件名: 「桃山の美」展示会の出席について
Chủ đề: Về việc tham dự triển lãm “Vẻ đẹp của Momoyama”

秀和株式会社企画部の浅川敦夫です。平素よりお世話になっております。
Tôi là Atsuo Asakawa, thuộc phòng kế hoạch của Shuho Co., Ltd. Xin cảm ơn quý khách đã luôn hỗ trợ chúng tôi.

さて、このたびは「桃山の美」新シリーズの展示会のご案内をいただきまして、ありがとうございます。
Chúng tôi xin cảm ơn quý khách đã gửi lời mời tham dự triển lãm loạt sản phẩm mới “Vẻ đẹp của Momoyama”.

せっかくの機会に是非出席したかったのですが、その週はあいにく出張の予定があり、伺うことができません。
Chúng tôi rất muốn tham dự sự kiện này, nhưng tiếc rằng tuần đó chúng tôi có lịch công tác và không thể tham dự.

そこで、もしお許しいただけるようなら、代理の者を出席させたいと考えております。
Vì vậy, nếu được phép, chúng tôi xin cử người đại diện tham dự thay.

恐縮ではございますが、お送りいただいた招待状で代理の者が出席させていただくことは可能でしょうか？
Chúng tôi xin lỗi, nhưng liệu có thể để người đại diện tham dự theo thư mời đã gửi không?

よろしいようなら、出席者の氏名は追ってご連絡いたします。
Nếu được, chúng tôi sẽ thông báo tên của người tham dự sau.

当日お目にかかれないのは大変残念ですが、展示会のご成功を祈念いたしております。
Chúng tôi rất tiếc vì không thể gặp quý khách vào ngày hôm đó, nhưng xin chúc triển lãm thành công.

まずは取り急ぎ、お返事とお伺いまで。
Trước tiên, xin phép được hỏi thăm và mong nhận được phản hồi sớm.

Point: 残念さを伝えた上で、代理の許可を求める
Point: Thể hiện sự tiếc nuối và xin phép cho đại diện tham dự

自分が参加できないため代理を出したい、というケースでのメールです。代理出席はビジネスシーンではよく行われますが、相手の許可なく出すことはできません。自分自身が参加できないことの謝罪、残念さを伝えた上で、丁寧に許可を求めます。
Đây là email trong trường hợp muốn cử người đại diện tham dự vì bản thân không thể tham gia. Việc cử người đại diện tham dự là thường thấy trong các tình huống kinh doanh, nhưng không thể làm mà không có sự cho phép của đối phương. Hãy bày tỏ sự xin lỗi và tiếc nuối vì không thể tự mình tham dự, sau đó xin phép một cách lịch sự.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 誘いに応じられないことを伝えるフレーズ
Ví dụ 1: Cụm từ thông báo không thể tham dự

「その日はどうしても時間のやり繰りがつかず、大変残念ですが、今回の展示会は出席がかないません。」
“Rất tiếc, nhưng tôi không thể sắp xếp thời gian vào ngày đó, vì vậy tôi không thể tham dự triển lãm lần này.”

「やり繰りがつかない」と欠席の理由を表現し、理解を求めるフレーズです。また、「出席できない」の表現を避け「かないません」と言うことで、残念な気持ちも含ませます。
Cụm từ này thể hiện lý do không thể tham dự bằng cách nói “không thể sắp xếp thời gian” và xin sự thông cảm. Ngoài ra, tránh sử dụng cụm từ “không thể tham dự” và thay bằng “かないません” để thể hiện sự tiếc nuối.

その2: 代理出席の可否を尋ねるフレーズ
Ví dụ 2: Cụm từ hỏi về việc có thể cử đại diện tham dự

「勝手なお伺いで恐縮ですが、代理での参加は認めていただけますでしょうか？」
“Xin lỗi vì đã hỏi một cách tùy tiện, nhưng liệu có thể cho phép người đại diện tham dự không?”

先方の許可を受ける前に、自分勝手に「代理を出したい」と考えたわけですので、その点について恐縮の気持ちを示しながら尋ねます。
Trước khi nhận được sự cho phép của đối phương, chúng ta đã nghĩ đến việc cử người đại diện, nên cần thể hiện sự xin lỗi khi hỏi về điểm này.

その3: 代理人を伝えるフレーズ
Ví dụ 3: Cụm từ thông báo về người đại diện

「代理として、弊社の企画部主任の竹内太郎という者を出席させたいと考えております。」
“Chúng tôi dự định cử ông Taro Takeuchi, trưởng phòng kế hoạch của công ty chúng tôi, tham dự thay.”

代理人をすでに決めている場合です。出席を伝える際は、名簿管理のことを考え、所属もしくは担当業務とフルネームを伝えます。
Trường hợp đã quyết định người đại diện. Khi thông báo về việc tham dự, hãy cung cấp đầy đủ tên và bộ phận hoặc nhiệm vụ để thuận tiện cho việc quản lý danh sách.

その4: 会に参加できない残念さと期待を伝えるフレーズ
Ví dụ 4: Cụm từ thể hiện tiếc nuối vì không thể tham dự và mong đợi

「素晴らしい新製品を見られないのは残念ですが、ご盛会をお祈りいたしております。」
“Thật tiếc vì không thể xem các sản phẩm mới tuyệt vời, nhưng tôi xin chúc sự kiện thành công tốt đẹp.”

残念さを述べる際には、参加できずに残念とするのが一般的ですが、この例では相手の新製品を見られないことについて触れ、相手への敬意を示しています。
Khi bày tỏ sự tiếc nuối, thường là thể hiện sự tiếc vì không thể tham dự, nhưng trong ví dụ này, nhấn mạnh vào việc không thể xem các sản phẩm mới của đối phương để thể hiện sự tôn trọng đối phương.