件名：バッテリー交換の件
Chủ đề: Về việc thay thế pin

秀和株式会社カスタマーサポート部の木下洋子です。日頃ご愛顧いただき心よりお礼申し上げます。
Tôi là Yoko Kinoshita thuộc bộ phận Hỗ trợ Khách hàng của Công ty Cổ phần Shuho. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự ủng hộ của quý vị trong thời gian qua.

お問い合わせいただいたサファリAのバッテリー交換について、ご連絡申し上げます。
Chúng tôi xin thông báo về việc thay thế pin cho sản phẩm Safari A mà quý vị đã yêu cầu.

まず、お尋ねの「交換にかかる期間」ですが、商品をお預かりしてから通常1週間ほどお時間をいただいております。
Trước hết, về “thời gian thay thế” mà quý vị đã hỏi, thông thường chúng tôi cần khoảng một tuần kể từ khi nhận sản phẩm.

お急ぎのところ申し訳ありませんが、バッテリーがメーカーからの取り寄せになりますので、ご了承いただければ幸いです。
Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng do pin phải được vận chuyển từ nhà sản xuất, mong quý vị thông cảm.

代金に関しましては、年間契約の保守サービスにあらかじめ含まれておりますので、今回は費用をいただくことはありません。
Về chi phí, dịch vụ bảo trì đã được bao gồm trong hợp đồng hàng năm, nên lần này quý vị sẽ không phải chịu thêm chi phí nào.

よろしければ、弊社担当者よりご連絡の上、お伺いするよう手配させていただきますので、ご都合のよい日時をお知らせください。
Nếu quý vị đồng ý, chúng tôi sẽ liên hệ và sắp xếp thời gian thuận tiện để đến nhận sản phẩm từ quý vị.

お手数をおかけいたしますが、今後ともよりよいサービスのご提供に努めますので、ご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này và sẽ cố gắng cung cấp dịch vụ tốt hơn trong tương lai. Mong quý vị tiếp tục ủng hộ chúng tôi.

●Point
Điểm mấu chốt

・質問事項について明確に回答する
Trả lời rõ ràng các câu hỏi

問い合わせへの回答は、はっきりと誤解のないように伝えること、回答に納得してもらうことの2点が大切です。質問ごとに回答を整理して伝えましょう。その上で自社製品、サービスの利用を促します。
Điều quan trọng là phải truyền đạt rõ ràng và không gây hiểu lầm khi trả lời các câu hỏi, và làm cho khách hàng hài lòng với câu trả lời. Hãy sắp xếp câu trả lời theo từng câu hỏi. Kết thúc bằng cách khuyến khích sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty.

---

言い換えフレーズ例
Các ví dụ về cụm từ thay thế

その1　相手の問い合わせに回答するフレーズ
Ví dụ cụm từ trả lời câu hỏi của đối phương

「お尋ねのありました期間の点につきまして、お答えいたします。」
「Chúng tôi xin trả lời về thời gian mà quý vị đã hỏi.」
相手から受けている質問を簡潔に繰り返したフレーズです。このような前置きをすることで、丁寧さも増し、相手にも読みやすくなります。
Đây là cụm từ lặp lại câu hỏi của đối phương một cách ngắn gọn. Bằng cách này, tăng thêm sự lịch sự và dễ đọc cho đối phương.

その2　所要期間について説明するフレーズ（1）
Ví dụ cụm từ giải thích về thời gian cần thiết (1)

「取り寄せとなりますので、その分お時間をいただくこととなります。」
「Vì phải đặt hàng, nên chúng tôi sẽ cần thêm thời gian.」
対処に時間がかかる場合は、その理由を簡潔に伝えます。相手が「それならば仕方がない」と、納得できるようにします。
Khi cần thêm thời gian để xử lý, hãy giải thích lý do một cách ngắn gọn. Để đối phương có thể hiểu và chấp nhận rằng “nếu vậy thì không còn cách nào khác”.

その3　所要期間について説明するフレーズ（2）
Ví dụ cụm từ giải thích về thời gian cần thiết (2)

「通常の期間は3日間ですが、夏季繁忙期につきましては1週間ほどかかりますことをご理解ください。」
「Thời gian thông thường là 3 ngày, nhưng vào mùa bận rộn mùa hè, sẽ mất khoảng 1 tuần. Mong quý vị thông cảm.」
時期的な理由で時間がかかる場合のフレーズです。通常の短い期間を提示することで、常に時間がかかっているわけではないことをアピールします。
Đây là cụm từ dùng khi thời gian xử lý kéo dài do lý do thời điểm. Việc đưa ra thời gian ngắn thông thường sẽ giúp nhấn mạnh rằng không phải lúc nào cũng mất nhiều thời gian.

その4　費用について説明するフレーズ
Ví dụ cụm từ giải thích về chi phí

「この件につきましては、無料にて対応いたしております。」
「Về việc này, chúng tôi sẽ hỗ trợ miễn phí.」
「お金がかからない」ケースでのフレーズです。相手に安心感を与えるため、「支払不要」や明解なく伝わるようにします。なお、手数料や経費が別途かかる際には、無料の部分と分けて明確に伝えます。
Đây là cụm từ dùng khi không tốn phí. Để tạo sự yên tâm cho đối phương, hãy truyền đạt rõ ràng rằng “không phải trả”. Nếu có phí dịch vụ hoặc chi phí phát sinh, hãy giải thích rõ ràng phần miễn phí và phần phải trả riêng.

NG例！
Ví dụ không nên sử dụng!

「代金に関しましては、サービスですのでご心配はありません。」
「Về chi phí, đây là dịch vụ nên quý vị không cần lo lắng.」
あいまいな書き方の一例です。これでは、代金は必要ないのか、あるいは安くしてもらえるだけなのかが混乱を招きます。
Đây là một ví dụ về cách viết mơ hồ. Cách viết này sẽ gây nhầm lẫn không rõ là không cần trả phí hay chỉ được giảm giá.