021. 作業が終了した旨の報告 Báo cáo về việc hoàn thành công việc

件名：インターネット回線接続完了のご報告

Chủ đề: Báo cáo hoàn thành kết nối đường truyền Internet

秀和システムプランニングの内藤卓也です。平素は大変お世話になっております。
Tôi là Takuya Naito từ công ty Shuho System Planning. Xin cảm ơn quý công ty đã luôn hỗ trợ chúng tôi.

さて、3月25日にご依頼のありました、御社総務部に新規設置のPC端末のインターネット回線接続作業が終了いたしましたので、下記の通り、ご報告いたします。
Chúng tôi xin báo cáo rằng công việc kết nối đường truyền Internet cho máy tính mới được lắp đặt tại bộ phận hành chính của quý công ty đã hoàn thành vào ngày 25 tháng 3, như sau:

作業日時：3月28日（金）13：00～14：00

Thời gian thực hiện: Ngày 28 tháng 3 (Thứ sáu) từ 13:00 đến 14:00

端末設置場所：御社 2階総務部

Địa điểm lắp đặt thiết bị: Tầng 2, bộ phận hành chính của quý công ty

台数：10台

Số lượng: 10 máy

作業内容：インターネット回線の接続および動作確認

Nội dung công việc: Kết nối đường truyền Internet và kiểm tra hoạt động

検証状況：総務部ご担当の吉田様と共に、動作確認を実施し、問題なく使用できることを確認済みです。

Tình trạng kiểm tra: Đã tiến hành kiểm tra hoạt động cùng với ông Yoshida từ bộ phận hành chính và xác nhận rằng không có vấn đề gì trong việc sử dụng.

なお、作業実施にともない、吉田様ご了解のもと、一部既存の機器の配置を移動させていただいております。
Ngoài ra, chúng tôi đã di chuyển bố trí một số thiết bị hiện có dưới sự đồng ý của ông Yoshida.

以上、ご報告いたします。
Trên đây là báo cáo của chúng tôi.

ご不明の点、あるいは不具合などありましたら、弊社サポート部までご連絡ください。
Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc sự cố nào, xin quý công ty vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi.

Point

Điểm lưu ý

簡潔な報告の中に責任感を示して
Trong báo cáo ngắn gọn cần thể hiện trách nhiệm

作業報告は、単なる報告ではなく実行者の責任感や注意深さをアピールする意味もあります。簡略な書き方では相手に不満や不信感を持たれ、あとでトラブルになることもあるため、必要な点は細かいことでも記しておきましょう。
Báo cáo công việc không chỉ đơn thuần là báo cáo mà còn biểu thị trách nhiệm và sự cẩn thận của người thực hiện. Cách viết báo cáo quá đơn giản có thể gây ra sự bất mãn hoặc thiếu tin tưởng từ phía đối tác, và có thể dẫn đến các rắc rối sau này. Vì vậy, hãy ghi chép đầy đủ các điểm cần thiết dù là chi tiết nhỏ.

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1 依頼の件を明示するフレーズ

Ví dụ 1: Cụm từ chỉ rõ nội dung yêu cầu

「『業務依頼書 XX-0002』にてご依頼いただきました。」
“Quý công ty đã yêu cầu thông qua ‘Phiếu yêu cầu công việc XX-0002’.”

先方からの依頼にあたり、業務依頼書や、指示書のようなものがある場合には、合わせて記載しておくことで、発注側、受注側の両方の確認にもなります。
Khi nhận được yêu cầu từ phía đối tác, nếu có phiếu yêu cầu công việc hoặc tài liệu chỉ đạo, hãy ghi kèm vào để cả bên đặt hàng và bên nhận hàng cùng xác nhận.

その2 実行状況を確認するフレーズ

Ví dụ 2: Cụm từ xác nhận tình trạng thực hiện

「御社ご担当の吉田様および弊社作業員、坂田剛志、野口勝也の3名により、問題なく作動することを確認いたしました。」
“Chúng tôi đã xác nhận rằng không có vấn đề gì trong hoạt động, cùng với ông Yoshida từ quý công ty và ba nhân viên của chúng tôi là Takashi Sakata và Katsuya Noguchi.”

作業の完了を誰が確認したかを明示します。作業者をフルネームで記載することで、責任の所在があきらかになり、相手に誠意が伝わります。また、こうした確認はあとでのクレームを防止することにもなります。
Xác định rõ ai đã kiểm tra hoàn thành công việc. Việc ghi đầy đủ họ tên của người thực hiện sẽ làm rõ trách nhiệm và truyền đạt sự chân thành đến đối tác. Ngoài ra, việc xác nhận này cũng giúp ngăn chặn các khiếu nại về sau.

その3 補足事項を伝えるフレーズ

Ví dụ 3: Cụm từ truyền đạt các thông tin bổ sung

「なお今後、電子メールをお使いになる場合には、別途、メールアドレスの設定が必要となります。」
“Hơn nữa, trong trường hợp quý công ty sử dụng email trong tương lai, cần phải thiết lập địa chỉ email riêng.”

現時点でできることに加え、今後の使用状況を想定し、必要な情報を伝えるより親切です。また、質問されそうな事柄についてもあらかじめ情報提供しておくと、お互いに手間が省けます。
Ngoài những điều có thể thực hiện ngay tại thời điểm này, việc dự đoán tình hình sử dụng trong tương lai và cung cấp thông tin cần thiết sẽ thân thiện hơn. Ngoài ra, nếu cung cấp trước các thông tin có thể gây thắc mắc, sẽ tiết kiệm được thời gian cho cả hai bên.

その4 事後の連絡先などを伝えるフレーズ

Ví dụ 4: Cụm từ thông báo địa chỉ liên hệ sau này

「万一、不都合がございましたら弊社サポート部（03-1234-5678）までお知らせください。」
“Nếu có bất kỳ sự cố nào, xin vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi (03-1234-5678).”

作業終了後の連絡先を必ず記載します。ここでは「万一」と添えることで作業の確実性をアピールしています。
Hãy luôn ghi rõ địa chỉ liên hệ sau khi công việc hoàn thành. Tại đây, việc thêm cụm từ “nếu có bất kỳ sự cố nào” sẽ nhấn mạnh sự đảm bảo về tính chính xác của công việc.

NG例

Ví dụ không nên sử dụng

「特に問題なく終了いたしました。」
“Công việc đã hoàn thành mà không có vấn đề gì đặc biệt.”

簡略な報告文の一例です。簡単作作業ではこのような文言で報告を済ませてしまう人もいますが、これでは相手は安心できません。また、報告書に文章量が少ないと、仕事のやる気や責任感も疑われます。
Đây là ví dụ về một báo cáo ngắn gọn. Một số người có thể kết thúc báo cáo với cụm từ như vậy trong các công việc đơn giản, nhưng điều này sẽ không khiến đối tác cảm thấy yên tâm. Ngoài ra, nếu báo cáo có quá ít nội dung, người thực hiện dễ bị nghi ngờ về tinh thần làm việc và trách nhiệm.