件名：「港フェスティバル」打ち合わせのご提案
Tiêu đề: Đề xuất cuộc họp “Lễ hội Cảng”

秀和株式会社経営企画部の前川由紀です。平素より大変お世話になっております。
Tôi là Yuki Maekawa, từ bộ phận Kế hoạch Kinh doanh của công ty TNHH Shuwa. Xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của quý công ty.

さて、この度は弊社プロジェクトにご協力いただけるとのこと、誠にありがとうございます。
Về việc quý công ty hỗ trợ dự án của chúng tôi lần này, chúng tôi xin chân thành cảm ơn.

つきましては、一度、お打ち合わせを行った方がよろしいかと存じますが、いかがでしょうか？
Vì vậy, chúng tôi nghĩ rằng nên tổ chức một buổi họp bàn, quý công ty thấy thế nào?

実施については、すでに計画書もあり、メール、電話にてご相談もいたしており問題はないと存じます。
Về việc thực hiện, chúng tôi đã có kế hoạch và đã trao đổi qua email và điện thoại, nên không có vấn đề gì.

しかし、詳細についての意見交換や、現場担当者のご紹介などもさせていただいた方が今後、何かとスムーズかと考えております。
Tuy nhiên, chúng tôi nghĩ rằng việc trao đổi ý kiến chi tiết và giới thiệu người phụ trách tại hiện trường sẽ giúp mọi việc suôn sẻ hơn trong tương lai.

もしご同意いただけるようであれば、前田様のご都合をお聞かせください。なお、誠に恐縮ではございますが、こちらの希望日を以下に記しました。前田様のご都合をお聞きし、調整させていただきたく存じます。
Nếu quý công ty đồng ý, xin vui lòng cho chúng tôi biết thời gian thuận tiện của ông Maeda. Chúng tôi xin liệt kê các ngày mong muốn của mình dưới đây và mong được điều chỉnh theo lịch trình của ông Maeda.

・6日（火）または9日（金）（いずれもご指定のお時間で結構です）

• Ngày 6 (Thứ Ba) hoặc ngày 9 (Thứ Sáu) (Bất kỳ thời gian nào quý công ty chỉ định đều được)

まずはお伺いまで申し上げます。
Chúng tôi xin chờ phản hồi từ quý công ty.

Point
Điểm lưu ý

打ち合わせの必要性を説得して、都合を聞きだす
Thuyết phục về sự cần thiết của cuộc họp và hỏi về thời gian thuận tiện

打ち合わせがなくても進められる仕事でも、念のために打ち合わせしておきたいというケースです。こちら側の考えを述べ、相手を尊重しながら都合を聞き出します。
Ngay cả trong công việc có thể tiến hành mà không cần cuộc họp, đây là trường hợp mà bạn muốn tổ chức cuộc họp để đảm bảo. Hãy trình bày ý kiến của mình, đồng thời tôn trọng đối phương và hỏi thời gian thuận tiện.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その１ 打ち合わせを提案するフレーズ
Trường hợp 1: Cụm từ đề xuất cuộc họp

『今後の業務につき、お打ち合わせを希望いたしております。』
“Chúng tôi hy vọng có thể tổ chức cuộc họp về công việc sắp tới.”

打ち合わせの実施を希望、提案するフレーズです。とりあえず自社側の意思を示し、これに続けて打ち合わせの必要性や日程の目安を述べ、相手の意向を伺います。
Đây là cụm từ để đề xuất và mong muốn tổ chức cuộc họp. Trước hết thể hiện ý muốn của phía công ty mình, sau đó tiếp tục trình bày sự cần thiết của cuộc họp và thời gian dự kiến, và hỏi ý kiến đối phương.

その２ 打ち合わせの必要性を述べるフレーズ
Trường hợp 2: Cụm từ nêu rõ sự cần thiết của cuộc họp

『細かい点につきましては、やはり一度直接お話した方がよろしいかと存じます。』
“Về những chi tiết nhỏ, chúng tôi nghĩ rằng nên thảo luận trực tiếp một lần.”

打ち合わせをせずに済みそうな状況で、あえて打ち合わせを提案する際の説得のフレーズです。仕事をより正確、確実に行うためとの意義を伝えます。
Đây là cụm từ thuyết phục khi đề xuất cuộc họp trong tình huống có vẻ không cần thiết phải họp. Truyền đạt ý nghĩa của việc họp là để thực hiện công việc một cách chính xác và chắc chắn hơn.

その３ 相手の意向を伺うフレーズ
Trường hợp 3: Cụm từ hỏi ý kiến đối phương

『前田様のお考え、またよろしければご都合はいかがでしょうか？』
“Ý kiến của ông Maeda như thế nào, nếu thuận tiện, xin cho biết thời gian phù hợp?”

打ち合わせを必要と考えるか、または必要ならいつがいいか、二つの質問をまとめて尋ねるフレーズです。相手が打ち合わせをしたいかどうか分からないので、まずはそこから尋ねます。
Đây là cụm từ hỏi gộp hai câu hỏi: liệu có cần thiết tổ chức cuộc họp hay không và nếu cần thì thời gian nào phù hợp. Vì không biết đối phương có muốn họp hay không, nên trước hết hỏi từ đó.

その４ 自分の都合を先に述べる際のフレーズ
Trường hợp 4: Cụm từ nêu rõ thời gian phù hợp của mình trước

『失礼ではございますが、弊社の希望日は次の通りです。ご都合に合わない場合には、遠慮なくお知らせください。』
“Xin lỗi vì sự bất tiện nhưng ngày mong muốn của công ty chúng tôi như sau. Nếu không phù hợp, xin vui lòng thông báo cho chúng tôi.”

相手より先に自社側の都合を述べる際には、それに対する恐縮の気持ちを述べましょう。また、あくまでも相手の都合を尊重する姿勢を示します。
Khi nêu rõ thời gian phù hợp của công ty mình trước đối phương, hãy thể hiện sự xin lỗi vì sự bất tiện này. Đồng thời, luôn tỏ ra tôn trọng thời gian thuận tiện của đối phương.