件名：新システムのご説明について

Tiêu đề: Về việc giải thích hệ thống mới

平素は大変お世話になっております。
秀和株式会社総務部総務課長の中沢博美でございます。

Cảm ơn quý vị đã luôn hỗ trợ chúng tôi.
Tôi là Hiromi Nakazawa, trưởng phòng hành chính tổng hợp của công ty Shūwa.

さて、先日は御社の新サービスシステムのご案内をいただき、ありがとうございます。

Trước hết, tôi xin cảm ơn quý vị đã giới thiệu về hệ thống dịch vụ mới của công ty quý vị.

詳しいご説明をしてくださるとのお申し出、総務部責任者とも検討いたしましたが、今回はお断りいたすことになりました。あしからずご了承ください。

Chúng tôi đã xem xét đề nghị của quý vị về việc giải thích chi tiết, nhưng sau khi thảo luận với người phụ trách phòng hành chính, chúng tôi quyết định từ chối lần này. Mong quý vị thông cảm.

当分、新システム導入の予定がなく、おいでいただいてもかえってご迷惑をおかけするだけと存じます。また、私どもといたしましても充分なご対応をいたしかねますので、その旨ご理解のほどお願いいたします。

Hiện tại, chúng tôi không có kế hoạch triển khai hệ thống mới, việc quý vị đến có thể gây phiền phức cho cả hai bên. Ngoài ra, chúng tôi cũng không thể đáp ứng đầy đủ, mong quý vị thông cảm.

なお、ご依頼する場合はこちらからご連絡申し上げますので、よろしくお願いいたします。

Nếu cần thiết, chúng tôi sẽ liên hệ với quý vị sau, mong quý vị thông cảm.

取り急ぎご返事まで。

Xin gửi lời đáp nhanh chóng này.

Point:
品格ある婉曲な表現ではっきり断る
不必要な営業の申し出を断るメールです。こうした際には、相手に食い下がる余地を与えないようにはっきりと不要である旨を伝えます。ただし、日常会話のような口語的な断り方では、社会人としての品格が疑われます。公的なビジネス文としての、隙のない言葉選びをしましょう。

Điểm quan trọng:
Từ chối một cách rõ ràng với cách diễn đạt lịch sự
Đây là email từ chối những lời đề nghị kinh doanh không cần thiết. Trong trường hợp này, hãy truyền đạt rõ ràng rằng nó không cần thiết để không để lại khoảng trống cho đối phương tiếp tục thúc ép. Tuy nhiên, cách từ chối giống như trong cuộc trò chuyện hàng ngày sẽ khiến phẩm cách của một người làm việc chuyên nghiệp bị nghi ngờ. Hãy chọn ngôn từ cẩn thận để phù hợp với một tài liệu kinh doanh chính thức.

---

言い換えフレーズ例

Ví dụ về các cụm từ thay thế để từ chối đề nghị giải thích sản phẩm

その１ 相手の申し出を断るフレーズ
「お申し出の件ですが、上司からの指示により、お断りのご連絡をさせていただきます。」

Cụm từ để từ chối đề nghị của đối phương
“Về đề nghị của quý vị, theo chỉ thị của cấp trên, chúng tôi xin phép từ chối.”

上司の指示、つまり職場の方針としての断りを伝えるフレーズです。担当者では決定できないことを伝え、相手に納得してもらいます。

Đây là cụm từ để truyền đạt sự từ chối theo chỉ thị của cấp trên, tức là chính sách của nơi làm việc. Truyền đạt rằng người phụ trách không thể quyết định được và làm cho đối phương hiểu.

その２ 断りの理由を述べるフレーズ
「ご提案のサービスの購入予定がなく、また予算もございません。」

Cụm từ để nêu lý do từ chối
“Chúng tôi không có kế hoạch mua dịch vụ mà quý vị đề xuất, và cũng không có ngân sách.”

はっきりと不要である旨を告げて断るフレーズです。「いらない、お金もない」を、ビジネス的な言葉選びで表現しています。

Đây là cụm từ để từ chối một cách rõ ràng rằng không cần thiết. “Không cần, không có tiền” được diễn đạt bằng ngôn từ mang tính kinh doanh.

その３ 来訪を歓迎できない心情を伝えるフレーズ
「おいでいただいても、充分にお話を伺う時間が取れず、ご足労をおかけするだけになります。」

Cụm từ để truyền đạt rằng không thể đón tiếp
“Ngay cả khi quý vị đến, chúng tôi cũng không có đủ thời gian để nghe quý vị trình bày, điều này chỉ gây phiền phức cho cả hai bên.”

本文例と同様、「来てくれても会う時間がない」ということを婉曲に堅い表現で婉曲に伝えるフレーズです。

Giống như ví dụ trong văn bản, đây là cụm từ để truyền đạt một cách tế nhị rằng “Ngay cả khi đến, chúng tôi cũng không có thời gian gặp mặt”.

その４ 今後の連絡、来訪を防ぐフレーズ
「今後、何か必要ができましたら、弊社担当よりご連絡いたします。」

Cụm từ để ngăn chặn liên lạc và đến thăm trong tương lai
“Nếu có nhu cầu trong tương lai, chúng tôi sẽ liên hệ với quý vị.”

「そちらからは連絡してこないでほしい」という意思を婉曲に伝えるフレーズです。

Đây là cụm từ để truyền đạt một cách tế nhị rằng “Chúng tôi không muốn quý vị liên lạc trước”.

NG例！
• 「不必要ですし、来られても困ります。」

Ví dụ NG!
• “Không cần thiết và nếu đến cũng gây phiền phức.”

→ しつこい営業には電話でならこのようにはっきり言うこともあります。しかし、メールではこうした直接的で口語的な表現は、文章を稚拙な印象にしてしまいます。

→ Đối với việc kinh doanh dai dẳng, có thể nói rõ ràng như thế này qua điện thoại. Tuy nhiên, trong email, những biểu hiện trực tiếp và ngôn ngữ nói như thế này sẽ làm cho văn bản có ấn tượng thô kệch.