件名：ご面談ご希望の件
Tiêu đề: Về việc yêu cầu phỏng vấn

秀和株式会社人事部部長の森幸彦でございます。
Tôi là Yukihiko Mori, trưởng phòng nhân sự của công ty TNHH Shuwa.

この度は、ご丁寧なメールをいただきまして、誠にありがとうございます。
Chân thành cảm ơn quý công ty đã gửi email rất chu đáo cho chúng tôi.

さて、いただきました内容を拝読し検討いたしましたが、現在のところ、面談のお時間をお取りすることはいたしかねます。申し訳ありませんがご了承ください。
Sau khi đọc và xem xét nội dung quý công ty gửi, hiện tại chúng tôi không thể sắp xếp thời gian phỏng vấn. Rất mong quý công ty thông cảm.

ご提案は大変興味深いもので、弊社にご関心をお持ちくださったこともありがたく存じます。
Chúng tôi rất quan tâm đến đề xuất của quý công ty và cảm ơn quý công ty đã quan tâm đến công ty chúng tôi.

しかしながら、現在の弊社の業務計画、方針とはいささか隔たりがあり、ご期待に添うようなお話し合いを行うことは極めて困難と判断いたしております。
Tuy nhiên, hiện tại kế hoạch và chính sách của công ty chúng tôi có một chút khác biệt, và chúng tôi cho rằng rất khó để có thể đáp ứng được kỳ vọng của quý công ty.

せっかくのお話をお断りするのは失礼ではございますが、何とぞご理解いただきたく、お願い申し上げます。
Chúng tôi rất lấy làm tiếc phải từ chối đề nghị của quý công ty, mong quý công ty thông cảm.

取り急ぎ、ご返事まで申し上げます。
Chúng tôi xin trả lời gấp như trên.

Point
Điểm lưu ý

相手を尊重しつつ明確な姿勢を示す
Thể hiện sự tôn trọng đối phương và lập trường rõ ràng

面談依頼を断るメールです。ここで大切なのは相手のプライドを尊重することと、その上で期待を持たせないようはっきりと断ることです。自社の方針を示して、あいまいさを残さないように断りましょう。なお、紹介者がいる場合には、その人への配慮も忘れないようにします。
Đây là email từ chối yêu cầu phỏng vấn. Điều quan trọng ở đây là tôn trọng lòng tự trọng của đối phương và từ chối một cách rõ ràng để không để lại kỳ vọng. Hãy thể hiện chính sách của công ty mình và từ chối một cách không mập mờ. Nếu có người giới thiệu, đừng quên quan tâm đến người đó.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その１ 相手の申し出を尊重するフレーズ
Trường hợp 1: Cụm từ tôn trọng đề xuất của đối phương

『大変ご丁寧な、また興味深いメールを拝受いたしました。』
“Chúng tôi đã nhận được email rất chu đáo và thú vị của quý công ty.”

まずはメールを受け取ったことを、相手への尊重をこめて伝えるフレーズです。相手のメールを高く評価し、「拝受」と謙譲語を用いてへりくだった姿勢を示します。
Đầu tiên, đây là cụm từ truyền đạt sự tôn trọng khi nhận được email từ đối phương. Đánh giá cao email của đối phương và sử dụng kính ngữ “拝受” để thể hiện sự khiêm tốn.

その２ 断りを述べるフレーズ
Trường hợp 2: Cụm từ từ chối

『お申し出の件につきましては、ご辞退させていただきます。』
“Chúng tôi xin từ chối đề xuất của quý công ty.”

「断り」ではなく「辞退」というへりくだった言葉を選んでいますが、こちらの拒否の意思を明瞭に伝えるフレーズです。
Thay vì sử dụng từ “断り”, sử dụng từ “辞退” khiêm nhường hơn, nhưng vẫn truyền đạt rõ ràng ý từ chối của mình.

その３ 断りの理由を述べるフレーズ
Trường hợp 3: Cụm từ nêu lý do từ chối

『ご提案は、私どもの業務内容とはいささか分野が異なるものと思われ、ご協力は極めて難しいと考えます。』
“Đề xuất của quý công ty có vẻ khác với lĩnh vực hoạt động của chúng tôi, vì vậy chúng tôi cho rằng rất khó để hợp tác.”

相手の提案を検討した結果を簡潔に伝えます。「極めて難しい」と、完全な拒否はしないながらも厳しい判断を述べています。
Truyền đạt ngắn gọn kết quả xem xét đề xuất của đối phương. “極めて難しい” thể hiện rằng mặc dù không hoàn toàn từ chối, nhưng vẫn đưa ra đánh giá khó khăn.

その４ 紹介者があった場合の断りのフレーズ
Trường hợp 4: Cụm từ từ chối khi có người giới thiệu

『ご紹介の佐藤様にも申し訳なく存じますが、よろしくご了承のほどお願い申し上げます。』
“Chúng tôi xin lỗi anh Sato đã giới thiệu, nhưng mong quý công ty thông cảm.”

紹介者があっても断らざるを得ないときのフレーズです。紹介者の名前をあげて配慮を示します。必要があれば、その紹介者にも別途、断った理由を説明しておきましょう。
Đây là cụm từ sử dụng khi phải từ chối mặc dù có người giới thiệu. Đưa ra tên của người giới thiệu để thể hiện sự quan tâm. Nếu cần, hãy giải thích lý do từ chối cho người giới thiệu đó.

NG例！
Ví dụ NG!

『ご提案は興味深いのですが、今のところ検討する時間がありません。』
“Đề xuất của quý công ty rất thú vị, nhưng hiện tại chúng tôi không có thời gian để xem xét.”

こうよな断り方では、いつなら検討してくれるのかと追及される可能性があります。また「時間がない」を理由に断るのは、「優先順位が低い」と判断していることになり、相手に不快感を与えたます。
Cách từ chối như vậy có thể khiến đối phương đặt câu hỏi là khi nào sẽ xem xét. Ngoài ra, từ chối vì “không có thời gian” thể hiện rằng bạn đánh giá thấp ưu tiên, điều này có thể gây khó chịu cho đối phương.