件名：「はやて」着荷のご連絡
Chủ đề: Thông báo hàng “Hayate” đã đến

秀和株式会社管理部の柴田真理です。いつもお世話になっております。
Tôi là Mari Shibata, thuộc bộ phận Quản lý của Công ty TNHH Shuwa. Cảm ơn bạn đã luôn hỗ trợ.

4月20日付けで発送のご連絡をいただいておりました「はやて」9セットですが、本日、無事届きました。
Hàng “Hayate” 9 bộ mà bạn đã thông báo gửi vào ngày 20 tháng 4, đã đến nơi an toàn hôm nay.

早速、検品いたしまして、注文通りの品数であり、破損などもないことを確認いたしました。
Chúng tôi đã tiến hành kiểm tra ngay và xác nhận rằng số lượng đúng như đơn đặt hàng, không có hư hỏng nào.

ご多忙のところ、お手数をおかけいたしました。
Xin lỗi vì đã làm phiền bạn trong lúc bận rộn.

まずは取り急ぎ、着荷のご連絡とお礼まで申し上げます。
Trước tiên, tôi xin thông báo hàng đã đến và gửi lời cảm ơn đến bạn.

Point
Điểm chính

確認と感謝の気持ちで
Xác nhận và thể hiện lòng biết ơn

注文した商品が届いたときの確認メールです。品数の間違いや破損などの問題がないことを伝え、相手の手配に感謝します。先方に安心感をもってもらう思いやりをこめたメールですので、到着後すぐに送るのがよいでしょう。
Đây là email xác nhận khi hàng đã đến. Bạn thông báo rằng không có vấn đề về số lượng hay hư hỏng, và cảm ơn đối tác vì đã sắp xếp. Đây là email thể hiện sự quan tâm, giúp đối tác yên tâm, nên gửi ngay sau khi hàng đến.

Check
Kiểm tra

検品に時間がかかり、間違いがないかどうかすぐには分からない場合には、第一報として「届きました。これから検品しますが取り急ぎお知らせまで」との内容を送っておくとよいでしょう。なにしろ連絡を欠いておき、時間がたってから「商品に不備があった」と伝えるような事態になっては、お互いに不信感を持つことになります。
Nếu việc kiểm tra mất thời gian và bạn không thể xác nhận ngay lập tức rằng không có sai sót, bạn nên gửi thông báo đầu tiên rằng “Hàng đã đến. Chúng tôi sẽ kiểm tra ngay và sẽ thông báo sau.” Đừng bỏ qua việc thông báo, nếu không, việc thông báo rằng “Hàng có vấn đề” sau khi đã qua một thời gian sẽ gây ra sự mất lòng tin giữa hai bên.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1 着荷を知らせるフレーズ
Phần 1: Cụm từ thông báo hàng đã đến

「本日、無事に着荷いたしました。」
“Hôm nay, hàng đã đến nơi an toàn.”

簡潔な報告のフレーズです。「着荷」という表現は、特に敬語表現を用いているため、お客様にも社内間のやりとりにも使えます。
Đây là cụm từ báo cáo ngắn gọn. Cụm từ “着荷” là cách diễn đạt lịch sự, có thể sử dụng trong giao tiếp với khách hàng và cả trong nội bộ công ty.

その2 荷物の状況を知らせるフレーズ
Phần 2: Cụm từ thông báo tình trạng hàng hóa

「破損もなく、問題なく作動いたしました。」
“Không có hư hỏng, hàng hoạt động tốt.”

精密機器や、長期の輸送により届いた商品など、心配な点があった場合は、その点を挙げて問題がなかったことを伝えます。
Đối với các thiết bị chính xác hoặc hàng hóa gửi qua vận chuyển dài hạn, nếu có điểm lo ngại, hãy nêu rõ rằng không có vấn đề gì.

その3 送り手に感謝するフレーズ (1)
Phần 3: Cụm từ cảm ơn người gửi (1)

「厳重な梱包のおかげで、問題なく到着いたしました。」
“Nhờ đóng gói cẩn thận, hàng đã đến nơi không có vấn đề gì.”

送り手の手配に感謝するフレーズです。破損しやすいものや精密、繊細な品を特に配慮して送ってもらった場合に使えます。
Đây là cụm từ cảm ơn sự sắp xếp của người gửi. Sử dụng khi hàng hóa dễ vỡ hoặc chính xác, tinh tế đã được gửi một cách cẩn thận.

その4 送り手に感謝するフレーズ (2)
Phần 4: Cụm từ cảm ơn người gửi (2)

「ご無理を申し上げたにもかかわらず、お届けいただき感謝しております。」
“Dù đã làm phiền bạn, nhưng chúng tôi rất cảm ơn vì bạn đã giao hàng.”

短期間での納品を求めたり、移動が難しいものを送ってもらった場合など、発送の際に難しい要望を出した場合の感謝の例です。
Sử dụng khi bạn đã yêu cầu giao hàng trong thời gian ngắn hoặc vận chuyển hàng hóa khó khăn. Đây là ví dụ cảm ơn khi đã đưa ra yêu cầu khó khăn trong việc gửi hàng.

NG例！
Ví dụ không nên sử dụng!

「届きました。どうもありがとうございました。」
“Hàng đã đến. Cảm ơn nhiều.”

短くていいとは言え、これだけでは先方に「問題はなかったのか？」との疑問を残します。こちらの気持ちを伝え、相手を安心させるような言葉を添えましょう。
Dù ngắn gọn là tốt, nhưng chỉ như vậy không đủ, đối tác có thể còn băn khoăn “Có vấn đề gì không?”. Hãy thể hiện cảm xúc của bạn và thêm lời để làm đối tác yên tâm.