件名：資料のご貸与の件

秀和株式会社経営企画部の中村総一です。日頃よりお世話になっております。

Tiêu đề: Về việc cho mượn tài liệu

Tôi là Nakamura Sōichi, thuộc bộ phận kế hoạch kinh doanh của công ty Shūwa. Cảm ơn quý vị đã luôn hỗ trợ chúng tôi.

さて、ご依頼の資料「エリア調査レポート」の件、関係部署へ確認をとり、お貸し出しできることになりました。

Về tài liệu mà quý vị yêu cầu “Báo cáo khảo sát khu vực”, chúng tôi đã xác nhận với bộ phận liên quan và có thể cho mượn được.

回答が遅くなり、申し訳ございません。

Tôi xin lỗi vì đã trả lời chậm trễ.

資料は、来月末までにご返却いただければ問題ございません。ただし、来月31日には必ずご返却くださいますよう、お願いいたします。

Quý vị vui lòng trả lại tài liệu trước cuối tháng sau. Tuy nhiên, xin hãy chắc chắn trả lại vào ngày 31 tháng sau.

弊社といたしましても、いつもお世話になっている木下様のお役に立てることは、大変光栄なことでございます。

Với công ty chúng tôi, được hỗ trợ ông Kinoshita, người luôn giúp đỡ chúng tôi, là một vinh dự lớn.

本日、宅配にてお送りいたしますのでよろしくご査収ください。

Hôm nay, chúng tôi sẽ gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh, mong quý vị xác nhận.

取り急ぎ、お返事まで申し上げます。

Tôi xin gửi lời đáp nhanh chóng này.

Point:
貸す側であっても謙虚に前向きに
貸し出し依頼を受け入れるメールです。貸す側ではありますが、ビジネス上の関係を大切に、丁寧さ、謙虚さを保ち積極的な姿勢で貸してあげるようにしましょう。ただし、返却期限や条件はきちんと伝え、必ず守ってもらうようにします。

Điểm quan trọng:
Ngay cả khi là bên cho mượn, hãy khiêm tốn và tích cực
Đây là email chấp nhận yêu cầu cho mượn tài liệu. Mặc dù là bên cho mượn, nhưng hãy giữ thái độ tích cực, cẩn thận và khiêm tốn để duy trì mối quan hệ kinh doanh. Tuy nhiên, hãy truyền đạt rõ ràng về thời hạn và điều kiện trả lại, và đảm bảo đối phương tuân thủ.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế để đáp ứng yêu cầu cho mượn tài liệu

その１ 受諾を伝えるフレーズ
「ご依頼の件、承諾いたしました。」

Cụm từ truyền đạt sự chấp nhận
“Tôi đã chấp nhận yêu cầu của quý vị.”

「承諾」は引き受け、受け入れることで「承知」と同じ意味ですが、相手の要望を受け入れ、許可を与えるという意味が強くなります。重要な依頼に対して、重みを持って返答をする際に用います。

“承諾” có nghĩa là nhận và chấp nhận, tương tự như “承知”, nhưng mang ý nghĩa mạnh hơn về việc chấp nhận và cho phép yêu cầu của đối phương. Sử dụng khi trả lời các yêu cầu quan trọng với sự cân nhắc kỹ lưỡng.

その２ 返答の遅延を詫びるフレーズ
「重要資料のため懸念を要し、回答が遅れご迷惑をおかけしました。」

Cụm từ xin lỗi vì trả lời chậm trễ
“Vì tài liệu quan trọng nên chúng tôi đã phải cân nhắc kỹ lưỡng, xin lỗi vì đã trả lời chậm trễ và gây phiền phức.”

こちらが貸す立場であっても、回答が遅くなった場合はお詫びの言葉を添えましょう。また、事前に回答が遅くなることが予想される場合は、その旨、事前に知らせておくことがビジネスマナーです。

Ngay cả khi bạn là bên cho mượn, nếu trả lời chậm trễ, hãy kèm theo lời xin lỗi. Ngoài ra, nếu dự kiến trả lời sẽ chậm, thông báo trước về điều này là một nét lịch sự trong kinh doanh.

その３ 貸し出し期間を伝えるフレーズ
「お貸しできる期間が短くて恐縮なのですが、来月末日までにご返却をお願いいたします。」

Cụm từ truyền đạt thời hạn cho mượn
“Thời gian cho mượn ngắn, mong quý vị thông cảm, xin vui lòng trả lại vào cuối tháng sau.”

返却期限をあらかじめ指定するフレーズです。貸与できる期間が短い場合は、「期間が短くて恐縮なのですが」と付け加えることにより、やわらかい印象を与えます。

Đây là cụm từ để chỉ định trước thời hạn trả lại. Trong trường hợp thời gian cho mượn ngắn, thêm cụm từ “thời gian ngắn, mong quý vị thông cảm” sẽ tạo ấn tượng mềm mỏng hơn.

その４ 禁止事項を伝えるフレーズ
「社外への持ち出し、コピーはご遠慮いただきますようあらかじめ申し上げます。」

Cụm từ truyền đạt các điều khoản cấm
“Xin lưu ý không mang ra ngoài công ty hoặc sao chép tài liệu.”

貸すにあたっての禁止事項や条件は、具体的に伝えておきます。借用書や誓約書の類を取り交わすこともありますが、そこまでしない場合も禁止事項は承諾したとの返答をもらっておきましょう。

Cần truyền đạt cụ thể các điều khoản cấm và điều kiện khi cho mượn. Có thể ký kết giấy mượn hoặc cam kết, nhưng ngay cả khi không làm điều đó, hãy đảm bảo nhận được sự đồng ý về các điều khoản cấm.

その５ 貸す側としての気持ちを伝えるフレーズ
「この機会に御社のお役に立てれば幸いでございます。」

Cụm từ truyền đạt cảm xúc của bên cho mượn
“Chúng tôi rất vui nếu có thể hỗ trợ quý công ty trong dịp này.”

日頃お世話になっているお礼もかねて喜んで貸す、という気持ちを伝えるフレーズです。こうした一言を添えると、相手も一層感謝をすることでしょう。

Đây là cụm từ để truyền đạt cảm giác vui vẻ khi cho mượn, kèm theo lời cảm ơn vì sự hỗ trợ thường xuyên. Thêm một câu như thế này sẽ khiến đối phương càng biết ơn hơn.