件名：出張中の状況についてのご報告

Chủ đề: Báo cáo về tình hình trong thời gian công tác

山田部長
Kính gửi Trưởng phòng Yamada,

お疲れ様です。山内です。出張、お疲れ様でした。
Chào anh Yamada, tôi là Yamauchi. Chào mừng anh trở về sau chuyến công tác.

出張中の状況につきまして、以下の通り、ご報告いたします。特に急ぎの用件はございません。
Tôi xin báo cáo về tình hình trong thời gian anh đi công tác như sau. Không có việc gì gấp.

---

7月3日(月)

Ngày 3 tháng 7 (Thứ hai)

• 総和産業の田中様よりお電話あり（03-1234-5678）
• Ông Tanaka từ công ty Sowa Sangyo đã gọi điện thoại (03-1234-5678)

  → ご用件については、メールなさるとのことでした。
  → Ông ấy nói rằng sẽ gửi email về nội dung yêu cầu.

---

7月4日(火)

Ngày 4 tháng 7 (Thứ ba)

• 仙台支店の山下支店長がお見えになりました。
• Trưởng chi nhánh Sendai, ông Yamashita đã đến thăm.

  →得意先の訪問の後、立ち寄られたとのことです。
  → Ông ấy đã ghé qua sau khi thăm khách hàng.

  宇崎部長が対応されました。
  Trưởng phòng Uzaki đã tiếp đón.

---

• 大和株式会社の中西会長より出版された本をお贈りいただきました。
• Ông Nakanishi, Chủ tịch Công ty Daiwa, đã tặng chúng ta cuốn sách do ông xuất bản.

  →私から受領のお礼をいたしましたが、部長からもご連絡をお願い致します。
  → Tôi đã gửi lời cảm ơn, nhưng cũng xin anh Yamada liên hệ cảm ơn.

  こちらは部長のデスク脇の本棚に入れました。
  Sách được đặt trên giá bên cạnh bàn làm việc của anh Yamada.

---

以上です。よろしくお願いいたします。
Trên đây là toàn bộ báo cáo. Xin cảm ơn.

---

Point

Điểm lưu ý

時系列構成で簡潔に

Cấu trúc theo trình tự thời gian và ngắn gọn

上司が数日にわたって留守にしていた際の報告メールです。留守中の代行をした社員あるいは秘書が書くことを想定しています。ポイントは、日付の順に整理して書くこと。レイアウトにも工夫して見やすいメール文面を作成しましょう。
Đây là email báo cáo khi cấp trên vắng mặt trong vài ngày. Giả định rằng nhân viên thay thế hoặc thư ký sẽ viết. Điểm quan trọng là sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và trình bày sao cho dễ đọc.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế

---

その1 用件の概要を伝えるフレーズ

Ví dụ 1: Cụm từ truyền đạt tổng quan về những việc cần làm

「急ぎの件は、携帯にメールいたしましたので、ここではその他の件をお伝えします。」
“Tôi đã gửi email về các vấn đề gấp qua điện thoại di động, nên ở đây tôi sẽ thông báo về các vấn đề khác.”

報告事項について急ぎのものはない、と冒頭に伝えると上司も安心して読み進めることができます。また「電話が2件、来客が1件、ございました」と、内容や件数を先に伝えておくのもよい工夫です。
Nếu không có việc gì gấp, hãy thông báo ngay từ đầu để cấp trên yên tâm đọc tiếp. Ngoài ra, việc thông báo trước số lượng và nội dung như “Có 2 cuộc gọi điện thoại và 1 khách đến thăm” cũng là một cách hay.

---

その2 時系列ではなく案件ごとに伝えるフレーズ

Ví dụ 2: Cụm từ truyền đạt theo từng hạng mục thay vì theo trình tự thời gian

「多田工業様との契約の件
→ 山中様より、3日にお電話がありましたので、田代課長につなぎ、対応していただきました。」
“Về hợp đồng với Tada Industries
→ Ông Yamanaka đã gọi điện vào ngày 3, tôi đã chuyển cho trưởng phòng Tashiro để xử lý.”

通常は、時系列で報告をしますが、上司が気にしていた案件がある場合は、案件ごとに対応状況を報告した方がよいでしょう。上司の関心度合に合わせて読みやすい方で記します。
Thông thường, báo cáo theo trình tự thời gian, nhưng nếu có những vụ việc mà cấp trên đặc biệt quan tâm, hãy báo cáo tình trạng xử lý theo từng hạng mục. Hãy ghi theo cách dễ đọc nhất dựa trên mức độ quan tâm của cấp trên.

---

その3 上司にも対応を願うフレーズ

Ví dụ 3: Cụm từ yêu cầu cấp trên xử lý

「出張中とお伝えし、とりあえず私からお礼を申し上げてはおりますが、」
“Tôi đã thông báo rằng anh đang đi công tác và tôi đã gửi lời cảm ơn trước, nhưng…”

上司に代わって対応した場合の報告例です。先方との関係や状況によっては、代理の応対だけでは済まされない場合もあります。その状況を伝え、上司の行動を促すフレーズです。
Đây là ví dụ báo cáo khi bạn đã xử lý thay cho cấp trên. Tùy thuộc vào mối quan hệ và tình huống, đôi khi chỉ việc xử lý thay không đủ. Đây là cụm từ để truyền đạt tình huống và thúc đẩy cấp trên hành động.

---

NG例

Ví dụ không nên sử dụng

「3日には総和産業の田中様よりお電話があり、4日には仙台支店の山下店長がお見えになり、そして･･･」
“Ngày 3, ông Tanaka từ công ty Sowa Sangyo đã gọi điện, ngày 4, trưởng chi nhánh Sendai, ông Yamashita đã đến thăm, và sau đó…”

会話では、このように出来事をつなげて伝えることもよくありますが、文章では出来事をワンセンテンスに書くととても読みにくくなります。レイアウト面でも見やすく整理して述べましょう。
Trong hội thoại, cách kết nối các sự kiện như vậy là thường gặp, nhưng trong văn bản, nếu viết các sự kiện trong một câu dài sẽ rất khó đọc. Hãy trình bày rõ ràng và dễ đọc về mặt bố cục.