件名：納期延期のお願い
Chủ đề: Yêu cầu gia hạn thời gian giao hàng

秀和株式会社販売営業部の斉藤です。平素はお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
Tôi là Saito, thuộc bộ phận kinh doanh của Công ty TNHH Shuwa. Cảm ơn bạn đã luôn ủng hộ.

また、先日はBBのご注文をいただき、ありがとうございました。
Ngoài ra, cảm ơn bạn đã đặt hàng BB của chúng tôi lần trước.

さて、本日はBBの納期についてご相談申し上げたくメールさせていただきます。
Hôm nay, tôi gửi email để thảo luận về thời gian giao hàng của BB.

納期は6月25日（金）でございますが、誠に申し上げにくいことながら、これを7月9日（金）まで延期していただけませんでしょうか？
Thời gian giao hàng dự kiến là ngày 25 tháng 6 (thứ Sáu), nhưng rất xin lỗi, liệu bạn có thể gia hạn đến ngày 9 tháng 7 (thứ Sáu) không?

実は、弊社工場におきまして一部生産過程にトラブルが生じ、作業の遅れが発生いたしました。現在は回復し、増員をはかって作業を急いでおりますが、ご指定の期日までには納品いたしかねる状況でございます。
Thực tế, tại nhà máy của chúng tôi đã xảy ra sự cố trong một số quy trình sản xuất, dẫn đến chậm trễ trong công việc. Hiện tại, chúng tôi đã khắc phục và tăng cường nhân lực để đẩy nhanh tiến độ, nhưng không thể giao hàng đúng hạn đã chỉ định.

このようなことを申し上げるのは誠に心苦しく存じますが、事情をご賢察いただき、なにとぞご了承くださいますようお願いいたします。
Tôi rất áy náy khi phải nói điều này, nhưng mong bạn hiểu và thông cảm cho tình hình của chúng tôi.

取り急ぎ、お詫びとお願いを申し上げます。
Tôi xin gửi lời xin lỗi và yêu cầu khẩn cấp này.

Point
Điểm chính

誠意をこめた姿勢で理解を引き出す
Thể hiện sự chân thành để nhận được sự thông cảm

納期延期が遅れた原因がやむを得ないものであったとしても、一度決めた納期が守れないのは、企業としての信頼に大きく関わる問題です。そのため、相手に「このような理由であれば仕方がない」「努力はしているのだから」と認めてもらえるよう最大限に誠意を尽くし、丁寧な文章にする必要があります。
Dù lý do trì hoãn giao hàng là bất khả kháng, nhưng việc không tuân thủ thời hạn giao hàng đã cam kết sẽ ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty. Do đó, cần thể hiện sự chân thành tối đa và viết thư một cách lịch sự để đối tác có thể hiểu và thông cảm rằng “vì lý do này thì không còn cách nào khác” và “họ đã nỗ lực hết mình”.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1 延期を願うフレーズ
Phần 1: Cụm từ yêu cầu gia hạn

「7月9日までご猶予をいただきたく伏してお願い申し上げます。」
“Chúng tôi kính xin bạn gia hạn đến ngày 9 tháng 7.”

「伏してお願い」とは、正座して頭を低く下げて詫びているイメージを伝える慣用句で、心から詫び、頼んでいるとの意味です。
“伏してお願い” là thành ngữ truyền đạt hình ảnh ngồi quỳ gối và cúi đầu xin lỗi, thể hiện rằng bạn đang thực sự xin lỗi và nhờ vả từ tận đáy lòng.

その2 状況を説明するフレーズ
Phần 2: Cụm từ giải thích tình hình

「全力をあげて対応いたしておりますが、どうしても納期に間に合わせることが難しい状況です。」
“Chúng tôi đang nỗ lực hết sức để xử lý, nhưng rất khó để đáp ứng đúng hạn.”

事情を説明し理解してもらうフレーズです。納期を守るべく最大限の努力を行っていることを伝えます。
Đây là cụm từ để giải thích tình hình và mong nhận được sự thông cảm. Truyền đạt rằng bạn đang nỗ lực tối đa để tuân thủ thời hạn giao hàng.

その3 理解を求めるフレーズ
Phần 3: Cụm từ yêu cầu sự thông cảm

「このような事情をお汲み取りいただき。」
“Mong bạn thông cảm cho tình hình như vậy.”

本文中の「ご賢察」は、相手の推察を意味する尊敬語であり、これを別の言葉で言い換えたフレーズです。こちらの苦しい事情や心情を想像し、分かって欲しいと訴える際に使います。
“ご賢察” trong văn bản chính là kính ngữ có nghĩa là suy đoán của đối tác, được thay thế bằng cụm từ này. Dùng khi bạn muốn đối tác tưởng tượng và hiểu được tình hình khó khăn và tâm trạng của mình.

その4 延期の許しを求めるフレーズ
Phần 4: Cụm từ yêu cầu sự chấp thuận gia hạn

「なにぶんのご指示をお願い申し上げます。」
“Xin hãy chỉ dẫn cho chúng tôi bất cứ điều gì.”

「延期してよい」ということを「指示」して言ってもらいたい、という相手をたてた表現です。
Đây là cách diễn đạt để yêu cầu đối tác “chỉ dẫn” rằng việc gia hạn là được chấp thuận.

NG例！
Ví dụ không nên sử dụng!

「予想できないトラブルで、私どもとしてもどうしようもありません。」
“Do sự cố không lường trước, chúng tôi cũng không biết phải làm sao.”

例えば不可抗力の理由での延期期願いであっても、自分の責任を回避するような表現は避けます。厳しい状況の中でもなんとか納期を守る努力はしたことを伝え、相手の理解を求めます。
Ngay cả khi yêu cầu gia hạn do lý do bất khả kháng, bạn cũng nên tránh diễn đạt như đang trốn tránh trách nhiệm. Truyền đạt rằng bạn đã nỗ lực hết mình để tuân thủ thời hạn giao hàng trong tình hình khó khăn và mong nhận được sự thông cảm từ đối tác.