件名 (Tiêu đề):

東京産業様からのクレームについて（ご報告）

Về khiếu nại từ Công ty Tokyo Sangyo (Báo cáo)

内容 (Nội dung):

営業部の石川翔太です。お疲れさまです。

Tôi là Ishikawa Shota từ Phòng Kinh doanh. Kính chào anh/chị.

ただ今、東京産業様を訪問いたしましたが、製造部長の高田様よりお叱りを受けましたのでご報告します。

Hiện tại, tôi vừa thăm Công ty Tokyo Sangyo và nhận được lời khiển trách từ Trưởng phòng Sản xuất, ông Takada, nên tôi xin báo cáo.

高田様によりますと、13日に先方の工場見学に参加した総務部の中田が、工場内を撮影しそれを自分のブログに掲載したとのことです。

Theo ông Takada, vào ngày 13, anh Nakata từ Bộ phận Tổng vụ của chúng ta đã tham quan nhà máy của họ, và đã chụp ảnh nhà máy rồi đăng lên blog cá nhân.

高田様は「無断で他社内を撮影し公開するような非常識は会社で罰するべきである」と、責任者からの謝罪を強く求めていらっしゃいます。

Ông Takada cho rằng “Việc chụp và công khai hình ảnh của công ty khác mà không có phép là vô cùng thiếu ý thức và cần được xử lý nghiêm” và yêu cầu lời xin lỗi từ người có trách nhiệm.

まずは私の方でお詫びを申し上げ、部長から改めてご連絡申し上げた いとお伝えいたしました。

Trước tiên, tôi đã xin lỗi và thông báo rằng Trưởng phòng sẽ liên hệ lại để xin lỗi một lần nữa.

恐れ入りますが、部長の方から本日中にできるだけ早く、高田様にご連絡を取っていただけますでしょうか。

Xin lỗi vì sự bất tiện, nhưng anh/chị có thể liên hệ với ông Takada sớm nhất có thể trong ngày hôm nay được không?

なお、中田のブログは次のものです。

Blog của anh Nakata là:
http://homepage.bororo.com

後ほど、またお電話しますが、取り急ぎよろしくお願いいたします。

Tôi sẽ gọi điện lại sau, trước tiên xin cảm ơn anh/chị.

ポイント (Điểm quan trọng):

• 簡潔で過不足のない報告を
  Báo cáo ngắn gọn và đầy đủ

他社の人からクレームを受けて、それを上司に報告する文例です。相手から激しい叱責を受けると、こちらも感情的になり動揺しますが、報告文は努めて冷静に書きましょう。事実と相手の要望、その場の対処を簡潔に述べます。
Đây là mẫu văn bản báo cáo khi nhận được khiếu nại từ người của công ty khác. Khi bị đối phương khiển trách nặng nề, chúng ta dễ trở nên cảm xúc và bối rối, nhưng hãy cố gắng viết báo cáo một cách bình tĩnh. Nêu rõ sự thật, yêu cầu của đối phương và cách xử lý tình huống một cách ngắn gọn.

---

言い換えフレーズ例｜Ví dụ về các cách diễn đạt thay thế

その1. クレームを受けたことを報告するフレーズ｜Cụm từ báo cáo việc nhận được khiếu nại

「高田様より、弊社社員の態度について厳しいご注意がありました。」
“Ông Takada đã đưa ra lời cảnh báo nghiêm khắc về thái độ của nhân viên công ty chúng ta.”

• 説明 (Giải thích):
  「クレームがあった」だけでは、読み手にその場の状況や相手の感情が伝わりません。相手の様子に応じ「厳しいお叱り」「激しいお怒り」などと表現を工夫しましょう。
  Chỉ nói “có khiếu nại” thì người đọc sẽ không hiểu rõ tình hình và cảm xúc của đối phương. Hãy tùy theo tình huống mà sử dụng các cụm từ như “lời cảnh báo nghiêm khắc”, “sự giận dữ mạnh mẽ” để diễn đạt.

その2. 相手の要望を伝えるフレーズ｜Cụm từ truyền đạt yêu cầu của đối phương

「責任者が状況説明と謝罪に来るように、とのご要望です。」
“Yêu cầu của họ là người chịu trách nhiệm phải đến giải thích tình hình và xin lỗi.”

• 説明 (Giải thích):
  相手の求めるものを、事実に即して過不足なく報告します。「謝罪と返金」「謝罪と損害賠償」「誠意ある謝罪」など、相手の要望を簡潔にまとめて伝えます。
  Hãy báo cáo yêu cầu của đối phương một cách chính xác và đầy đủ. Ví dụ: “xin lỗi và hoàn tiền”, “xin lỗi và bồi thường thiệt hại”, “lời xin lỗi chân thành” để truyền đạt yêu cầu một cách ngắn gọn.

その3. その場での対処を伝えるフレーズ｜Cụm từ báo cáo cách xử lý tại chỗ

「私には判断いたしかねましたので、まずはすぐに上司に報告しご連絡すると申し上げ、お待ちいただいております。」
“Vì tôi không thể tự quyết định, nên tôi đã báo cáo ngay với cấp trên và thông báo rằng sẽ liên hệ lại sớm nhất có thể, và họ đang chờ phản hồi.”

• 説明 (Giải thích):
  最初の対応者として、自分が何をしたかを簡潔に伝えます。それにより、上司が次に対応を取りやすくなります。ここで連絡不足があると、相手をさらに怒らせることになりますので、モレのないようにしましょう。
  Hãy báo cáo ngắn gọn những gì bạn đã làm với tư cách là người xử lý đầu tiên. Điều này sẽ giúp cấp trên dễ dàng tiếp tục xử lý. Nếu thiếu thông tin liên lạc ở đây, đối phương có thể tức giận hơn, vì vậy hãy chắc chắn không bỏ sót điều gì.

その4. 上司に対応を願うフレーズ｜Cụm từ yêu cầu cấp trên xử lý

「部長の方から至急ご対応いただけますよう、お願いします。」
“Xin anh/chị xử lý gấp từ phía trưởng phòng.”

• 説明 (Giải thích):
  報告とともに、上司にどうしてほしいかを伝えます。相手の要望とその場の状況を的確に伝えた上で、次の対処を取ってもらうようお願い出ます。
  Cùng với báo cáo, hãy nêu rõ bạn muốn cấp trên làm gì. Truyền đạt chính xác yêu cầu của đối phương và tình hình hiện tại, sau đó yêu cầu cấp trên có hành động tiếp theo.

NG例｜Ví dụ không nên sử dụng

「お客様が総務部の対応についてお怒りでしたので、よろしくお願いします。」
“Khách hàng tức giận về cách xử lý của bộ phận tổng vụ, nên xin anh/chị xử lý.”

• 説明 (Giải thích):
  クレームが他の人に対するものであっても「自分は報告するだけ」というスタンスでは、上司に何も信頼されません。同僚も同様です。問題の一員として、自分ができる限りに解決する姿勢を示した文章にしましょう。
  Dù khiếu nại liên quan đến người khác, nhưng nếu bạn chỉ thể hiện thái độ “tôi chỉ báo cáo”, bạn sẽ không được cấp trên tin tưởng. Đồng nghiệp cũng vậy. Hãy viết văn bản thể hiện thái độ giải quyết vấn đề hết sức có thể như một thành viên của đội ngũ.