件名：事務机破損のお詫び
Chủ đề: Xin lỗi về việc bàn làm việc bị hư hỏng

毎度格別のお引き立てを賜り、厚くお礼を申し上げます。秀和株式会社商品管理部の中条恵一でございます。
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự ủng hộ đặc biệt của quý vị. Tôi là Nakajou Keiichi, thuộc phòng quản lý sản phẩm của Công ty TNHH Shuwa.

さて、5月25日付けで発送いたしました事務机10脚のうち、1脚に損傷があったとのこと、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
Về việc trong số 10 chiếc bàn làm việc được gửi đi vào ngày 25 tháng 5, có một chiếc bị hư hỏng, chúng tôi xin chân thành xin lỗi.

調査したところ、発送係の梱包不十分が原因と判明いたしました。今後は、二度とこのようなことがないよう十分の注意を払って発送いたしますので、このたびの不始末につきましては何とぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。
Sau khi điều tra, chúng tôi đã xác định nguyên nhân là do đóng gói không đủ chắc chắn của bộ phận gửi hàng. Để tránh tái diễn sự cố này, chúng tôi sẽ chú ý hơn trong việc đóng gói. Kính mong quý vị thông cảm cho sự cố lần này.

代品につきましては、本日東和運輸の特急便にて、明日午前着で発送いたしましたので、ご査収のほどお願い申し上げます。
Về hàng thay thế, chúng tôi đã gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh của Towa Transport vào hôm nay, dự kiến sẽ đến vào sáng ngày mai, xin quý vị nhận hàng.

なお損傷した机は、今週中に担当の者がご連絡の上、引き取りに伺いますので、しばらくお預かりいただければ幸いです。ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
Về chiếc bàn bị hư hỏng, trong tuần này nhân viên của chúng tôi sẽ liên hệ và đến lấy, xin quý vị giữ lại trong thời gian ngắn. Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này.

まずはお詫びかたがた、取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
Trước hết, tôi xin gửi lời xin lỗi và liên hệ nhanh chóng qua email này.

Point: 責任を認めて堂々と謝罪する
Điểm chính: Thừa nhận trách nhiệm và xin lỗi một cách đàng hoàng

自社側に落ち度がある際には、不必要な言い訳や説明をせず堂々と非を認めて謝罪することで誠意を示します。また、「原因の報告」や「改善に向けた決意」もあわせて述べましょう。
Khi có lỗi từ phía công ty, hãy thừa nhận lỗi một cách đàng hoàng mà không cần biện minh hoặc giải thích không cần thiết để thể hiện sự chân thành. Ngoài ra, hãy báo cáo nguyên nhân và cam kết cải thiện trong tương lai.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: ミスを詫びるフレーズ
Cụm từ xin lỗi về lỗi sai

「ご迷惑をおかけいたしましたこと、まったくお恥ずかしくお詫びの言葉もございません。」
“Chúng tôi rất xấu hổ và xin lỗi vô cùng vì đã gây ra sự bất tiện cho quý vị.”

本文と同様、謝罪の言葉を重ねた丁寧なお詫びのフレーズです。謝罪は相手と場合に応じて、いろいろな表現を使いわけることが大切です。特に、全面的に自分に落ち度がある場合には、より丁寧な表現を工夫しましょう。
Đây là cụm từ xin lỗi lịch sự, giống như trong đoạn văn chính. Việc sử dụng các biểu hiện khác nhau tùy theo đối phương và tình huống là quan trọng khi xin lỗi. Đặc biệt, khi hoàn toàn là lỗi của mình, hãy sử dụng những cách diễn đạt lịch sự hơn.

その2: ミスの原因を報告するフレーズ
Cụm từ báo cáo nguyên nhân lỗi

「現在、損傷の原因を調査しており、分かりしだいご報告と改めてのお詫びをいたす所存でございます。」
“Hiện tại, chúng tôi đang điều tra nguyên nhân gây hư hỏng và sẽ báo cáo cũng như xin lỗi lại ngay khi có kết quả.”

ミスの原因が特定できていない時の説明用フレーズです。原因を報告することが、再発防止のためにも誠意ある対応と言えます。原因が分からない段階でも、現状と今後の予定は伝えておきます。
Đây là cụm từ dùng để giải thích khi chưa xác định được nguyên nhân lỗi. Báo cáo nguyên nhân lỗi cũng là một cách xử lý chân thành để ngăn ngừa tái diễn. Ngay cả khi chưa biết nguyên nhân, hãy thông báo tình hình hiện tại và kế hoạch sắp tới.

その3: 反省と決意を示すフレーズ
Cụm từ thể hiện sự hối hận và quyết tâm

「今後は二度とご迷惑をおかけすることのないようにと、社員一同決意いたしております。」
“Chúng tôi quyết tâm không để xảy ra sự cố tương tự lần thứ hai.”

ミスは二度と繰り返さない、との決意と反省があってこそ相手も許す気になります。また、担当者だけでなく「社員一同」とすることで、全社を挙げた取り組み姿勢を示します。
Chỉ khi thể hiện rõ quyết tâm và sự hối hận về việc không để xảy ra lỗi lần thứ hai, đối phương mới dễ dàng tha thứ. Ngoài ra, sử dụng cụm từ “社員一同” (toàn thể nhân viên) thay vì chỉ “担当者” (người phụ trách) sẽ thể hiện nỗ lực của toàn công ty.

その4: ミスについての対処を願うフレーズ
Cụm từ nhờ xử lý hậu quả lỗi

「ご迷惑ばかりか、お手数までおかけし恐縮ではございますが。」
“Chúng tôi rất xin lỗi vì không chỉ gây phiền hà mà còn làm mất thời gian của quý vị.”

ミスの後処理のために、相手になんらかの協力を願わなければならない際のフレーズです。
Đây là cụm từ dùng khi cần nhờ đối phương hợp tác trong việc xử lý hậu quả lỗi.