件名：日時変更のご依頼の件
Chủ đề: Về việc yêu cầu thay đổi ngày giờ

秀和株式会社の営業部の正木信夫です。平素は大変、お世話になっております。
Tôi là Masaki Nobuo, thuộc phòng kinh doanh của Công ty TNHH Shuwa. Chúng tôi rất cảm ơn sự giúp đỡ của quý vị trong suốt thời gian qua.

さて、先日ご依頼のありましたミーティング日時変更の件ですが、誠に申し訳ありませんが、私どもの方では前後の予定が詰まっておりまして、ご要望の日時での実施は極めて難しい状況です。
Về việc thay đổi ngày giờ cuộc họp mà quý vị đã yêu cầu gần đây, chúng tôi thành thật xin lỗi nhưng lịch trình của chúng tôi đã kín, rất khó để thực hiện theo thời gian mà quý vị đề xuất.

なんとかご都合をつけていただけばありがたいのですが、もし、ご無理なようでしたらこの度の件につきましては、大変残念ではございますが、いったん見送りとさせていただけませんでしょうか？
Chúng tôi rất biết ơn nếu quý vị có thể sắp xếp lại thời gian, nhưng nếu điều đó không thể, rất tiếc chúng tôi phải đề nghị hoãn cuộc họp lần này.

また、改めてご相談させていただきますので、今回はそのようなことでご了承くださいますようお願い申し上げます。
Chúng tôi sẽ thảo luận lại sau, vì vậy mong quý vị thông cảm cho tình huống lần này.

ご希望に添うことができず、申し訳ありませんが、なにとぞ、ご理解いただきたくお願い申し上げます。
Chúng tôi xin lỗi vì không thể đáp ứng yêu cầu của quý vị và mong nhận được sự thông cảm.

Point: やむを得ない場合は計画の中止も視野に入れて
Điểm chính: Trong trường hợp bất khả kháng, hãy xem xét việc hủy bỏ kế hoạch

ミーティングを開く必要はあるものの、どうしても相手と日程が合わないというケースです。通常は、双方でなんとか歩み寄れるものですが、どうしても合わせられない場合は、その業務自体の延期、または中止やむをえません。特にこちらが顧客の立場であれば、こちらの都合に合わせない業者との商談を断るのは、ある程度当然の面もあります。この文例は、そのようなケースを想定しています。また、取引相手が何度も安易にスケジュールの変更を申し出て、迷惑が多い場合にも、厳しい対応を取ることがあります。
Đây là trường hợp cần thiết phải tổ chức cuộc họp nhưng không thể khớp với lịch trình của đối tác. Thông thường, cả hai bên có thể tìm cách thỏa hiệp, nhưng nếu không thể, cần phải xem xét việc hoãn hoặc hủy bỏ công việc đó. Đặc biệt khi chúng ta ở vị trí khách hàng, việc từ chối đàm phán với nhà cung cấp không thể đáp ứng lịch trình của chúng ta là điều hợp lý. Mẫu văn bản này được thiết kế cho những tình huống như vậy. Ngoài ra, nếu đối tác liên tục yêu cầu thay đổi lịch trình một cách dễ dàng và gây nhiều phiền toái, chúng ta cũng cần phản ứng một cách nghiêm túc.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 変更を断るフレーズ（1）
Cụm từ từ chối thay đổi (1)

「大変、恐れ入りますが、変更のご要望にはお応えいたしかねます。」
“Chúng tôi rất tiếc, nhưng không thể đáp ứng yêu cầu thay đổi của quý vị.”

はっきりと断るフレーズです。本文では「極めて難しい」と婉曲にしていますが、こちらでは「いたしかねます」との表現で譲歩の余地はないことを示します。
Đây là cụm từ từ chối một cách rõ ràng. Trong đoạn văn chính, chúng tôi đã diễn đạt một cách nhẹ nhàng là “rất khó”, nhưng ở đây, “いたしかねます” thể hiện rằng không có chỗ để thỏa hiệp.

その2: 変更を断るフレーズ（2）
Cụm từ từ chối thay đổi (2)

「代理の方のご出席、または電話会議での実施も可能でございますので、再度ご検討いただけませんでしょうか？」
“Vì có thể thực hiện với sự tham gia của người đại diện hoặc qua cuộc họp điện thoại, xin quý vị xem xét lại.”

どうしても当初の日程を守って実施したい場合のフレーズです。代理案を提示し、相手に対応を求めます。
Đây là cụm từ sử dụng khi muốn thực hiện theo lịch trình ban đầu. Đề xuất phương án đại diện và yêu cầu đối tác xem xét.

その3: 予定の中止、変更を伝えるフレーズ
Cụm từ truyền đạt việc hủy hoặc thay đổi lịch trình

「難しいようであれば、今回のミーティング開催は延期してはと考えますが、いかがでしょうか？」
“Nếu khó khăn, chúng tôi nghĩ rằng nên hoãn cuộc họp lần này, quý vị thấy thế nào?”

予定の先送りを、相手の意向を伺う形で伝えるフレーズです。延期して実施の意思がある場合は、具体的な時期を提案し、ない場合は「機会がありましたらそのとき改めて」として婉曲に断ります。
Đây là cụm từ truyền đạt việc hoãn lịch trình, đồng thời hỏi ý kiến đối tác. Nếu có ý định hoãn và thực hiện sau, đề xuất thời gian cụ thể, nếu không, diễn đạt một cách nhẹ nhàng là “khi có cơ hội sẽ thực hiện lại”.

その4: 見送りについての理解を求めるフレーズ
Cụm từ yêu cầu sự thông cảm về việc hoãn

「またご提案をいただければありがたく存じますが、今回は見送りということでお願いいたします。」
“Chúng tôi rất biết ơn nếu quý vị có thể đề xuất lại, nhưng lần này xin được hoãn.”

今後の交渉の余地を残して断るフレーズです。相手から改めて提案があれば聞いてもいい、という姿勢を伝え、今後につなげます。
Đây là cụm từ từ chối nhưng để ngỏ cơ hội đàm phán trong tương lai. Truyền đạt rằng sẽ lắng nghe nếu đối tác có đề xuất lại, và mở ra cơ hội cho lần sau.