件名：お食事ご招待の件
Chủ đề: Về lời mời ăn tối

平素は大変お世話になっております。
Xin cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ.

秀和株式会社 営業部の加藤英正でございます。
Tôi là Hidemasa Kato, thuộc bộ phận kinh doanh của Công ty Showa.

さて、この度はお食事へのご招待をお考えくださっているとのこと、誠にありがとうございます。
Về việc lần này, cảm ơn rất nhiều vì đã nghĩ đến việc mời tôi ăn tối.

しかしながら、お心を無にするようなお返事となりますことをお許しください。
Tuy nhiên, xin lỗi vì câu trả lời của tôi có thể làm mất lòng bạn.

弊社は業務方針の一環としてお客様、お取引先様からの冠婚葬祭以外のお招きにつきましては、遠慮させていただいております。
Là một phần trong chính sách công việc của công ty, chúng tôi xin phép từ chối những lời mời ngoài các dịp lễ cưới hỏi, tang lễ từ khách hàng và đối tác.

常々お世話になっておりますが心苦しいのですが、弊社の事情をお汲み取りの上、ご理解くださいますようお願い申し上げます。
Tôi rất áy náy vì luôn nhận được sự giúp đỡ của bạn, nhưng mong bạn hiểu và thông cảm cho hoàn cảnh của công ty chúng tôi.

なにとぞ、今後とも変わらぬお付き合いのほどお願い申し上げます。
Xin hãy tiếp tục mối quan hệ tốt đẹp với chúng tôi trong tương lai.

取り急ぎ、ご返事まで申し上げます。
Trước hết, xin nhanh chóng phản hồi.

Point
Điểm cần chú ý

好意を断るので十分な配慮を
Đủ quan tâm khi từ chối lòng tốt

取引先からの接待の誘いを断るメールです。断りの際に大切なのは、理由を納得してもらうこと、さらに相手の好意をムダにさせぬような受け止め方をしないことです。理由は、本文では「会社の方針」ですが、このほか「他の取引先との公平性」「双方にとっての経費削減」など公共性のあるものがよいでしょう。「多忙」を理由にすると、相手を軽んじる印象を招くよくありません。誘いは受けられないが気持ちには感謝する、という点をよく伝えます。
Đây là email từ chối lời mời tiếp đãi từ đối tác. Điều quan trọng khi từ chối là phải làm cho đối phương hiểu được lý do và không để họ cảm thấy lòng tốt của mình bị lãng phí. Lý do trong văn bản này là “chính sách của công ty”, nhưng cũng có thể là “sự công bằng với các đối tác khác” hoặc “cắt giảm chi phí cho cả hai bên” để tăng tính công bằng. Nếu dùng lý do “bận rộn”, có thể khiến đối phương cảm thấy bị coi thường. Hãy truyền đạt rõ rằng dù không thể nhận lời mời nhưng rất cảm kích tấm lòng của đối phương.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về câu thay thế

その1 断りの前置きフレーズ
Ví dụ về câu mở đầu cho lời từ chối

「実は、心苦しいご返事をしなければなりません。」
“Thực ra, tôi phải đưa ra một câu trả lời mà tôi rất áy náy.”

言いにくいことほど、最初に伝えた方がよいものです。相手に期待させないためにも、早めに断りの意思を伝えます。しかし、冒頭から拒否はせず、まずは婉曲に、相手に内容を予測させて表現をソフトにします。
Những điều khó nói nên được thông báo sớm. Để không làm đối phương kỳ vọng, hãy truyền đạt ý định từ chối ngay từ đầu. Tuy nhiên, đừng từ chối ngay lập tức, mà hãy diễn đạt một cách khéo léo và nhẹ nhàng để đối phương có thể dự đoán được nội dung.

その2 断りの理由を述べるフレーズ
Ví dụ về câu nêu lý do từ chối

「業務上の行動指針のひとつとして、特定のお客様にご負担をかけないようにとの指示がくだっております。」
“Một trong những hướng dẫn hành động của công ty là không gây phiền hà cho khách hàng cụ thể.”

会社の方針として断る場合のフレーズです。ルールとして誰からの誘いも断っていることを理解してもらいますが、拒絶的にならないよう、表現は婉曲にします。
Đây là câu từ chối dựa trên chính sách của công ty. Hãy làm cho đối phương hiểu rằng đó là quy tắc chung và từ chối tất cả các lời mời, nhưng diễn đạt một cách khéo léo để không tạo cảm giác bị từ chối.

その3 個人的な心情を述べるフレーズ
Ví dụ về câu bày tỏ tâm tư cá nhân

「私個人といたしましては、佐藤様とぜひ一度ごいっしょしたかったのですが。」
“Về cá nhân tôi, tôi thực sự muốn có dịp gặp gỡ ông Sato.”

会社の方針とは別に、担当者個人としては相手との交流を深めたい素直な心情を伝えます。こうした言葉を添えることで、相手も納得しやすくなります。
Ngoài chính sách của công ty, hãy truyền đạt tâm tư cá nhân là muốn tăng cường giao lưu với đối phương. Những lời nói như vậy sẽ giúp đối phương dễ dàng chấp nhận hơn.

その4 今後の付き合いについて願うフレーズ
Ví dụ về câu bày tỏ mong muốn hợp tác trong tương lai

「お心遣いに感謝し、今後ともお仕事の上でお役に立つように努めてまいります。」
“Tôi cảm ơn sự quan tâm của bạn, và sẽ cố gắng hợp tác tốt trong công việc trong tương lai.”

相手の心情に配慮し、ビジネス上の関係を良好に保ちたい気持ちを伝え今後につなげます。
Quan tâm đến tâm tư của đối phương, và truyền đạt mong muốn duy trì mối quan hệ tốt trong công việc để tiếp tục hợp tác trong tương lai.