件名：健康診断実施のおしらせ
Chủ đề: Thông báo về việc thực hiện kiểm tra sức khỏe

社員各位
Kính gửi toàn thể nhân viên,

厚生部よりご連絡します。
Thông báo từ Phòng Phúc lợi.

今年も下記の通り健康診断を実施します。
Năm nay, chúng tôi sẽ thực hiện kiểm tra sức khỏe như sau:

皆様の健康管理のために、必ず受診されますようお願いします。
Để quản lý sức khỏe của mọi người, xin vui lòng tham gia kiểm tra sức khỏe.

健康診断実施要項
Thông tin chi tiết về kiểm tra sức khỏe:

・実施期間　2010年 5月13日（木）～6月11日（金）（土日を除く）
Thời gian thực hiện: Từ thứ Năm, ngày 13 tháng 5 năm 2010 đến thứ Sáu, ngày 11 tháng 6 năm 2010 (không bao gồm thứ Bảy và Chủ Nhật)

・実施時間　午前10時～午後5時（最終受付 午後4時）
Thời gian: Từ 10 giờ sáng đến 5 giờ chiều (nhận đăng ký cuối cùng lúc 4 giờ chiều)

・場所　本社7階 医務室
Địa điểm: Phòng y tế, tầng 7, trụ sở chính

・受診項目　添付ファイル参照
Các mục kiểm tra: Vui lòng tham khảo tệp đính kèm

なお、受診は予約制となっております。ご希望の日時を5月10日（月）17時まで厚生部までメールまたは内線にてご予約下さい。
Lưu ý: Việc kiểm tra sức khỏe yêu cầu đặt trước. Vui lòng đăng ký ngày và giờ mong muốn qua email hoặc nội tuyến đến Phòng Phúc lợi trước 5 giờ chiều ngày 10 tháng 5 (thứ Hai).

日程や検査内容のご相談、ご質問などは、厚生部担当斉藤までご連絡下さい。
Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về lịch trình hoặc nội dung kiểm tra, xin vui lòng liên hệ với anh Saito, Phòng Phúc lợi.

内線 111－1111
Nội tuyến: 111-1111

●Point
ポイント
・必要事項を簡潔に
Nêu rõ các điểm cần thiết một cách ngắn gọn
社内向けメールですので、必要事項を箇条書きで簡潔に記します。必要に応じて複数の担当者名、内線番号を記し連絡の便宜をはかります。
Vì đây là email nội bộ, hãy nêu các điểm cần thiết một cách ngắn gọn. Ghi tên và số nội tuyến của nhiều người phụ trách nếu cần thiết để thuận tiện cho việc liên lạc.

---

言い換えフレーズ例
Các ví dụ về cụm từ thay thế

その1　受診を勧めるフレーズ
Ví dụ cụm từ khuyến khích kiểm tra sức khỏe

「年に1度、自分の健康状態をチェックしましょう。」
「Hãy kiểm tra tình trạng sức khỏe của mình mỗi năm một lần.」
会社規定による行事の際には、社員が自発的に受けよう、この気持ちを持てるような呼びかけの言葉も添えるとよいでしょう。事務的な表現に終始すると「押しつけ」と感じられることもあります。
Khi có sự kiện theo quy định của công ty, hãy kèm theo lời kêu gọi để nhân viên có thể tự giác tham gia kiểm tra sức khỏe. Nếu chỉ sử dụng biểu đạt mang tính hành chính, có thể khiến người nhận cảm thấy bị ép buộc.

その2　補足の注意点を記すフレーズ
Ví dụ cụm từ ghi chú bổ sung các điểm cần chú ý

「なお、受診は予約が必要ですのでご注意ください。」
「Lưu ý: Việc kiểm tra sức khỏe yêu cầu đặt trước.」
日時、場所などの基本的な情報のほかに、特に注意してほしい項目がある際の書き方例です。社内連絡ですので、「当日申し込みは受け付けない場合もあります」とはっきり書き添えてもよいでしょう。
Đây là ví dụ về cách viết khi có các mục cần chú ý đặc biệt ngoài các thông tin cơ bản về ngày giờ và địa điểm. Vì là liên lạc nội bộ, nên có thể viết rõ ràng rằng “có thể không chấp nhận đăng ký vào ngày kiểm tra”.

その3　担当者を記すフレーズ
Ví dụ cụm từ ghi tên người phụ trách

「斉藤または、加藤までお尋ねください。」
「Vui lòng liên hệ với anh Saito hoặc anh Kato.」
一人では対応しきれないことが予想される時は、予備の担当者も記入しておくと連絡がスムーズです。できるだけ一人の担当者が受けた方がよい場合は、「斉藤不在時は加藤まで」としてもよいでしょう。
Khi dự đoán rằng một người không thể xử lý hết, hãy ghi cả tên người phụ trách dự phòng để việc liên lạc được thông suốt. Nếu tốt hơn khi một người xử lý, có thể ghi “liên hệ với anh Kato khi anh Saito vắng mặt”.

Check
Kiểm tra

全社員に向けての一斉に通知連絡する際には、宛先の扱いに注意しましょう。全員のアドレスを宛先にすると受信側のメールにもすべてのアドレスが表示され、文面が煩雑になりまので、場合に応じてBccにしましょう。
Khi thông báo cùng lúc đến tất cả nhân viên, hãy chú ý cách xử lý địa chỉ nhận. Nếu đặt tất cả địa chỉ vào mục “To”, tất cả địa chỉ sẽ hiển thị trong email nhận và làm văn bản trở nên rối rắm, nên sử dụng Bcc tùy theo tình huống.

また、通知内容が周知されたかどうか確認するため「開封確認要求」をつけるとよいでしょう。これにより、メールを「見ていない」「届いていない」というトラブルが防げます。
Ngoài ra, để xác nhận rằng nội dung thông báo đã được phổ biến, có thể sử dụng “yêu cầu xác nhận đã đọc”. Điều này giúp tránh các vấn đề như “không đọc được” hoặc “không nhận được”.

さらに「開封確認要求」をつけることで「このメールは、必ず貴方が対応しなければならない通知である」と意識させる効果もあります。
Việc sử dụng “yêu cầu xác nhận đã đọc” còn có hiệu quả khiến người nhận ý thức rằng “email này là thông báo mà bạn cần phải xử lý”.