件名：会合へのご出席依頼

Chủ đề: Yêu cầu tham dự cuộc họp

常日頃大変お世話になっております。
Xin cảm ơn sự hỗ trợ của quý vị trong thời gian qua.

秀和株式会社営業企画部の田中です。
Tôi là Tanaka từ bộ phận Kế hoạch Kinh doanh của Shuho Corporation.

さて、この度ニュープロダクツプロジェクト第二回ミーティングを開きたいと存じます。
Chúng tôi muốn tổ chức cuộc họp lần thứ hai của Dự án Sản phẩm Mới.

皆様ご多忙かとは存じますが、万障お繰り合わせのうえご出席下さいますようお願い申し上げます。
Chúng tôi biết quý vị rất bận rộn, nhưng mong quý vị sắp xếp thời gian để tham dự.

---

ニュープロダクツプロジェクト 第二回 ミーティング

Cuộc họp lần thứ hai của Dự án Sản phẩm Mới

• 日時：7月7日（水）13：00～15：00
  Thời gian: Ngày 7 tháng 7 (Thứ tư) từ 13:00 đến 15:00
• 場所：弊社第三会議室
  Địa điểm: Phòng họp số 3 của công ty chúng tôi
• 議題：「部品製造のコストカットについて」
  Chủ đề: “Về việc cắt giảm chi phí sản xuất linh kiện”
• 資料：添付ファイルをご覧ください。
  Tài liệu: Vui lòng xem tập tin đính kèm.
• 参加者：鈴木様・佐藤様・宮本様
  Người tham dự: Ông Suzuki, Ông Sato, Ông Miyamoto

  （弊社）営業部長引田・営業一課長安藤・田中
  (Công ty chúng tôi) Trưởng phòng kinh doanh Hikida, Trưởng nhóm kinh doanh 1 Ando, Tanaka

---

先日、皆様からご了解を頂いた日にち・時間で会合を設定いたしましたが、念のためご出席確認のお返事を頂戴できましたら幸いです。
Chúng tôi đã sắp xếp cuộc họp vào ngày và giờ đã được các quý vị đồng ý, nhưng để chắc chắn, rất mong nhận được phản hồi xác nhận tham dự từ quý vị.

よろしくお願い申し上げます。
Xin cảm ơn.

---

Point

Điểm lưu ý

---

簡潔な中にも配慮を忘れずに

Không quên sự chu đáo trong tính ngắn gọn

他社の人も出席されるミーティングの開催案内です。簡潔に、しかし忙しい相手への配慮を忘れない文章にします。日時、場所などは、分かりやすく箇条書きにしましょう。
Đây là thông báo tổ chức cuộc họp có sự tham dự của người từ công ty khác. Viết ngắn gọn nhưng không quên sự chu đáo đối với người bận rộn. Hãy liệt kê rõ ràng các mục như thời gian, địa điểm.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế

---

その1 用件を切り出すフレーズ(1)

Ví dụ 1: Cụm từ mở đầu yêu cầu (1)

「会合を設定させていただきましたので、ご案内致します。」
“Chúng tôi đã sắp xếp một cuộc họp và xin thông báo đến quý vị.”

すでに回を重ねているミーティングですので、単刀直入に用件を切り出します。
Đây là cuộc họp đã được tổ chức nhiều lần, nên hãy mở đầu yêu cầu một cách trực tiếp.

---

その2 用件を切り出すフレーズ(2)

Ví dụ 2: Cụm từ mở đầu yêu cầu (2)

「会合を開きたくご参加のお願い、およびご都合のお伺いをさせていただきます。」
“Chúng tôi muốn tổ chức một cuộc họp và xin mời quý vị tham dự, đồng thời mong quý vị cho biết thời gian thuận tiện.”

本文は2回目の会合の設定ですが、これは初回の場合です。初めてですので、丁寧に依頼し、また参加者の都合を聞いてから日程を設定します。
Đây là nội dung cho cuộc họp lần thứ hai, nhưng trường hợp này là lần đầu. Vì vậy, hãy yêu cầu một cách lịch sự và hỏi thời gian thuận tiện của người tham dự trước khi sắp xếp lịch.

---

その3 相手に配慮しながら出席を願うフレーズ

Ví dụ 3: Cụm từ yêu cầu tham dự với sự quan tâm đến đối tác

「ご多用のところ恐縮ですが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。」
“Chúng tôi xin lỗi làm phiền quý vị trong lúc bận rộn, nhưng mong quý vị sắp xếp thời gian tham dự.”

ビジネスパーソンは誰でも多忙なものです。そうした状況に理解を示した上で、「なんとか都合をつけて」と依頼するフレーズです。
Những người trong kinh doanh đều bận rộn. Hãy thể hiện sự hiểu biết về tình huống đó và yêu cầu sắp xếp thời gian tham dự.

---

その4 日程、出席を確認するフレーズ

Ví dụ 4: Cụm từ xác nhận lịch trình và tham dự

「不都合などございましたら、ご遠慮なくお知らせ下さい。」
“Nếu có bất kỳ sự cố nào, xin vui lòng thông báo cho chúng tôi.”

事前に都合のお伺いをせず日時を設定している際には、都合が合わない人への配慮を欠かさず述べます。また、日程案を仮に示す場合は「他にご都合のよい日があればお知らせ下さい」と呼びかけます。
Khi bạn sắp xếp lịch mà không hỏi trước thời gian thuận tiện, hãy thể hiện sự quan tâm đến những người không thể tham dự. Ngoài ra, nếu đưa ra đề xuất lịch trình tạm thời, hãy yêu cầu họ cho biết ngày thuận tiện khác nếu có.

---

NG例

Ví dụ không nên sử dụng

「出欠について必ず返信してください。」
“Xin hãy chắc chắn trả lời về việc tham dự hay không.”

社内向けメールであれば構いませんが、社外の人に参加を依頼する場合にはふさわしくない表現です。「欠かさない」という依頼は指示している印象を与えるので、婉曲な表現を工夫しましょう。
Không sao nếu đây là email nội bộ, nhưng không phù hợp khi yêu cầu người ngoài tham dự. Yêu cầu “không bỏ sót” tạo cảm giác chỉ thị, hãy sử dụng cách diễn đạt khéo léo hơn.