件名: 納期延期のご依頼の件
Chủ đề: Về việc yêu cầu gia hạn thời hạn giao hàng

秀和株式会社総務部のです。平素は大変お世話になっております。
Tôi là … thuộc phòng hành chính của Shuho Co., Ltd. Xin cảm ơn quý khách đã luôn hỗ trợ chúng tôi.

さて、今回ご連絡いただきました「商品番号JA8237」の納期延長の件ですが、結論から申し上げますと延期を認めることは致しかねます。
Về việc gia hạn thời hạn giao hàng cho “mã sản phẩm JA8237” mà quý khách đã đề cập, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng không thể chấp nhận việc gia hạn.

貴社のご事情は、ご説明によりよく分かりましたが、弊社といたしましても、納期が遅れることで社内外の各方面に支障をきたすこととなります。
Chúng tôi đã hiểu rõ tình hình của quý công ty qua lời giải thích, nhưng việc chậm trễ giao hàng sẽ gây ảnh hưởng đến nhiều bên trong và ngoài công ty chúng tôi.

そうなりますと、相当の損害が生じることも容易に予測でき、御社のご提案は受け入れがたいものです。
Điều này có thể dễ dàng dự đoán rằng sẽ gây ra tổn thất đáng kể, nên chúng tôi không thể chấp nhận đề nghị của quý công ty.

私どももできる限りご協力したいとは存じますが、納期につきましては契約期日の遵守にご尽力いただきますよう、どうぞよろしくお願いいたします。
Chúng tôi rất mong muốn hợp tác hết sức có thể, nhưng về thời hạn giao hàng, xin quý công ty vui lòng tuân thủ thời hạn hợp đồng.

Point: 強い姿勢で納期の遵守を求める
Point: Yêu cầu tuân thủ thời hạn giao hàng với thái độ cứng rắn

納期の延期を願い出てきた相手に、断りを伝えるメールです。相手の事情に酌むべき点があったとしても、約束を守ってもらわねばこちらが損害を被ることになります。その点ははっきりと伝え、相手に努力を促します。また、相手がこちらの好意をあてにして安易に延期を求めているケースもあり得ますので、そういう相手には特に厳しい姿勢を見せることが大切です。
Đây là email từ chối yêu cầu gia hạn thời hạn giao hàng từ đối phương. Dù có thể có những lý do cần được thông cảm từ phía đối phương, nhưng nếu không tuân thủ cam kết, chúng tôi sẽ chịu thiệt hại. Hãy truyền đạt rõ ràng điểm này và thúc đẩy đối phương nỗ lực. Ngoài ra, cũng có thể đối phương đang dựa vào sự thiện chí của chúng ta để yêu cầu gia hạn một cách dễ dàng, nên trong những trường hợp như vậy, cần thể hiện thái độ cứng rắn.

---

言い換えフレーズ例
Ví dụ về các cụm từ thay thế

その1: 断りを伝えるフレーズ
Ví dụ 1: Cụm từ thông báo từ chối

「率直に申し上げて、了承することは難しい状況です。」
“Thẳng thắn mà nói, rất khó để chúng tôi chấp nhận.”

「率直に申し上げて」は「結論から申し上げます」と同様、苦言をいいにくいことをはっきり伝えるときに使用します。「了承するのは困難です」「了承いたしかねます」などの言葉を続けることもできます。
“率直に申し上げて” tương tự như “結論から申し上げます”, được sử dụng khi muốn truyền đạt rõ ràng điều khó nói. Có thể tiếp tục với các cụm từ như “了承するのは困難です” (rất khó để chấp nhận) hay “了承いたしかねます” (chúng tôi không thể chấp nhận).

その2: 断る理由を述べるフレーズ
Ví dụ 2: Cụm từ nêu lý do từ chối

「納期が遅れますと、弊社をご利用くださっているお客様にもご迷惑が及ぶこととなります。」
“Nếu thời hạn giao hàng bị chậm trễ, sẽ gây phiền hà cho cả khách hàng của chúng tôi.”

遅延は自社の迷惑だけでなく、顧客の迷惑であると述べて、相手に厳しい自覚を促す言葉です。
Cụm từ này nhấn mạnh rằng việc chậm trễ không chỉ gây phiền hà cho công ty mình mà còn cho khách hàng của mình, nhằm thúc đẩy đối phương nhận thức nghiêm túc hơn.

その3: 納期遵守を促すフレーズ
Ví dụ 3: Cụm từ thúc đẩy tuân thủ thời hạn giao hàng

「なんとか善処していただきたいと強く願っております。」
“Chúng tôi mong muốn đối phương giải quyết vấn đề này bằng mọi cách.”

何とかして間に合わせて欲しい、ということを依頼するフレーズです。シンプルに、「納期に間に合わせていただきますよう、お願い申し上げます」と伝えることもできます。
Đây là cụm từ yêu cầu đối phương bằng mọi cách đáp ứng thời hạn. Cũng có thể đơn giản nói “納期に間に合わせていただきますよう、お願い申し上げます” (xin vui lòng tuân thủ thời hạn).

その4: 納期遅延の場合の対応を伝えるフレーズ
Ví dụ 4: Cụm từ thông báo về biện pháp xử lý trong trường hợp chậm trễ thời hạn

「万一、遅延の場合は、それによる損害についてなんらかの補償をお願いせざるを得ない場合もございますので、ご承知ください。」
“Nếu xảy ra chậm trễ, chúng tôi có thể phải yêu cầu bồi thường cho những thiệt hại phát sinh, xin quý khách thông cảm.”

納期遵守を促すだけでなく「遅延したらどうなるか」を伝えて、相手に圧力をかけるフレーズです。ビジネスですので、ときには厳しい対処を取ることもあります。まず予告をして、相手に努力を求めます。
Không chỉ thúc đẩy tuân thủ thời hạn, cụm từ này còn đưa ra cảnh báo về hậu quả của việc chậm trễ, tạo áp lực lên đối phương. Trong kinh doanh, đôi khi cần xử lý nghiêm khắc. Trước tiên hãy cảnh báo và yêu cầu đối phương nỗ lực.

NG例！
Ví dụ NG!

「御社のご事情も分かりますが、なんとか頑張ってください。」
“Chúng tôi hiểu tình hình của quý công ty, nhưng xin hãy cố gắng hết sức.”

→あいまいな表現では厳しさが伝わらないばかりか、「遅れても許してもらえるのでは」といった甘い期待を持たせることにもなりかねません。
→Biểu đạt mơ hồ không chỉ thiếu tính nghiêm khắc mà còn có thể khiến đối phương kỳ vọng sai lầm rằng sẽ được tha thứ nếu chậm trễ.