件名: DX3 代替品の納品日について Chủ đề: Về ngày giao hàng của sản phẩm thay thế DX3

秀和株式会社営業部の白井健一です。お世話になっております。 Tôi là Shirai Kenichi thuộc bộ phận Kinh doanh của Công ty Shuho. Cảm ơn quý công ty đã luôn ủng hộ.

8月5日に納入された商品DX3について、ご連絡させていただきます。 Tôi xin thông báo về sản phẩm DX3 được giao vào ngày 5 tháng 8.

商品DX3、10個のうち1個に破損があり、納入直後にご担当の三谷さんに連絡をいたしました。 Trong số 10 sản phẩm DX3, có 1 sản phẩm bị hỏng. Ngay sau khi nhận hàng, tôi đã liên hệ với anh Mitani, người phụ trách.

三谷さんの説明によりますと、出荷時の検品では破損は確認されていないため、責任は配送会社にあるとのことでした。 Theo giải thích của anh Mitani, không có sự cố nào được xác nhận trong quá trình kiểm tra trước khi giao hàng, nên trách nhiệm thuộc về công ty vận chuyển.

配送会社に確認をとってから、代替品を発送いただけるとのことで、こちらも了承したのですが、2週間経った本日もまだ代替品が届かず、また三谷さんからのご連絡もありません。 Sau khi xác nhận với công ty vận chuyển, chúng tôi đã đồng ý rằng sẽ gửi sản phẩm thay thế, nhưng đến hôm nay, sau hai tuần, chúng tôi vẫn chưa nhận được sản phẩm thay thế và cũng không nhận được phản hồi từ anh Mitani.

当方も業務に支障をきたしておりますので、早急に代替品をお送りいただきたく存じます。 Việc này đang ảnh hưởng đến công việc của chúng tôi, nên mong quý công ty gửi sản phẩm thay thế sớm nhất có thể.

確実な納品日について、本日中に折り返しお電話をいただきますようお願いいたします。 Vui lòng gọi lại cho chúng tôi trong ngày hôm nay để xác nhận ngày giao hàng chính xác.

Point ポイント
相手への要望を明確に Làm rõ yêu cầu với đối phương
納品が遅延している上、担当者からの連絡もないというケースです。担当者ではこちらが明かりがないと判断し、上司に連絡していますので、状況を端的に説明し、要望はっきりと伝えましょう。 Đây là trường hợp giao hàng bị chậm trễ và không có liên lạc từ người phụ trách. Khi người phụ trách không phản hồi, hãy liên lạc với cấp trên, giải thích ngắn gọn tình hình và truyền đạt rõ ràng yêu cầu của mình.

---

言い換えフレーズ例 Ví dụ về cách thay thế cụm từ

その1 クレームを切り出すフレーズ Cụm từ bắt đầu khiếu nại
「商品DX3の代替品について、早急に納品をお願いしたくご連絡いたします。」 “Chúng tôi xin liên hệ để yêu cầu giao hàng thay thế sản phẩm DX3 một cách khẩn cấp.”
メールの要点である「代替品を早く納品してほしい」という点を冒頭に出したフレーズです。本文の例よりも、より強く要求を伝えます。 Đây là cụm từ nêu rõ yêu cầu chính của email là “muốn nhận hàng thay thế nhanh chóng” ngay từ đầu. So với ví dụ trong bài chính, cụm từ này truyền đạt yêu cầu mạnh mẽ hơn.

その2 不満を伝えるフレーズ（1） Cụm từ bày tỏ sự không hài lòng (1)
「ご担当の方からの連絡もなく、対応に苦慮している次第です。」 “Chúng tôi đang gặp khó khăn trong việc xử lý vì không nhận được phản hồi từ người phụ trách.”
上司に連絡した経緯を伝えるフレーズです。担当者に伝えられない、あるいは不信感から伝えたくない、という事情を簡潔に表わします。 Đây là cụm từ truyền đạt quá trình liên hệ với cấp trên. Trình bày ngắn gọn tình huống không thể liên hệ được với người phụ trách hoặc không muốn trình bày do mất niềm tin.

その3 不満を伝えるフレーズ（2） Cụm từ bày tỏ sự không hài lòng (2)
「確認に手間取られているかと拝察いたしますが、いささかお時間がかかっているようです。」 “Chúng tôi suy đoán rằng việc xác nhận đang gặp khó khăn, nhưng có vẻ như đang mất khá nhiều thời gian.”
状況と不満を伝えるフレーズです。「拝察」というへりくだった表現を用いて相手を気遣っていますが、「待たされている」という点ははっきりと述べます。 Đây là cụm từ truyền đạt tình hình và sự không hài lòng. Sử dụng cụm từ khiêm tốn “拝察” để thể hiện sự quan tâm đối phương, nhưng vẫn nêu rõ điểm “đang bị chờ đợi”.

その4 対応を要求するフレーズ Cụm từ yêu cầu phản hồi
「本日中にご回答いただきたく、誠意ある対応をお願いいたします。」 “Chúng tôi mong nhận được phản hồi trong ngày hôm nay và yêu cầu xử lý một cách chân thành.”
表現は丁寧ですが、「本日中に回答がなければ不誠実とみなす」というかなり強い要求のフレーズです。相手に誠意が見られないときには、まずこのような表現で、こちらの意思を伝えます。 Đây là cụm từ yêu cầu mạnh mẽ mặc dù biểu đạt lịch sự, “Nếu không nhận được phản hồi trong ngày hôm nay, chúng tôi sẽ coi là không trung thực”. Khi không thấy sự chân thành từ đối phương, trước tiên hãy sử dụng cụm từ này để truyền đạt ý định của mình.

NG例！ Ví dụ không nên sử dụng!
「早くなんとかしていただけるようお願いします。」 “Vui lòng giải quyết sớm.”
このような漠然とした書き方だと、「納品してほしいのか」「返答がほしいのか」要点がぼけてしまいます。「何をどうしてほしいか」を明確にしましょう。 Với cách viết mơ hồ như thế này, điểm chính là “muốn giao hàng” hay “muốn phản hồi” sẽ không rõ ràng. Hãy xác định rõ “muốn làm gì và làm như thế nào”.