件名：納期遅延について（承諾のご回答）
Tiêu đề: Về việc chậm trễ thời hạn giao hàng (Trả lời chấp nhận)

秀和株式会社資材部の松尾弘治です。
Tôi là Koji Matsuo, bộ phận vật liệu của công ty TNHH Shuwa.

平素は大変お世話になっております。
Xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của quý công ty.

さて、１月２０日付けメールにてご連絡いただいた「スーパーDX」納期延期の件、了承いたしました。
Về việc gia hạn thời hạn giao hàng “Super DX” mà quý công ty đã thông báo qua email ngày 20 tháng 1, chúng tôi đã hiểu và chấp nhận.

突然の製造設備トラブルのこと、やむを得ないご事情と存じます。
Chúng tôi hiểu rằng sự cố thiết bị sản xuất đột ngột là tình huống không thể tránh khỏi.

ただし、これ以上の遅延となりますと弊社業務にも支障をきたしますので、２月１０日（水）の期日を厳守していただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
Tuy nhiên, nếu tiếp tục chậm trễ hơn nữa, sẽ ảnh hưởng đến công việc của chúng tôi, vì vậy xin vui lòng tuân thủ thời hạn ngày 10 tháng 2 (thứ Tư).

取り急ぎ、お返事まで申し上げます。
Chúng tôi xin trả lời gấp như trên.

Point
Điểm lưu ý

相手を責めずに約束を守ってもらう
Đừng trách đối tác mà hãy đảm bảo họ tuân thủ cam kết

納期延期という、約束を違えた申し出の了承ですので、簡単にOKを伝えるわけにはいきません。しかし、先方にも事情があることですので、相手の非を責めるような表現は避け、冷静な対応をしましょう。その上で、「次は約束を守るように」とはっきり要請します。
Vì đây là việc chấp nhận lời đề nghị chậm trễ thời hạn giao hàng, nên không thể đơn giản đồng ý ngay. Tuy nhiên, vì đối tác cũng có lý do riêng, hãy tránh sử dụng những biểu hiện trách móc và phản ứng một cách điềm tĩnh. Sau đó, hãy yêu cầu rõ ràng rằng “lần sau hãy tuân thủ đúng cam kết”.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その１ 延期を受け入れるフレーズ（１）
Trường hợp 1: Cụm từ chấp nhận gia hạn (1)

『本来、納期延期は受け入れがたいところですが、今回のご事情ではいたしかたないと思います。』
“Thực ra, chúng tôi rất khó chấp nhận việc gia hạn thời hạn giao hàng, nhưng chúng tôi hiểu rằng lần này là trường hợp bất khả kháng.”

『本当は受け入れたくないことだが』の気持ちを伝えます。それにより、相手の事情の重要性を認めることにもなります。
Truyền đạt cảm giác “thật ra chúng tôi không muốn chấp nhận điều này”. Qua đó, cũng thừa nhận tầm quan trọng của tình huống đối phương.

その２ 延期を受け入れるフレーズ（２）
Trường hợp 2: Cụm từ chấp nhận gia hạn (2)

『今回に限り、了承いたします。』
“Lần này, chúng tôi sẽ chấp nhận.”

今回は例外的な対応である、との気持ちを強く出したフレーズです。「今回は例外的に」「２度とないようにお約束していただいた上で」などのバリエーションもつけられます。
Cụm từ này thể hiện mạnh mẽ cảm giác rằng đây là một biện pháp ngoại lệ. Có thể thêm vào các biến thể như “Lần này là ngoại lệ” hay “Với điều kiện đảm bảo sẽ không lặp lại lần nữa”.

その３ 延期理由に理解を示すフレーズ
Trường hợp 3: Cụm từ thể hiện sự thông cảm với lý do gia hạn

『増水というご事情では、私どももお気の毒に存じます。』
“Về tình huống lũ lụt, chúng tôi cũng rất lấy làm tiếc.”

遅延原因が天災や担当者の病気、事故など深刻な理由による場合に、理解と同情を示すフレーズです。
Cụm từ này thể hiện sự thông cảm và hiểu biết đối với các lý do nghiêm trọng như thiên tai, bệnh tật của người phụ trách, tai nạn.

その４ 延期した期日での納品を強く求めるフレーズ
Trường hợp 4: Cụm từ yêu cầu mạnh mẽ việc giao hàng vào thời hạn đã gia hạn

『２月１０日（水）には必ず納品いただけますよう、くれぐれもお願いいたします。』
“Chúng tôi mong quý công ty nhất định sẽ giao hàng vào ngày 10 tháng 2 (thứ Tư). Xin vui lòng lưu ý.”

約束を守るように圧力をかける表現です。「くれぐれも」は、依頼を強調する言葉で「絶対にお願いしますよ」と念押しするときに使います。
Đây là biểu hiện gây áp lực để đối tác tuân thủ cam kết. “Xin vui lòng lưu ý” là lời nhấn mạnh yêu cầu và được sử dụng khi muốn nhắc nhở “Xin hãy chắc chắn”.

Check
Kiểm tra

場合によっては、遅延は受け入れてもそれを埋め合わせるために、価格などの条件面での再交渉を行う場合もあります。また、延期した納期にも間に合わなければ、なんらかのペナルティを課す場合もありますので、返信の際にはその点も確認し、必要に応じて文面に含めます。
Tùy trường hợp, có thể chấp nhận việc gia hạn nhưng sẽ phải thương lượng lại về điều kiện giá cả để bù đắp. Ngoài ra, nếu không đáp ứng được cả thời hạn đã gia hạn, có thể áp dụng một số hình phạt, vì vậy khi trả lời cần xác nhận và bao gồm các điểm này nếu cần.