件名：ミーティング日時の変更について (承諾のご回答)
Chủ đề: Về việc thay đổi thời gian cuộc họp (Phản hồi chấp nhận)

秀和株式会社営業部の小川雄司です。いつも大変お世話になっております。
Tôi là Yuji Ogawa, bộ phận kinh doanh của công ty Showa. Xin cảm ơn vì luôn giúp đỡ.

さて、今週７月２８日（水）午後１時に開催予定のミーティングを、
Vậy, cuộc họp dự kiến vào lúc 1 giờ chiều thứ Tư ngày 28 tháng 7 tuần này,

翌月８月４日（水）午後４時に変更ご希望との件、承りました。
đã được chấp nhận chuyển sang 4 giờ chiều thứ Tư ngày 4 tháng 8.

なにかとご多忙のことと、拝察申し上げます。
Chúng tôi hiểu rằng bạn rất bận rộn.

なお、私の方も来月4日以降となりますと、いささか業務が立て込んでまいりますので、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
Tuy nhiên, từ ngày 4 tháng sau trở đi, công việc của tôi cũng sẽ rất bận rộn, mong bạn thông cảm.

それでは、改めてお待ちいたしております。
Vậy thì, tôi sẽ chờ đợi thông báo tiếp theo.

まずは取り急ぎ、お返事まで申し上げます。
Trước hết, xin nhanh chóng phản hồi.

Point
Điểm cần chú ý

気持ちよく了承しながら、度重なる変更は避けて
Vui vẻ chấp nhận, nhưng tránh thay đổi nhiều lần

相手の変更希望について、比較的問題なく受け入れられる場合の文例です。
Đây là ví dụ về văn bản khi có thể chấp nhận yêu cầu thay đổi của đối phương mà không có vấn đề lớn.

短い中で了承の意を伝え、日程を確認し、さらに相手への思いやりも含めた文章です。
Trong đoạn văn ngắn, truyền đạt ý chấp nhận, xác nhận lịch trình và bao gồm cả sự quan tâm đến đối phương.

その上で、こちら側の都合をさりげなく付け加えています。
Trên đó, thêm vào lý do của phía mình một cách khéo léo.

約束の変更は、気持ちよく受け入れてあげられるならできるだけそうしたいものですが、「頼めばいつでも変えてくれる」と軽く思われてもよくありません。
Nếu có thể chấp nhận thay đổi hẹn một cách vui vẻ thì nên làm như vậy, nhưng cũng không nên để đối phương nghĩ rằng “bất cứ khi nào yêu cầu cũng sẽ được thay đổi”.

こちら側の都合もきちんと伝えておきましょう。
Hãy truyền đạt rõ ràng lý do của phía mình.

約束の変更は正確、簡潔に、今後の変更を避けて欲しいとの要望は婉曲に、とうまく表現を使い分けましょう。
Việc thay đổi hẹn cần chính xác, ngắn gọn, và yêu cầu tránh thay đổi trong tương lai cần được diễn đạt một cách khéo léo.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về câu thay thế

その1 変更を受け入れるフレーズ
Ví dụ về câu chấp nhận thay đổi

「変更の件、了解いたしました。」
“Về việc thay đổi, tôi đã hiểu.”

受諾の意を簡潔に伝えるフレーズです。「了解」とは相手の事情を理解し受け入れることですが、やや丁寧さに欠け、事務的な感じを与えてしまいます。目上の人やクライアントには避けましょう。
Đây là câu truyền đạt ý chấp nhận một cách ngắn gọn. “Hiểu” là hiểu và chấp nhận tình hình của đối phương, nhưng có phần thiếu lễ phép và có thể gây cảm giác hành chính. Tránh dùng với người trên và khách hàng.

その2 相手を思いやるフレーズ
Ví dụ về câu quan tâm đến đối phương

「何かとお忙しいこととお察しいたします。」
“Tôi hiểu rằng bạn rất bận rộn.”

「拝察」をシンプルに言い換えたフレーズです。文をやわらげながら、相手に理解と思いやりを示します。ある程度付き合いのある相手であれば「お忙しいことでしょう」と語りかける口調にしてもできます。
Đây là câu thay thế đơn giản cho “拝察”. Câu này vừa nhẹ nhàng, vừa thể hiện sự hiểu biết và quan tâm đến đối phương. Nếu là người quen biết, có thể nói “Chắc là bạn đang bận rộn”.

その3 こちらの都合を伝えるフレーズ
Ví dụ về câu truyền đạt lý do của phía mình

「4日以降はいささか時間が取りにくくなりますので。」
“Từ ngày 4 trở đi, chúng tôi sẽ khó có thời gian hơn.”

こちらの予定、都合を伝える表現です。「時間が取りにくい」は本文の「業務が立て込む」と同様「会う時間が取りにくい」の意味です。「忙しくなります」「時間がありません」と書くと、「またこちらは会う時間はない」と受け取られますので使い分けましょう。
Đây là cách diễn đạt lý do của phía mình. “Khó có thời gian” có nghĩa giống như “công việc bận rộn” trong văn bản gốc. Nếu viết “Sẽ bận rộn” hoặc “Không có thời gian”, có thể bị hiểu thành “Chúng tôi không có thời gian gặp lại”, vì vậy cần phân biệt cách dùng.

その4 スケジュールの確定を念押しするフレーズ
Ví dụ về câu xác nhận lịch trình

「ご調整のほどよろしくお願いいたします。」
“Mong bạn điều chỉnh lịch.”

相手に対し次回の約束は守れるよう、他の業務スケジュールをうまく調整してほしいとお願いするフレーズです。
Đây là câu yêu cầu đối phương điều chỉnh lịch trình khác để giữ được lời hẹn lần sau.

NG例！
Ví dụ cần tránh!

「私のほうはいつでも結構ですから。」
“Phía tôi lúc nào cũng được.”

会話では約束変更に対し「気にしないで」「いつでもいいですよ」と言葉をかけることもありますが、文章では軽い印象を与えます。また、暇そうに思われてイメージダウンにもなりますので、避けたほうがよいでしょう。
Trong hội thoại, có thể nói “Đừng lo lắng” hoặc “Lúc nào cũng được” khi thay đổi hẹn, nhưng trong văn bản sẽ gây cảm giác nhẹ nhàng. Ngoài ra, có thể bị nghĩ là rảnh rỗi và gây mất hình ảnh, vì vậy nên tránh.