khách hàng vì đã phân phối sản phẩm của công ty. Tùy theo ngành nghề và mối quan hệ giữa hai bên, bạn có thể thêm vào những lời chào hỏi để bức thư trở nên chân thành hơn.

その2 遅れの理由を伝えるフレーズ Cụm từ nêu lý do chậm trễ
「製品の動作性を良くするために、若干の改良を行うこととなりまして。」 “Chúng tôi đã phải thực hiện một số cải tiến để nâng cao hiệu suất của sản phẩm.”
商品の完成に万全を期するため遅れるというケースです。遅れる理由を具体的に知らせることで、販売店の担当者もお客様に説明しやすくなります。 Đây là trường hợp chậm trễ để đảm bảo sản phẩm hoàn thiện tốt nhất. Bằng cách nêu rõ lý do chậm trễ, người phụ trách của đại lý cũng sẽ dễ dàng giải thích cho khách hàng.

その3 遅れの状況を伝えるフレーズ Cụm từ thông báo tình trạng chậm trễ
「多くの販売店の皆さまに、ご迷惑をおかけせざるをえない状況でございました。」 “Chúng tôi rất tiếc phải làm phiền rất nhiều đại lý.”
遅れが広範囲にわたっている場合には、その状況を伝えます。「待たせたのでは自分の所だけではない」と分かり、事態を受け入れやすくなります。 Nếu việc chậm trễ ảnh hưởng đến nhiều đại lý, hãy thông báo tình hình này. Điều này giúp khách hàng hiểu rằng không chỉ mình họ phải chờ đợi, và dễ dàng chấp nhận tình huống hơn.

その4 納品見通しを伝えるフレーズ Cụm từ thông báo dự kiến giao hàng
「6月上旬には確実に納品できる見通しでございますので、今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。」 “Chúng tôi dự kiến chắc chắn sẽ giao hàng vào đầu tháng 6, rất mong quý công ty chờ thêm một chút.”
すぐに配送ができない場合は、大体の見通しを伝えます。その後、正確な納品期日が分かり次第伝えることは言うまでもありません。 Nếu không thể giao hàng ngay lập tức, hãy thông báo dự kiến thời gian. Sau đó, khi biết chính xác thời gian giao hàng, hãy thông báo ngay lập tức.