件名：ミーティング日時変更の件
Chủ đề: Về việc thay đổi ngày giờ cuộc họp

秀和株式会社企画部の安藤美佐子です。この度はご迷惑をおかけいたしております。
Tôi là Ando Misako, thuộc phòng kế hoạch của Công ty TNHH Shuwa. Lần này, tôi xin lỗi vì đã gây phiền hà.

来週のミーティング日時変更の件、ご了承いただきましたこと、心よりお礼申し上げます。
Về việc thay đổi ngày giờ cuộc họp vào tuần tới, tôi xin chân thành cảm ơn quý vị đã chấp nhận.

すでに予定がおありだったにも関わらず、ご都合をつけていただき恐縮です。
Tôi rất biết ơn quý vị đã sắp xếp thời gian mặc dù đã có kế hoạch trước.

企画部長の吉川からも、くれぐれもよくお詫びを申し上げるようにと言いつかっております。
Trưởng phòng kế hoạch, ông Yoshikawa, cũng đã dặn tôi phải gửi lời xin lỗi chân thành nhất đến quý vị.

以下の日時でお待ちしております。
Chúng tôi sẽ chờ quý vị vào thời gian dưới đây:

日時：4月18日（金）15時～
Ngày giờ: Ngày 18 tháng 4 (thứ Sáu) từ 15 giờ～

場所：弊社第一会議室
Địa điểm: Phòng họp số 1 của công ty chúng tôi

ご足労をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
Rất mong quý vị bỏ chút thời gian và đến tham dự.

取り急ぎ、お詫びとお礼まで申し上げます。
Tôi xin gửi lời xin lỗi và cảm ơn gấp.

Point: 感謝と謝罪の気持ちを伝える
Điểm chính: Truyền đạt cảm xúc biết ơn và xin lỗi

こちらの都合での日程を変更してもらった際のメールです。
Đây là email khi yêu cầu thay đổi lịch trình vì lý do của chúng tôi.

受け入れてもらったことに対する感謝と、迷惑をかけたお詫びをともに伝えます。
Truyền đạt cả lòng biết ơn vì đã chấp nhận và lời xin lỗi vì đã gây phiền hà.

なお、感謝だけでは無責任に反りますし、謝罪だけでも後ろ向きな印象になります。
Nếu chỉ cảm ơn sẽ trở nên vô trách nhiệm, và nếu chỉ xin lỗi sẽ tạo ấn tượng tiêu cực.

相手への気遣いが充分伝わるよう、きめの細かい言葉がけにしましょう。
Hãy sử dụng từ ngữ tinh tế để truyền đạt đầy đủ sự quan tâm đến đối tác.

必要に応じて、上司からも対応してもらえるとよいでしょう。
Nếu cần, cũng nên nhờ sếp của bạn xử lý.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 挨拶に代えての謝罪のフレーズ
Cụm từ thay thế lời chào bằng lời xin lỗi

「いつもお世話になっており、またこの度はご面倒をおかけし申し訳ありません。」
“Chúng tôi luôn nhận được sự giúp đỡ từ quý vị, lần này lại làm phiền quý vị, xin lỗi vì sự bất tiện này.”

「お世話になっております」を、このように一工夫加えることもできます。冒頭から謝罪することで、こちらの気持ちが伝わります。
Có thể thêm một chút sáng tạo vào cụm từ “お世話になっております” như thế này. Việc xin lỗi ngay từ đầu sẽ truyền đạt được cảm xúc của chúng ta.

その2: 日程変更への感謝のフレーズ（1）
Cụm từ cảm ơn việc thay đổi lịch trình (1)

「日程につき、弊社の希望をお聞き入れくださいまして、ありがとうございます。」
“Cảm ơn quý vị đã chấp nhận yêu cầu của chúng tôi về việc thay đổi lịch trình.”

こちらの希望を受け入れてくれたことへの感謝のフレーズです。単に「変更したのではなく、「自社の都合を通した」との自覚と反省を込めた言葉選びで丁寧さを伝えます。
Đây là cụm từ cảm ơn việc đối tác chấp nhận yêu cầu của chúng ta. Không chỉ đơn giản là “thay đổi”, mà còn chọn từ ngữ để thể hiện sự nhận thức và phản tỉnh về việc “đã ưu tiên cho lợi ích của công ty mình”.

その3: 日程変更への感謝のフレーズ（2）
Cụm từ cảm ơn việc thay đổi lịch trình (2)

「ご予定を変更してくださいったとのこと、重ねてお礼申し上げます。」
“Một lần nữa cảm ơn quý vị đã thay đổi lịch trình.”

「変更を受け入れてくれた」「他の予定を調整してくれた」のひとつひとつに対し感謝します。感謝すべき点を細かく分けることで、相手にも誠意を感じてもらえます。
Cảm ơn từng khía cạnh riêng biệt như “đã chấp nhận thay đổi” và “đã điều chỉnh các kế hoạch khác”. Việc phân tách các điểm cần cảm ơn một cách chi tiết sẽ giúp đối tác cảm nhận được sự chân thành của chúng ta.

その4: 会社としての謝意を示すフレーズ
Cụm từ thể hiện lời xin lỗi từ phía công ty

「当日は、企画部長の吉川からもお礼申し上げたく存じます。」
“Vào ngày đó, trưởng phòng kế hoạch của chúng tôi, ông Yoshikawa, cũng mong muốn gửi lời cảm ơn đến quý vị.”

自分だけでなく上司も感謝していることを伝え、組織としての対応を示します。他社の人に迷惑をかけた場合は、自分から上司に報告し、場合によっては上司からも謝罪や感謝を伝えてもらうよう取り計らうとよいでしょう。
Truyền đạt rằng không chỉ riêng mình mà cả cấp trên cũng biết ơn, thể hiện sự phản hồi từ phía tổ chức. Khi gây phiền hà cho người của công ty khác, bạn nên báo cáo với cấp trên và trong một số trường hợp, yêu cầu cấp trên gửi lời xin lỗi hoặc cảm ơn.