件名：教育資料返却についてのお詫び
Chủ đề: Lời xin lỗi về việc trả lại tài liệu học tập

平素は大変お世話になっております。
秀和株式会社人事部の滝川恭子でございます。
Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ. Tôi là Kyoko Takigawa từ bộ phận nhân sự của Công ty Showa.

さて、過日、貴社より人材開発プログラムの資料をお借りしておりましたが、お返しする期日がすっかり遅くなりまして、誠に申し訳なく深くお詫び申し上げます。
Gần đây, chúng tôi đã mượn tài liệu về chương trình phát triển nhân sự từ quý công ty, nhưng đã trả muộn so với hạn định. Tôi thành thật xin lỗi về điều này.

貴社にとって重要な資料でございますので、心配されていらっしゃったことと存じます。
Tôi hiểu rằng đây là tài liệu quan trọng đối với quý công ty, nên chắc hẳn bạn đã lo lắng.

本日、大至急お送りいたしますので、明日の午前中にはお手元に届く予定でございます。
Hôm nay, chúng tôi sẽ gửi ngay lập tức nên dự kiến sẽ đến tay bạn vào sáng ngày mai.

今後はお借りした資料の管理を徹底すべく、台帳を作成します。
Chúng tôi sẽ lập sổ quản lý để quản lý chặt chẽ các tài liệu mượn từ nay về sau.

今後とも何かとお世話になるかと存じますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。
Mong quý công ty tiếp tục giúp đỡ chúng tôi trong tương lai.

取り急ぎ、お詫びまで申し上げます。
Xin lỗi vì sự bất tiện này.

Point
Điểm cần chú ý

率直に、迅速に
Thẳng thắn và nhanh chóng

約束を忘れ、資料を借りっぱなしにしてしまったケースです。この文例は催促される前に気づいたとの想定です。催促された場合は、言い換えフレーズを参考にしてください。いずれにしても、言い訳せずに謝罪し、すぐに返却の手配を取ったことを強調します。今後のミス防止にも言及できると、なおよいでしょう。
Đây là trường hợp bạn quên mất và giữ tài liệu quá hạn. Ví dụ này giả định rằng bạn đã nhận ra trước khi bị nhắc nhở. Nếu bị nhắc nhở, hãy tham khảo các câu thay thế. Dù trong trường hợp nào, hãy xin lỗi mà không biện minh và nhấn mạnh rằng bạn đã sắp xếp để trả lại ngay lập tức. Việc đề cập đến việc phòng tránh sai sót trong tương lai cũng rất quan trọng.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về câu thay thế

その1 遅れを詫びるフレーズ
Ví dụ về câu xin lỗi vì sự chậm trễ

「お約束した返却期限をすぎてしまい、失礼をいたしましております。」
“Tôi đã để quá hạn trả tài liệu đã hứa, thật sự xin lỗi.”

遅れを詫びるフレーズです。「忘れていた」などネガティブな言葉を入れず、「期限を過ぎた」と事実だけを述べると、相手にも受け入れやすい謝罪になります。
Đây là câu xin lỗi vì sự chậm trễ. Không sử dụng những từ tiêu cực như “quên mất”, mà chỉ nêu lên sự thật là “đã quá hạn”, khiến lời xin lỗi dễ được chấp nhận hơn.

その2 返却を催促された際の謝罪フレーズ
Ví dụ về câu xin lỗi khi bị nhắc nhở trả lại tài liệu

「昨日にお返しするべきところを、山田様よりのメールで気づいた次第で、深くお詫び申し上げます。」
“Đáng lẽ ra tôi phải trả lại vào hôm qua, nhưng chỉ nhận ra khi nhận được email của ông Yamada, tôi xin lỗi sâu sắc.”

相手の催促のメールで気づいたケースです。この場合は、返却期限を失念していたことを正直に述べますが、やはり「忘れていた」と言わず、「メールで気づいた」と少しでも前向きな表現にします。
Đây là trường hợp nhận ra khi nhận được email nhắc nhở từ đối phương. Trong trường hợp này, bạn thành thật nêu rằng đã quên hạn trả, nhưng không nói “quên mất” mà dùng cách diễn đạt tích cực hơn như “chỉ nhận ra khi nhận được email”.

その3 相手の心情を思いやるフレーズ
Ví dụ về câu thấu hiểu cảm xúc của đối phương

「ご連絡もせず、不安に思われていたことと拝察いたします。」
“Tôi hiểu rằng bạn đã lo lắng vì không nhận được liên lạc từ chúng tôi.”

「返却がないがどうなっているのか」と相手が思っていたに違いないことを察し、それを言葉にして伝えます。そうすることで、相手も不安や不快感を軽くできます。
Hiểu rằng đối phương đã lo lắng vì không biết tình hình trả tài liệu ra sao, và diễn đạt điều đó thành lời. Điều này giúp giảm bớt sự bất an và khó chịu của đối phương.

その4 またの助力を願うフレーズ
Ví dụ về câu mong muốn sự giúp đỡ trong tương lai

「今後ともお力添え下さいますよう、心よりお願い申し上げます。」
“Mong bạn tiếp tục giúp đỡ chúng tôi trong tương lai.”

これからも資料の貸し出しなどに協力してほしい、というケースです。今回の返却遅れにより信頼関係が途切れないよう、懇切なお願いのフレーズでメールを締めくくります。
Đây là trường hợp bạn muốn đối phương tiếp tục giúp đỡ trong việc cho mượn tài liệu. Để không làm gián đoạn mối quan hệ tin cậy do chậm trễ lần này, hãy kết thúc email bằng câu đề nghị chân thành.

NG例！
Ví dụ không nên dùng!

「このところ多忙で、ついお約束を失念しており、申し訳ありません。」
“Vì dạo này bận rộn, nên tôi đã quên mất lời hứa, xin lỗi.”

→忙しを理由にすると、相手は「こちらのことは軽く見られ、後回しにされたのか」と不快感を持ちます。不必要な内容は省いて、シンプルに謝ります。
→Nếu viện cớ bận rộn, đối phương sẽ cảm thấy “chúng tôi bị xem nhẹ và bị đặt sau cùng”. Hãy loại bỏ những nội dung không cần thiết và xin lỗi một cách đơn giản.