件名：「商品『ランス』ご請求書郵送の件」
Chủ đề: “Thông báo gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán sản phẩm ‘Lance’”

秀和株式会社経理部の三上洋子です。日頃より大変お世話になっております。
Tôi là Yoko Mikami, thuộc bộ phận kế toán của Công ty Cổ phần Shuho. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của quý khách trong thời gian qua.

本日、10月2日（水）にお届けいたしました商品「ランス」3ダースのご請求書2万4千円（税込み）を、町田様宛てに郵送いたしました。
Hôm nay, ngày 2 tháng 10 (thứ Tư), chúng tôi đã gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán số tiền 24,000 yên (bao gồm thuế) cho 3 tá sản phẩm “Lance” tới ông Machida.

つきましてはご査収の上、10月29日（金）までに請求書記載の口座にお振込みくださいますようお願いいたします。
Vui lòng kiểm tra và thanh toán vào tài khoản ghi trên hóa đơn trước ngày 29 tháng 10 (thứ Sáu).

メールにて恐縮ですが、取り急ぎご連絡いたします。
Chúng tôi xin lỗi vì thông báo này được gửi qua email, nhưng chúng tôi muốn thông báo gấp.

この度のお買い上げ、誠にありがとうございました。今後ともご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách đã mua hàng và mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ của quý khách.

●Point
Điểm mấu chốt

・感謝の気持ちを込めて
Bao gồm lòng biết ơn

郵送の請求書に同封する添書と同様の内容となりますので、わざわざ送る必要はないようなメールです。しかし、「送った」という早く伝えると、相手に支払い準備を促すこともできますし、確認にもなります。また、事務的な連絡にも感謝の気持ちを込めると、好感度もアップします。
Nội dung email này giống với nội dung thư kèm theo hóa đơn gửi qua đường bưu điện, nên có vẻ không cần thiết. Tuy nhiên, việc gửi email “đã gửi” sớm sẽ thúc đẩy đối phương chuẩn bị thanh toán và xác nhận. Hãy bao gồm lòng biết ơn trong liên lạc hành chính để tăng thiện cảm.

・トラブル防止を意識して
Chú ý đến việc ngăn ngừa rắc rối

郵送した請求書が万一配達ミスで届かなかった場合、「請求がない」「請求したのに支払いがない」とのトラブルになる可能性があります。郵送したからいいだろう」とそのままにせず、メール連絡をあわせて行いましょう。
Nếu hóa đơn yêu cầu thanh toán gửi qua đường bưu điện bị thất lạc, có thể xảy ra rắc rối như “không nhận được yêu cầu thanh toán” hoặc “đã yêu cầu thanh toán nhưng chưa thanh toán”. Đừng nghĩ rằng “đã gửi qua bưu điện là đủ”, hãy gửi email thông báo kèm theo.

---

言い換えフレーズ例
Các ví dụ về cụm từ thay thế

その1　請求書送付を知らせるフレーズ
Ví dụ cụm từ thông báo đã gửi hóa đơn

「10月1日のご注文につき、請求書をお送りいたしました。」
「Chúng tôi đã gửi hóa đơn cho đơn đặt hàng ngày 1 tháng 10.」
何についての請求かを簡潔に示すフレーズです。詳細は請求書に記載されているので、先方との取引実績や担当者との連絡頻度などによって、必要に応じて記述します。
Đây là cụm từ chỉ rõ yêu cầu thanh toán cho điều gì một cách ngắn gọn. Chi tiết sẽ có trong hóa đơn, tùy theo lịch sử giao dịch và tần suất liên lạc với người phụ trách của đối phương mà thêm thông tin nếu cần.

その2　支払いを依頼するフレーズ（1）
Ví dụ cụm từ yêu cầu thanh toán (1)

「内容をご確認の上、お支払いをお願いいたします。」
「Vui lòng kiểm tra và thanh toán.」
「査収」とは、調べた上で受け取る、との意味ですが、堅い感じがする場合はこちらのフレーズを使用してもいいでしょう。「ご請求金額をお確かめの上」とすると、さらにソフトな印象です。個人客の場合は、やわらかな表現の方が向いています。
“査収” có nghĩa là kiểm tra và chấp nhận, nhưng nếu cảm thấy cứng nhắc, có thể sử dụng cụm từ này. Cụm từ “ご請求金額をお確かめの上” sẽ tạo ấn tượng mềm mại hơn. Đối với khách hàng cá nhân, sử dụng cách diễn đạt nhẹ nhàng sẽ phù hợp hơn.

その3　支払いを依頼するフレーズ（2）
Ví dụ cụm từ yêu cầu thanh toán (2)

「10月29日（金）までにお振込みくださいますよう、ご高配を賜りたくお願い申し上げます。」
「Xin vui lòng chuyển khoản trước ngày 29 tháng 10 (thứ Sáu).」
「ご高配」は、相手の配慮や手配について言う尊敬語です。「振込みの手配をしてくださり」を、もっとも丁寧に表現した文章です。相手に特に敬意を払いときや、高額の請求の際に用いるとよいでしょう。また、請求書記載の支払期限は明記し、きちんと伝えます。
“Cụm từ “ご高配” là kính ngữ để nói về sự quan tâm và sắp xếp của đối phương. Cụm từ “振込みの手配をしてくださり” được diễn đạt một cách lịch sự nhất. Sử dụng khi muốn bày tỏ sự kính trọng đặc biệt hoặc khi yêu cầu thanh toán số tiền lớn. Ngoài ra, hãy ghi rõ thời hạn thanh toán trên hóa đơn và truyền đạt một cách chi tiết.

NG例！
Ví dụ không nên sử dụng!

「本日、請求書を送らせていただきました。」
「Hôm nay, chúng tôi đã gửi hóa đơn.」
何についてのかの説明がないと、相手に不安を抱かせます。また、簡潔すぎる書き方は丁寧さも損ないます。1件しか請求がなく、何についてか双方とも分かっているとしても、省き過ぎな書き方は避けましょう。
Nếu không giải thích rõ yêu cầu thanh toán cho điều gì, sẽ khiến đối phương lo lắng. Cách viết quá ngắn gọn cũng làm mất đi sự lịch sự. Ngay cả khi chỉ có một yêu cầu thanh toán và cả hai đều biết rõ về điều đó, vẫn nên tránh cách viết quá ngắn gọn.