件名: 調査レポート受領のご連絡
Chủ đề: Thông báo nhận báo cáo điều tra

秀和株式会社マーケティング部の渡辺さやかです。いつもお力添えいただきまして、ありがとうございます。
Tôi là Sayaka Watanabe, thuộc phòng Marketing của Shuho Co., Ltd. Xin cảm ơn quý khách đã luôn hỗ trợ chúng tôi.

さて、弊社マーケティング事業の参考資料として、以下の２点をご貸与いただき、本日受領いたしました。厚くお礼を申し上げます。
Chúng tôi đã nhận được hai tài liệu dưới đây để tham khảo cho hoạt động marketing của công ty chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn.

貸与資料
Tài liệu cho mượn

• 調査レポート「東南部の動向について」
• Báo cáo điều tra “Về xu hướng khu vực phía Đông Nam”
• 東南アジア市場調査記録（DVD）
• Ghi chép điều tra thị trường Đông Nam Á (DVD)

お預かりいたしました資料は、万全の注意を払って管理し、2月末日までにお戻しをさせていただきます。
Chúng tôi sẽ quản lý tài liệu đã nhận được một cách cẩn thận và sẽ trả lại trước cuối tháng 2.

特に、社外持ち出し、複写の禁止につきましては、徹底いたしますことをお約束申し上げます。
Chúng tôi cam kết sẽ tuân thủ nghiêm ngặt việc không mang ra ngoài công ty và không sao chép.

返送日が決まりましたら、改めてご連絡いたします。
Chúng tôi sẽ thông báo lại khi ngày trả lại được xác định.

貴重な資料をご貸与いただき、スタッフ一同、感謝いたしております。
Chúng tôi cùng toàn thể nhân viên xin chân thành cảm ơn quý khách đã cho mượn tài liệu quý giá.

今後とも、お力添えくださいますようお願い申し上げます。
Kính mong quý khách tiếp tục hỗ trợ chúng tôi trong tương lai.

Point: 約束事項を明記し安心感を与える
Point: Nêu rõ các điều khoản cam kết để tạo sự an tâm

内部資料を借りた際のお礼メールです。このような場合は、お礼だけでなく万全の体制で管理することを約束します。先方とすでに合意している条件や禁止事項も、改めてここに書くことで安心感を与えます。さらに、資料の貴重さや相手の寛容さを挙げて、感謝の気持ちを示します。
Đây là email cảm ơn khi mượn tài liệu nội bộ. Trong trường hợp này, không chỉ cảm ơn mà còn cam kết quản lý một cách cẩn thận. Việc nhắc lại các điều kiện và quy định cấm đã được thống nhất với đối phương cũng giúp tạo sự an tâm. Hơn nữa, việc nêu rõ sự quý giá của tài liệu và sự rộng lượng của đối phương cũng thể hiện lòng biết ơn.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 受け取りを伝えるフレーズ
Ví dụ 1: Cụm từ thông báo đã nhận được

「資料を拝受しました。」
“Chúng tôi đã nhận được tài liệu.”

「拝受」は受け取るの謙譲語で、「拝みながら（感謝して）受け取る」との意味です。「受領しました」「受け取りました」よりも丁寧さが増すので、貴重なものの貸与、謹呈を受けた際に使える言葉です。
“拝受” là từ khiêm tốn để chỉ việc nhận, có nghĩa là “nhận với sự cảm ơn”. Cụm từ này trang trọng hơn so với “受領しました” (đã nhận được) hay “受け取りました” (đã nhận), nên có thể dùng khi nhận các tài liệu quý giá hoặc được tặng.

その2: 返却を約束するフレーズ
Ví dụ 2: Cụm từ hứa trả lại

「資料は業務終了後、速やかに貴社に返却いたします。１週間程度のお時間をいただきたくお願い申し上げます。」
“Chúng tôi sẽ trả lại tài liệu cho quý công ty ngay sau khi hoàn thành công việc. Xin vui lòng cho chúng tôi khoảng một tuần.”

返却日をはっきりと決められない場合のフレーズです。「速やかに」で、できるだけ早くの気持ちを示し、だいたいの日安を伝えます。
Cụm từ này dùng khi không thể xác định rõ ngày trả lại. “速やかに” (ngay lập tức) thể hiện ý định trả lại sớm nhất có thể và cung cấp một khoảng thời gian ước lượng.

その3: 貸与への感謝を伝えるフレーズ (1)
Ví dụ 3: Cụm từ bày tỏ lòng biết ơn về việc cho mượn (1)

「資料を拝借でき、ありがたく存じます。」
“Chúng tôi rất cảm ơn vì đã được mượn tài liệu.”

「拝借」も「拝受」と同様、感謝の気持ちを持って借りることです。文語ですが、日常生活でも「ちょっとペンを拝借します」と使うことができますので、覚えておきたい言葉です。
“拝借” cũng giống như “拝受”, thể hiện lòng biết ơn khi mượn. Đây là từ văn phong, nhưng cũng có thể sử dụng trong cuộc sống hàng ngày như “ちょっとペンを拝借します” (tôi xin phép mượn bút một chút), nên là một từ đáng nhớ.

その4: 貸与への感謝を伝えるフレーズ (2)
Ví dụ 4: Cụm từ bày tỏ lòng biết ơn về việc cho mượn (2)

「無理なお願いをお聞きくださり、ご寛容に心より感謝いたします。」
“Chúng tôi chân thành cảm ơn sự rộng lượng của quý vị khi lắng nghe yêu cầu khó khăn này.”

「寛容」とは、心が広いことです。先方に特別に配慮してもらった場合は、その点をしっかり表現して感謝の気持ちを伝えましょう。
“寛容” có nghĩa là lòng bao dung. Khi đối phương đã đặc biệt quan tâm, hãy thể hiện rõ điểm đó và bày tỏ lòng biết ơn.

NG例！
Ví dụ NG!

「ご送付いただいた資料は、できるだけ早く返却します。」
“Tài liệu quý công ty đã gửi, chúng tôi sẽ trả lại sớm nhất có thể.”

→安心感を与えようとする文章ですが、「できるだけ早く」だけでは目安がないので、分かりにくくなってしまう。また、これでは受け取ったら二度とすぐに返却する、とも解釈でき、機密資料の取り扱いという点でも不安を与えます。
→Mặc dù đây là cụm từ nhằm tạo sự an tâm, nhưng “sớm nhất có thể” không cung cấp một thời gian cụ thể, dẫn đến khó hiểu. Ngoài ra, cách diễn đạt này có thể bị hiểu là sẽ trả lại ngay sau khi nhận, làm tăng sự lo ngại về việc xử lý tài liệu mật.